Si vous êtes en gestion de projet, vous ne devez pas être étranger à l’énoncé de travail (SOW).

à tel point que vous savez probablement que lors de la rédaction d’un énoncé de travail, il y a rarement place à l’erreur. Parce que SOW ouvre la voie à une coopération future et fait partie d’un accord juridiquement contraignant, même une petite erreur ou un malentendu peut ricocher.

du bon côté, en enregistrant tous les tenants et aboutissants du projet à l’avance, il peut éventuellement vous sauver d’un monde de problèmes., C’est pourquoi vous voulez que votre énoncé de travail soit complet et bien poli avant que quiconque ne signe sur la ligne pointillée. Nous avons fait ce guide pour vous aider à atteindre exactement cela, alors commençons:

• Qu’est-ce qu’un énoncé de travail?
• ce QU’un énoncé de travail n’est pas
• qui rédige un énoncé de travail
• Que fait un énoncé de travail?,
• L’Importance de disposer d’un Énoncé de Travail
• Lorsque vous Commencez à Écrire un Énoncé de Travail
• Les Principaux Éléments d’un Énoncé de Travail
• Comment Écrire un Bon Énoncé de Travail
• plats à emporter Clés

qu’Est Ce qu’un Énoncé de Travail?

un énoncé de travail, aussi connu sous le nom de « portée des travaux”, est un document contractuel qui décrit ce qui entre dans le projet avec le plus de détails possible.,

un Guide du corpus de connaissances en gestion de projet (PMBOK) définit un énoncé de travail comme « une description narrative des produits ou services à fournir en vertu d’un contrat. »

le Gestionnaire de projet numérique le désigne comme « un accord entre un client et une agence, un entrepreneur ou un fournisseur de services qui définit ce qui est inclus dans un projet et ce qui ne l’est pas. »

dans la gestion de projet, SOW couvre toujours l’accord entre deux parties – une entreprise basée sur le projet et le client., Il est important de noter qu’un énoncé de travail est habituellement une annexe A aux modalités du contrat et qu’il doit être pris au sérieux.

vous trouverez un modèle pour L’énoncé des travaux dans prévisions sur la page de cadrage du projet. Voici un aperçu:

ce QU’est un énoncé de travail

le terme « énoncé de travail » est parfois mal interprété, en grande partie à cause d’une myriade de documents liés au projet dans le domaine du développement des affaires. Voici quelques cas à retenir et à différencier des autres.

Énoncé des travaux vs., Charte de projet

ces deux documents sont souvent confondus car tous deux sont signés lors de la phase de lancement du projet. La SOW, cependant, n’est qu’une partie du processus d’élaboration de la Charte du projet. De plus, SOW n’autorise pas un gestionnaire de projet à dépenser un budget et des ressources de projet, contrairement à project charter. Contrairement à une charte de projet, SOW n’initie pas le projet.

Énoncé des travaux vs., Contrat

l’énoncé de travail n’est pas un contrat en soi, il fait partie intégrante du contrat qui, à son tour, couvre tous les détails essentiels de la coopération et du projet. Bien qu’un énoncé de travail puisse être envoyé au client pour approbation et qu’il soit souple à modifier et négociable, un contrat est la dernière étape du processus de négociation qui lie les deux parties.

Énoncé des travaux par rapport à la portée des travaux

Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais selon le contexte, il y a encore une légère différence entre les deux., L’énoncé de travail est un document de haut niveau qui définit un projet en présentant sa mission, ses livrables et ses critères de réussite. Une portée de travail (se référant à la portée du projet) n’est qu’un élément utilisé dans l’énoncé des travaux, illustrant les étapes et les tâches qu’une équipe de projet doit accomplir et atteindre les objectifs du projet.

qui rédige un énoncé de travail

chaque fois qu’une entreprise entreprend un nouveau projet, quelqu’un est chargé d’écrire un énoncé de travail. Qui? Selon le type de projet – interne ou externe, différents rôles peuvent être attribués pour créer un énoncé de travail.,

Si un projet interne est planifié, les documents sont souvent remis au bureau de gestion de projet, aux parties prenantes du projet ou aux groupes d’utilisateurs.

Si vous fournissez des services en externe, cette tâche peut être attribuée aux chefs de projet, aux promoteurs de projet et même aux clients ou à des tiers indépendants.

la plupart du temps, le SOW est écrit Lorsque des projets doivent être livrés pour des clients externes avec des gestionnaires de projet effectuant les tâches administratives nécessaires.

Qu’est une Déclaration de Document de Travail à Faire?,

Le but de l’énoncé des travaux est de servir comme un moyen de compréhension entre vous et votre client.

par conséquent, il définit le projet, y compris la mission, la portée, les exigences de base, un aperçu complet des tâches à accomplir, les dates de début et de fin, les ressources essentielles nécessaires, les jalons et le calendrier, les Termes et, surtout, une signature des deux parties.

l’agence, l’équipe d’exécution et le client doivent tous savoir ce qui est précisément convenu.,

Pourquoi utiliser un énoncé de travail

comme élément fondamental du contrat, il peut sembler que le seul avantage de L’ét est de sceller l’accord. Cependant, l’énoncé des travaux est beaucoup plus que cela! Il facilite la discussion, vous aidant à obtenir la vue d’ensemble nécessaire et à comprendre ce que vous avez à offrir au client.

ayant un énoncé de travail propre dès le début, vous pouvez également passer à travers le processus d’approbation plus rapidement. Encore un autre avantage, un bon énoncé de travail aide à atténuer beaucoup d’erreurs., Et c’est sans même mentionner qu’avec SOW vous et votre client êtes sur la même page.

la création d’un bon énoncé de travail devrait toujours être dans l’intérêt de l’entreprise de services professionnels et du client. Pour les fournisseurs de services, cela permet d’éviter le risque de fluage potentiel de la portée, tandis que pour le client, cela permet de savoir ce qui va leur être remis à la fin, sans parler du prix de la réalisation du projet.

SOW est également un document de référence pour l’équipe afin de prendre des décisions quotidiennes., Il empêche l’équipe d’entrer dans de nombreux pièges lorsque le projet est en exécution, tels que les différends sur les exigences du projet, « amnésie sélective”, et retravailler, pour n’en nommer que quelques-uns.

quand commencer à rédiger un énoncé de travail

alors, quel est le meilleur moment pour commencer à rédiger un énoncé de travail? Idéalement, la première idée de SOW devrait être nourrie lors de la préparation du pitch d’ascenseur et de l’exploration des besoins commerciaux de votre client. Il est temps de rédiger un plan après l’appel de découverte ou la réunion avec le prospect et d’augmenter le niveau de détails au fur et à mesure.,

pour créer un énoncé de travail complet du projet, vous devez poser les bonnes questions dès le début. Penser le problème du point de vue du client. Comment le projet aborde-t-il leur problème? Qu’est-ce que ça vaut la peine pour eux? Que reçoivent-ils en échange de dépenser leur argent? Ce que vous proposez est-il unique? Engager le client dans une discussion solide avant d’écrire une truie est essentiel pour marcher sur la voie du succès.,

les éléments clés d’une SOW

En parcourant des centaines de documents et d’échantillons de SOW, nous avons dressé une liste de ces éléments clés qui entrent dans la structure de chaque énoncé de travail de projet réussi et le rendent complet:

• objectifs du projet. La plupart du temps, cette section est une déclaration de but qui répond à un ensemble de grandes questions très spécifiques. Quel est le but et la mission du projet? Pourquoi l’avez-vous initié en premier lieu? Comment les deux parties bénéficieront-elles du projet?
• le Champ de travail., Il s’agit d’une section désignée pour indiquer quel travail doit être terminé dans le projet, comment il sera exécuté et combien de temps le projet prendra. Les étapes générales et les détails du processus doivent tous être spécifiés ici.
• lieu& heure d’exécution. La plupart des énoncés de travail utilisent cette section pour déterminer où le projet aura lieu. Cela devient particulièrement pertinent dans les contextes mondiaux. Par exemple, lorsque vous et votre client êtes dans des pays et des fuseaux horaires différents.
• Jalons., Si le projet est long et complexe, il est souvent divisé en étapes – des événements intermédiaires pour mesurer les progrès. La spécification de la durée et des heures facturables pour chaque étape vous aidera à prédire la date de fin du projet.
• Tâches. Les tâches sont des activités clairement définies pour atteindre des jalons et des étapes générales décrites dans la portée des travaux. C’est là que vous devez être aussi descriptif que possible afin de ne pas manquer les étapes cruciales.
• Calendrier., Un élément clé de L’ét, un calendrier est un calendrier de projet comprenant des jalons, des tâches et des ressources tout au long du cycle de vie du projet. Selon le type d’engagement dans lequel vous êtes, le calendrier peut être laissé à un point ultérieur. Par exemple, si des ententes de retenue sont utilisées et que vous fournissez des services sur une base continue, il y aura moins de paperasse et, par conséquent, le calendrier pourrait être exclu.
• les produits Livrables. Une ét complète quantifiera les produits ou services qui doivent être fournis à la fin d’un projet. Illustrer et d’indiquer ce qui est dû et quand il est dû.,
• de Test. Les tests sont pertinents dans un énoncé de travail de développement logiciel, par exemple. Consacrez-lui une section si et comment les livrables seront évalués.
• résultats attendus. C’est la vôtre et la définition de votre client de la façon dont le succès ressemblera lorsque le projet sera livré.
• conditions Spéciales, les conditions et les exigences. Ici, vous spécifiez les conditions de paiement et d’autres parties du projet qui ne correspondent pas aux catégories ci-dessus.
• Fermeture., Cela déterminera comment les produits livrables seront acceptés, et qui livrera, examinera et approuvera les produits livrables. En outre, il traite des tâches administratives finales, en s’assurant que tout est signé et fermé et archivé.

Comment Écrire une Déclaration de Travaux

Sans doute, l’écriture d’un bon énoncé de travail exige une formation. Cela vient souvent avec le défi de 1) Ne pas savoir comment planifier avec précision un projet, 2) par où commencer et 3) Comment visualiser votre plan et vos livrables., Voici les étapes que vous pouvez suivre pour créer un énoncé de travail simple, mais bien défini.

présenter le projet

Vous commencez toujours l’énoncé de travail par une introduction. Cette section présente chaque intervenant clé du projet, c’est-à-dire le client, l’agence et les intervenants tiers, le cas échéant. L’introduction est également l’endroit où vous définissez brièvement le projet et le travail qui doit être terminé. En plus de cela, comme il s’agit d’un accord contraignant, les deux parties devraient savoir ce qu’elles acceptent en signant l’ét.,

principaux points à retenir: présenter le projet et les parties prenantes et s’assurer que le client comprend que l’ét est un accord formel.

définir la vision

un énoncé de travail devrait toujours inclure une vision ou un but du projet. La vision est un excellent moyen de créer des objectifs et une occasion de définir des attentes réalisables. La vision peut toucher à ce qui est attendu pour être livré? Quel est l’objectif du livrable final? Qui est l’utilisateur final, et comment veulent-ils l’utiliser? Quel problème le projet devrait-il résoudre?,

de passer à cette étape, la mission ou la façon dont nous allons réaliser cette vision sera défini.

principaux points à retenir: assurez-vous que la mission est établie et que tout le monde comprend et convient de la nature du produit livrable. Le problème doit être résolu, pour qui?

Définir les exigences du projet

Quelles sont les principales exigences fondamentales du projet? En revenant à la mission, quel problème le livrable devrait-il résoudre pour l’utilisateur final? Et, comment? Assurez-vous de vous comprendre et de faire une liste de chaque exigence., Cette liste est utilisée plus tard dans le processus pour configurer les tâches réelles, c’est-à-dire le processus de définition de la portée.

principaux plats à emporter: spécifiez les exigences du projet en fonction de la mission définie précédemment. Répertoriez les exigences et enregistrez-les pour la définition de la portée.

définir la portée

Après avoir défini la vision et les exigences du projet, la prochaine priorité est de définir la portée. Qu’est-ce qui est dans le champ d’application? Ce qui est en dehors de la portée? Ces deux questions sont des points essentiels à convenir, définir et configurer pour le projet. C’est le fondement du reste du processus de planification., C’est essentiellement lorsque les jalons sont définis pour le projet. Pas encore nécessairement au niveau des tâches, mais suffisamment pour aligner les objectifs et les attentes entre l’agence et le client.

principaux points à retenir: configurez la portée en fonction des exigences du projet précédemment définies. Ce qui est, et ce qui est hors de portée? Spécifiez les jalons et alignez-les avec le client.

définir la date limite du projet

définir les dates de début et de fin d’un projet peut sembler facile, mais pas si vous voulez une date de fin fiable., Les estimations du temps des tâches, la capacité disponible des rôles nécessaires et le coût total du projet sont tous difficiles à estimer, mais essentiels pour suivre les progrès.

L’utilisation d’une plate-forme qui peut vous aider à faire ces estimations peut grandement améliorer la fiabilité et la précision. Le calendrier automatique de Forecast utilise les compétences et les apprentissages cumulés de centaines de milliers de projets pour estimer les tâches et prédire une date de livraison., En outre, il prend non seulement en compte toutes les facettes de ce projet, mais s’adapte à tous les projets de votre entreprise, tout en les connectant avec les ressources à votre disposition.

principaux points à retenir: la date et les délais de lancement du projet sont fixés en fonction du temps, des ressources et des estimations budgétaires. Une plate-forme de gestion d’entreprise peut aider dans ce processus.

Allouer des ressources clés

les Projets ne suffit pas d’assez de ressources, ils ont besoin de suffisamment de ressources. Les rôles, les compétences des personnes et les capacités disponibles sont souvent négligés., Il est important d’évaluer les types de ressources sont nécessaires pour un projet afin de s’assurer qu’une livraison est possible dans ce cadre. De même, cela permet d’assurer un niveau d’utilisation élevé.

L’utilisation de votre équipe au maximum de ses capacités peut être un facteur déterminant pour les clients qui souhaitent réserver votre entreprise pour leur prochain projet. Si vous n’avez pas les bonnes ressources, vous pourriez ne pas être en mesure de terminer le projet dans l’énoncé de travail convenu. Voici quelque chose à considérer: de quels types de ressources avez-vous besoin pour ce projet?, Combien d’heures sont nécessaires par rôle, et sont les ressources disponibles?

principaux plats à emporter: une bonne gestion de la capacité garantit que les bonnes personnes sont disponibles en cas de besoin. L’Allocation et la planification des ressources ne peuvent être effectuées en toute confiance que si vous avez une vue d’ensemble globale.

Créer le calendrier

Lorsque vous avez défini la portée, de début et date de fin, et sont convenus sur les ressources disponibles, vous pouvez commencer à configurer le calendrier du projet. C’est toujours une bonne idée de discuter des jalons et du calendrier avec votre client pendant que vous créez la truie., Vous ne voulez pas finir par courir en dehors des périmètres sur lesquels vous avez convenu. Avec la chronologie, vous saurez quels jalons doivent être livrés quand et dans quel ordre.

principaux points à retenir: la gestion du calendrier se fait en fonction de la portée, des dates de début et de fin et de la capacité disponible pour votre projet.

précisez les conditions de paiement et les dates d’échéance

comme tout autre accord impliquant un échange d’argent ou d’objets, vous devez inclure les conditions de la façon dont vous allez être rémunéré pour le travail que vous livrez, c’est-à-dire les conditions de paiement et les dates d’échéance.,

principaux plats à emporter: inclure les conditions de paiement et préciser les dates d’échéance.

inclure des exigences particulières

enfin, y a-t-il des exigences particulières à prendre en compte? Cela pourrait être des mesures de sécurité spéciales, par exemple, qui a accès au projet ou qui peut accéder à des bases de données d’informations secrètes commerciales, etc.

principaux plats à emporter: toute exigence particulière requise pour le projet devrait être incluse dans l’énoncé des travaux.,

Accepter& signer

le document peut être signé lorsque tous les 9 points précédents ont été soigneusement définis, lus et compris par les deux parties. La truie est convenue et signée.

maintenant, l’énoncé de travail sert à la fois de document officiel et de plan d’action pratique lors du lancement et de la mise en œuvre du projet. Il garantit que les deux parties ont établi un terrain d’entente et ont une compréhension du cycle de vie complet du projet.,

principaux plats à emporter: assurez-vous que le client et l’équipe de projet comprennent et acceptent l’ét et signent le contrat.

points à retenir

La mise en place d’un énoncé de travail bien défini est le premier pas vers la réalisation, l’exécution et la réalisation d’un projet réussi. Un projet qui peut être livré à temps, dans la portée et dans le budget. Le SOW fonctionne comme matériau de référence pendant le projet. Il énumère l’objectif central du projet et les travaux qui doivent être achevés et livrés d’ici la fin du projet. Tout cela est convenu en signant la truie.,

résumé des principales constatations

1. présenter les principaux intervenants et le projet. Le client, l’agence, toute tierce partie. Une brève introduction au projet est généralement inclus.
2. définir la mission du projet. Quel est le problème à résoudre et qui sont les utilisateurs finaux du livrable?
3. définissez les exigences du projet. En fonction de la mission, les exigences du projet sont définies.
4. permet de Définir la portée. Qu’est-ce que la portée et ce qui est hors de portée pour le projet?,
5. lancez le projet et fixez une date limite pour les livrables en tenant compte de votre capacité totale, de la capacité de chaque rôle nécessaire et du calendrier. L’utilisation d’une plate-forme de gestion d’entreprise peut être d’une grande aide.
6. allouer les ressources clés en tenant compte des limites de capacité, de la disponibilité et du calendrier.
7. gérez la feuille de route avec la portée, les dates de début et de fin et la capacité disponible pour votre projet.
8. définir les conditions de paiement et les dates d’échéance pour s’assurer que tout le monde est sur la même page.,
9. définissez des exigences spéciales si quelque chose est nécessaire en dehors de ce qui est précédemment défini dans L’EW.
10. acceptez et signez l’énoncé de travail et commencez à travailler.

pour conclure, pour une transparence et une compréhension totales entre l’agence, les membres de l’équipe et le client, tout le monde devrait savoir ce qui est convenu dans L’EW. La mise en place de la truie devrait être un effort de collaboration car la truie est un moyen de compréhension.

en plus de savoir ce qui est convenu à compléter, l’énoncé de travail montre également ce qui n’a pas été convenu. C’est un moyen d’éviter les portée fluage., Le fluage de la portée est l’acte de prendre plus de travail que ce qui a été initialement convenu. En d’autres termes, le travail « non rémunéré » supplémentaire se faufile sur votre temps.

comme prochaine étape, vous aimeriez probablement apprendre les principes d’utilisation de l’énoncé de travail pour les chefs de projet et les membres de l’équipe. Cliquez sur l’image ci-dessous pour en savoir plus.