Wenn Sie sich im Projektmanagement befinden, dürfen Sie der Arbeitserklärung (SOW) nicht fremd sein.

So sehr, dass Sie wahrscheinlich wissen, dass beim Schreiben einer Arbeitserklärung selten Platz für Fehler ist. Da die SAU die Weichen für die künftige Zusammenarbeit stellt und Teil einer rechtsverbindlichen Vereinbarung ist, kann selbst ein winziger Fehler oder Missverständnis entstehen.

Auf der hellen seite, aufnahme alle ins und outs des projekts im voraus, es kann schließlich sparen sie von einer welt von ärger., Deshalb möchten Sie, dass Ihre Arbeitserklärung umfassend und gut poliert ist, bevor jemand auf der gepunkteten Linie unterschreibt. Wir haben diesen Leitfaden erstellt, um Ihnen dabei zu helfen, genau das zu erreichen, also fangen wir an:

• Was ist eine Anweisung zur Arbeit?
• Was für eine Arbeitsaussage ist NICHT
• Wer schreibt eine Arbeitsaussage
• Was macht eine Arbeitsaussage?,
• Die Bedeutung einer Aussage über die Arbeit
• Beim Schreiben einer Aussage über die Arbeit beginnen
• Die Schlüsselelemente einer Aussage über die Arbeit
• Wie eine gute Aussage über die Arbeit schreiben
• Key Takeaways

Was ist eine Aussage über die Arbeit?

Eine Arbeitserklärung, auch als „Arbeitsumfang“ bezeichnet, ist ein Vertragsdokument, das so detailliert wie möglich beschreibt, was in das Projekt einfließt.,

Ein Leitfaden für das Projektmanagement Body of Knowledge (PMBOK) definiert eine Arbeitserklärung als „eine narrative Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen, die vertraglich erbracht werden sollen.“

Der digitale Projektmanager bezeichnet dies als “ eine Vereinbarung zwischen einem Kunden und einer Agentur, einem Auftragnehmer oder einem Dienstleister, die definiert, was in einem Projekt enthalten ist und was nicht.“

Im Projektmanagement deckt SOW immer den Deal zwischen zwei Parteien ab-einem projektbasierten Unternehmen und dem Kunden., Es ist wichtig zu beachten, dass eine Arbeitserklärung in der Regel ein Anhang A zu den Vertragsbedingungen ist und ernst genommen werden sollte.

Auf der Scoping-Seite des Projekts finden Sie eine Vorlage für die Arbeitsaussage in Forecast. Hier ist ein kleiner Vorgeschmack:

Was für eine Aussage der Arbeit ist NICHT

Der Begriff „Aussage der Arbeit“ wird manchmal falsch interpretiert, vor allem wegen einer Vielzahl von projektbezogenen Dokumenten da draußen in der Business Development Space. Hier sind einige Fälle, an die man sich erinnern und von anderen unterscheiden kann.

Aussage der Arbeit vs., Projektcharta

Diese beiden Dokumente werden oft verwechselt, da beide während der Anstoßphase des Projekts unterzeichnet werden. SOW ist jedoch nur ein Teil des Entwicklungsprozesses der Projektcharta. Darüber hinaus autorisiert SOW einen Projektmanager nicht, ein Projektbudget und Projektressourcen auszugeben, während Project Charter dies tut. Im Gegensatz zu einer Projektcharta initiiert SOW das Projekt nicht.

Aussage der Arbeit vs., Vertrag

Die Arbeitserklärung ist kein Vertrag für sich, sondern ein integraler Bestandteil des Vertrages, der wiederum alle wichtigen Details der Zusammenarbeit und des Projekts abdeckt. Während eine Arbeitserklärung zur Genehmigung an den Kunden gesendet werden kann und flexibel zu ändern und verhandelbar ist, ist ein Vertrag der letzte Schritt im Verhandlungsprozess, der beide Parteien zusammenbindet.

– Anweisung der Arbeit vs. Umfang der Arbeit

Beide Begriffe werden oft Synonym verwendet, aber je nach Kontext gibt es noch eine leichte Unterschied zwischen die zwei., Die Arbeitserklärung ist ein Dokument auf hoher Ebene, das ein Projekt definiert, indem es seine Mission, seine Ergebnisse und seine Erfolgskriterien vorstellt. Ein Arbeitsumfang (bezogen auf den Projektumfang) ist nur ein Element, das in der Arbeitserklärung verwendet wird und Meilensteine und Aufgaben für ein Projektteam zur Erreichung und Erfüllung von Projektzielen veranschaulicht.

Wer eine Arbeitserklärung schreibt

Wenn ein Unternehmen ein neues Projekt aufnimmt, hat jemand die Aufgabe, eine SAU zu schreiben. Wer? Abhängig von der Art des Projekts – intern oder extern-können verschiedene Rollen zugewiesen werden, um eine Arbeitserklärung zu erstellen.,

Wenn ein internes Projekt geplant ist, werden die Unterlagen häufig an das Projektverwaltungsbüro, Projektbeteiligte oder Benutzergruppen übergeben.

Wenn Sie Dienstleistungen extern erbringen, kann diese Aufgabe Projektmanagern, Projektsponsoren und sogar Kunden oder unabhängigen Dritten zugewiesen werden.

Meistens wird SOW geschrieben, wenn Projekte für externe Kunden geliefert werden sollen, wobei Projektmanager die erforderlichen administrativen Aufgaben übernehmen.

Was macht ein Arbeitsdokument?,

Der Zweck der Arbeitserklärung ist es, als Mittel zum Verständnis zwischen Ihnen und Ihrem Kunden zu dienen.

Daher definiert es das Projekt, einschließlich der Mission, des Umfangs, der grundlegenden Anforderungen, eines gründlichen Umrisses der zu erledigenden Aufgaben, des Start-und Enddatums, der erforderlichen kritischen Ressourcen, der Meilensteine und des Zeitplans, der Bedingungen und vor allem einer Unterschrift beider Parteien.

Die Agentur, das ausführende Team und der Kunde sollten alle wissen, was genau vereinbart ist.,

Warum eine Arbeitserklärung verwenden

Als grundlegender Teil des Vertrags scheint es, dass der einzige Vorteil von SOW darin besteht, die Vereinbarung zu besiegeln. Die Aussage der Arbeit ist jedoch viel mehr als das! Es erleichtert die Diskussion und hilft Ihnen, den erforderlichen Überblick zu erhalten und zu verstehen, was Sie dem Kunden zu bieten haben.

Wenn Sie von Anfang an eine saubere Arbeitsaussage haben, können Sie den Genehmigungsprozess auch schneller durchlaufen. Noch ein weiterer Vorteil, eine gute Aussage der Arbeit hilft, eine Menge Fehler zu mildern., Und das ohne zu erwähnen, dass Sie und Ihr Kunde mit SOW auf derselben Seite sind.

Die Erstellung einer guten Arbeitsaussage sollte immer im Interesse des professionellen Dienstleistungsgeschäfts und des Kunden liegen. Für Dienstleister hilft es, das Risiko eines möglichen Umfangskriechens zu vermeiden, während es für den Kunden Komfort bietet, zu wissen, was am Ende an ihn übergeben wird, ganz zu schweigen vom Preis für die Fertigstellung des Projekts.

SOW ist auch ein Go-to-Dokument für das Team, um alltägliche Entscheidungen zu treffen., Es verhindert, dass das Team in viele Fallen gerät, wenn das Projekt ausgeführt wird, z. B. Streitigkeiten über Projektanforderungen, „selektive Amnesie“ und Nacharbeit, um nur einige zu nennen.

Wenn Sie mit dem Schreiben einer Arbeitsaussage beginnen

Wann ist der beste Zeitpunkt, um mit einer Arbeitsaussage zu beginnen? Idealerweise sollte die erste Idee von SOW gepflegt werden, wenn Sie den Aufzugsplatz vorbereiten und die geschäftlichen Bedürfnisse Ihres Kunden erkunden. Es ist Zeit, eine Gliederung zu entwerfen, nachdem Sie die Entdeckung Anruf oder Treffen mit dem Interessenten hatte und die Ebene der Details erhöhen, wie Sie gehen.,

Um eine vollständige Projektbeschreibung zu erstellen, müssen Sie von Anfang an die richtigen Fragen stellen. Denken Sie aus Sicht des Kunden über das Problem nach. Wie geht das Projekt mit ihrem Problem um? Was ist es ihnen wert? Was bekommen sie dafür, dass sie ihr Geld ausgeben? Ist das, was Sie anbieten einzigartig? Den Kunden vor dem Schreiben einer SAU in eine robuste Diskussion einzubeziehen, ist entscheidend, um den Weg für den Erfolg zu beschreiten.,

Die Schlüsselelemente einer SAU

Wenn wir Hunderte von SAU-Dokumenten und-Beispielen durchsehen, haben wir eine Liste dieser Schlüsselelemente erstellt, die in die Struktur jeder erfolgreichen Projektbeschreibung eingehen und sie vervollständigen:

• Projektziele. Meistens ist dieser Abschnitt eine Zweckerklärung, die eine Reihe sehr spezifischer, großer Fragen beantwortet. Was ist der Zweck und die Mission des Projekts? Warum haben Sie es überhaupt initiiert? Wie werden beide Parteien von dem Projekt profitieren?
• Umfang der Arbeit., Dies ist ein ausgewiesener Abschnitt zum Festlegen, welche Arbeiten im Projekt ausgeführt werden müssen, wie sie ausgeführt werden und wie viel Zeit das Projekt benötigt. Allgemeine Schritte und Prozessdetails sollten hier angegeben werden.
• Ort Zeitpunkt der Ausführung. Die meisten Arbeitsdokumente verwenden diesen Abschnitt, um festzustellen, wo das Projekt stattfinden wird. Es wird besonders relevant in globalen Einstellungen. Zum Beispiel, wenn Sie und Ihr Kunde in verschiedenen Ländern und Zeitzonen sind.
• Meilensteine., Wenn das Projekt lang und komplex ist, wird es oft in Meilensteine unterteilt – Zwischenereignisse zur Messung des Fortschritts. Wenn Sie die Dauer und die abrechenbaren Stunden für jeden Meilenstein angeben, können Sie das Enddatum des Projekts vorhersagen.
• Aufgaben. Aufgaben sind klare Aktivitäten zur Erreichung von Meilensteinen und allgemeinen Schritten, die im Arbeitsumfang beschrieben sind. Hier sollten Sie so beschreibend wie möglich sein, um keine entscheidenden Schritte zu verpassen.
• Zeitplan., Ein Schlüsselelement in der SOW ist ein Zeitplan, der eine Projektzeitleiste mit Meilensteinen, Aufgaben und Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus enthält. Abhängig von der Art des Engagements, in dem Sie sich befinden, kann der Zeitplan bis zu einem späteren Zeitpunkt beibehalten werden. Zum Beispiel, wenn Retainer Vereinbarungen verwendet werden, und Sie liefern Dienstleistungen auf einer laufenden Basis, wird es weniger Papierkram und folglich könnte der Zeitplan ausgeschlossen werden.
• Ergebnisse. Eine vollständige SAU quantifiziert Produkte oder Dienstleistungen, die nach Abschluss eines Projekts erbracht werden müssen. Illustrieren Sie sie und geben Sie an, was fällig ist und wann es fällig ist.,
• Tests. Das Testen ist beispielsweise in einer Softwareentwicklungserklärung von Bedeutung. Widmen Sie ihm einen Abschnitt, ob und wie die Ergebnisse bewertet werden.
• Erwartete Ergebnisse. Dies ist Ihre und die Definition Ihres Kunden, wie Erfolg aussehen wird, wenn das Projekt geliefert wird.
• Besondere Geschäftsbedingungen und Anforderungen. Hier geben Sie Zahlungsbedingungen und andere Teile des Projekts an, die nicht in die oben genannten Kategorien passen.
• Verschluss., Dies bestimmt, wie die Ergebnisse akzeptiert werden und wer die Ergebnisse liefert, überprüft und abmeldet. Außerdem befasst es sich mit den endgültigen Administrationspflichten und stellt sicher, dass alles signiert, geschlossen und archiviert ist.

Wie man eine gute Aussage der Arbeit zu schreiben

Ohne Zweifel, eine gute Aussage der Arbeit zu schreiben erfordert Ausbildung. Es kommt oft mit der Herausforderung, 1) nicht zu wissen, wie man ein Projekt genau plant, 2) wo man anfängt und 3) wie man seinen Plan und seine Ergebnisse visualisiert., Dies sind die Schritte, die Sie ausführen können, um eine einfache, aber gut definierte Arbeitsaussage zu erstellen.

Einführung in das Projekt

Sie beginnen die Aussage der Arbeit immer mit einer Einführung. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Stakeholder des Projekts vorgestellt, d. H. Der Kunde, die Agentur und gegebenenfalls die Stakeholder von Drittanbietern. In der Einleitung definieren Sie auch kurz das Projekt und die Arbeit, die abgeschlossen werden muss. Da dies eine verbindliche Vereinbarung ist, sollten beide Parteien außerdem wissen, was sie mit der Unterzeichnung der SAU vereinbaren.,

Key Takeaway: Stellen Sie das Projekt und die Stakeholder vor und stellen Sie sicher, dass der Kunde versteht, dass die SAU eine formelle Vereinbarung ist.

Definition der Vision

Eine Arbeitserklärung sollte immer eine Vision oder einen Zweck des Projekts enthalten. Die Vision ist eine großartige Möglichkeit, Ziele zu schaffen und ist eine Gelegenheit, erreichbare Erwartungen zu setzen. Die Vision kann berühren, was erwartet wird, geliefert werden? Was ist das Ziel der endgültigen Lieferung? Wer ist der Endbenutzer und wie wollen sie ihn nutzen? Welches Problem sollte das Projekt lösen?,

Ausgehend von diesem Schritt wird die Mission oder wie wir diese Vision umsetzen werden, definiert.

Schlüssel zum Mitnehmen: Stellen Sie sicher, dass die Mission erfüllt ist und dass alle die Art des Lieferbaren verstehen und sich einig sind. Welches Problem muss für wen gelöst werden?

Stellen Sie die Projektanforderungen

Was sind die wichtigsten grundlegenden Anforderungen des Projekts? In Bezug auf die Mission, welches Problem sollte das Lieferbare für den Endbenutzer lösen? Und wie? Stellen Sie sicher, dass Sie sich verstehen, und machen Sie eine Liste der einzelnen Anforderungen., Diese Liste wird später im Prozess verwendet, um die eigentlichen Aufgaben einzurichten, dh den Scoping-Prozess.

Key takeaway: Geben Sie die Projektanforderungen basierend auf der zuvor definierten Mission an. Listen Sie die Anforderungen auf und speichern Sie sie für das Scoping.

Definieren Sie den Bereich

Nach der Definition der Vision-und Projektanforderungen ist die nächste Priorität die Definition des Bereichs. Was ist im Rahmen? Was ist außerhalb des Geltungsbereichs? Diese beiden Fragen sind wichtige Punkte, um das Projekt zu vereinbaren, zu definieren und einzurichten. Dies ist die Grundlage für den rest des Planungsprozesses., Es ist im Wesentlichen, wenn die Meilensteine für das Projekt ausgeschöpft sind. Noch nicht unbedingt auf Aufgabenebene, aber genug, um Ziele und Erwartungen zwischen der Agentur und dem Kunden auszurichten.

Key takeaway: Richten Sie den Bereich basierend auf zuvor definierten Projektanforderungen ein. Was ist drin und was ist außerhalb des Geltungsbereichs? Geben Sie Meilensteine an und richten Sie sie an den Client aus.

Setzen Sie die Frist des Projekts

Das Festlegen von Start-und Enddaten eines Projekts kann einfach erscheinen, aber nicht, wenn Sie ein zuverlässiges Enddatum wünschen., Zeitschätzungen der Aufgaben, verfügbare Kapazität der benötigten Rollen und Gesamtkosten des Projekts sind schwer abzuschätzen, jedoch unerlässlich, um den Fortschritt zu verfolgen.

Die Verwendung einer Plattform, die Sie bei diesen Schätzungen unterstützen kann, kann die Zuverlässigkeit und Genauigkeit erheblich verbessern. Der automatische Zeitplan von Forecast bietet die kumulativen Fähigkeiten und Erkenntnisse aus Hunderttausenden von Projekten, um Aufgaben zu schätzen und einen Liefertermin vorherzusagen., Darüber hinaus berücksichtigt es nicht nur alle Facetten dieses Projekts, sondern berücksichtigt alle Projekte in Ihrem Unternehmen und verbindet sie gleichzeitig mit den Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Key Takeaway: Das Datum und die Fristen für die Projektinitiation werden basierend auf Zeit -, Ressourcen-und Budgetschätzungen festgelegt. Eine Business-Management-Plattform kann dabei helfen.

Schlüsselressourcen zuweisen

Projekte benötigen nicht nur genügend Ressourcen, sie benötigen auch genügend der richtigen Ressourcen. Rollen, Fähigkeiten von Menschen und die verfügbare Kapazität werden oft übersehen., Es ist wichtig zu beurteilen, welche Arten von Ressourcen für ein bestimmtes Projekt benötigt werden, um sicherzustellen, dass eine Bereitstellung innerhalb des festgelegten Rahmens möglich ist. Ebenso trägt dies zu einer hohen Auslastung bei.

Die Nutzung Ihres Teams in vollem Umfang kann für Kunden ein treibender Faktor sein, um Ihr Unternehmen für ihr nächstes Projekt zu buchen. Wenn Sie nicht über die richtigen Ressourcen verfügen, können Sie das Projekt möglicherweise nicht innerhalb der vereinbarten Arbeitserklärung abschließen. Hier ist etwas zu beachten: Welche Arten von Ressourcen benötigen Sie für dieses Projekt?, Wie viele Stunden werden nach Rolle benötigt und sind die Ressourcen verfügbar?

Key takeaway: Richtiges Kapazitätsmanagement sorgt dafür, dass bei Bedarf die richtigen Leute zur Verfügung stehen. Die Zuweisung und Planung von Ressourcen kann nur dann vertraulich erfolgen, wenn Sie einen ganzheitlichen Überblick haben.

Erstellen Sie den Zeitplan

Wenn Sie den Umfang definiert haben, Start-und Enddatum, und vereinbart die verfügbaren Ressourcen, können Sie beginnen, die Zeitleiste des Projekts einzurichten. Es ist immer eine gute Idee, Meilensteine und Zeitplan mit Ihrem Kunden zu besprechen, während Sie die SAU erstellen., Sie möchten nicht außerhalb der Grenzen laufen, auf die Sie zugestimmt haben. Mit der Timeline wissen Sie, welche Meilensteine wann und in welcher Reihenfolge geliefert werden sollen.

Key Takeaway: Die Verwaltung des Zeitplans erfolgt basierend auf Umfang, Start-und Enddatum sowie der für Ihr Projekt verfügbaren Kapazität.

Geben Sie die Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten an

Wie bei jeder anderen Vereinbarung, die einen Geldwechsel oder Dinge beinhaltet, müssen Sie die Bedingungen angeben, wie Sie für die geleistete Arbeit entschädigt werden, dh die Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten.,

Key Takeaway: Geben Sie die Zahlungsbedingungen an und geben Sie Fälligkeitsdaten an.

Besondere Anforderungen

Schließlich gibt es spezielle Anforderungen berücksichtigt werden? Dies können spezielle Sicherheitsmaßnahmen sein,beispielsweise wer Zugriff auf das Projekt hat oder wer auf Datenbanken mit Geschäftsgeheimnissen zugreifen kann usw.

Key Takeaway: Alle besonderen Anforderungen, die für das Projekt benötigt werden, sollten in die Arbeitserklärung aufgenommen werden.,

Accept sign

Das Dokument kann signiert werden, wenn alle vorherigen 9 Punkte von beiden Parteien gründlich definiert, gelesen und verstanden wurden. Die SAU wird vereinbart und unterschrieben.

Nun funktioniert die Erklärung des Arbeitsdokuments sowohl als formales Dokument als auch als praktischer Aktionsplan bei der Initiierung und Umsetzung des Projekts. Es stellt sicher, dass beide Parteien eine gemeinsame Basis geschaffen haben und ein Verständnis für den gesamten Lebenszyklus des Projekts haben.,

Key Takeaway: Stellen Sie sicher, dass sowohl der Kunde als auch das Projektteam die SAU verstehen und sich darauf einigen und den Vertrag unterzeichnen.

Key Takeaways

Eine klar definierte Arbeitsaussage ist der erste Schritt zum Ausführen, Ausführen und Bereitstellen eines erfolgreichen Projekts. Ein Projekt, das pünktlich, umfangreich und innerhalb des Budgets geliefert werden kann. Die SAU arbeitet während des Projekts als Referenzmaterial. Es listet den zentralen Zweck des Projekts und die Arbeit auf, die bis zum Ende des Projekts abgeschlossen und geliefert werden muss. Dies alles wird durch die Unterzeichnung der SAU vereinbart.,

Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse

1. Stellen Sie die wichtigsten Stakeholder und das Projekt vor. Der Kunde, die Agentur, alle Interessengruppen Dritter. Eine kurze Einführung in das Projekt ist in der Regel enthalten.
2. Definieren Sie die Mission des Projekts. Welches Problem muss gelöst werden und wer sind die Endbenutzer des Lieferbaren?
3. Legen Sie die Projektanforderungen fest. Basierend auf der Mission werden die Projektanforderungen definiert.
4. Definieren Sie den Bereich. Was ist in-scope und was ist out of scope für das Projekt?,
5. Initiieren Sie das Projekt und legen Sie eine Frist für die Bereitstellung fest, wobei Sie auf Ihre Gesamtkapazität, die Kapazität für jede benötigte Rolle und den Zeitplan achten. Die Verwendung einer Business-Management-Plattform kann eine große Hilfe sein.
6. Ordnen Sie wichtige Ressourcen unter Berücksichtigung der Kapazitätsgrenzen, der Verfügbarkeit und des Zeitplans zu.
7. Verwalten Sie die Roadmap mit dem Umfang, dem Start-und Enddatum sowie der für Ihr Projekt verfügbaren Kapazität.
8. Definieren Sie Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.,
9. Stellen Sie besondere Anforderungen, wenn etwas benötigt wird, abgesehen von dem, was zuvor in der SAU definiert wurde.
10. Akzeptieren und unterschreiben Sie die Arbeitserklärung und beginnen Sie mit der Arbeit.

Zum Abschluss sollte jeder wissen, was in der SAU vereinbart ist, um volle Transparenz und Verständnis zwischen Agentur, Teammitgliedern und dem Kunden zu erreichen. Die Einrichtung der SAU sollte eine gemeinsame Anstrengung sein, da die SAU ein Mittel zum Verständnis ist.

Neben dem Wissen, was vereinbart ist, um abgeschlossen zu werden, zeigt die Erklärung der Arbeit auch, was nicht vereinbart wurde. Dies ist ein Weg, um potenzielle scope creep., Scope Creep ist der Akt der Übernahme von mehr Arbeit als ursprünglich vereinbart. Mit anderen Worten, zusätzliche „unbezahlte“ Arbeit schleicht sich auf Ihre Zeit.

Als nächsten Schritt möchten Sie wahrscheinlich die Prinzipien der Verwendung der Arbeitserklärung für Projektmanager und Teammitglieder erlernen. Klicken Sie auf das Bild unten, um mehr zu lesen.