si estás en gestión de proyectos, no debes ser ajeno a la Declaración de trabajo (SOW).

tanto es así que probablemente sepas que al escribir una declaración de trabajo, rara vez hay espacio para el error. Debido a que SOW prepara el escenario para la cooperación futura y es parte de un acuerdo legalmente vinculante, incluso un pequeño error o malentendido puede rebotar.

por el lado bueno, grabar todos los entresijos del proyecto de antemano, eventualmente puede salvarte de un mundo de problemas., Es por eso que desea que su declaración de trabajo sea completa y bien pulida antes de que alguien firme en la línea punteada. Hemos hecho esta guía para ayudarlo a lograr exactamente eso, así que comencemos:

• ¿Qué es una declaración de trabajo?
• Qué no es una declaración de trabajo
• Quién Escribe una declaración de trabajo
• ¿Qué hace un documento de Declaración de trabajo?,
• La Importancia de Contar con una Declaración de Trabajo
• Cuando Empiece a Escribir una Declaración de Trabajo
• Los Elementos Clave de una Declaración de Trabajo
• Cómo Escribir una Buena Declaración de Trabajo
• puntos Clave

¿Qué Es una Declaración de Trabajo?

una declaración de trabajo, también conocida como» alcance del trabajo » es un documento contractual que describe lo que entra en el proyecto con el mayor detalle posible.,

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) define una declaración de trabajo como «una descripción narrativa de los productos o servicios que se suministrarán bajo contrato.

El Gerente de proyecto Digital se refiere a él como » un acuerdo entre un cliente y una agencia, contratista o proveedor de servicios que define lo que se incluye dentro de un proyecto y lo que no.»

en la gestión de proyectos, SOW siempre cubre el Acuerdo entre dos partes: una empresa basada en el proyecto y el cliente., Es importante tener en cuenta que una declaración de trabajo es generalmente un apéndice A a los términos y condiciones del contrato y debe tomarse en serio.

encontrará una plantilla para la declaración de trabajo en previsión en la página de alcance del proyecto. He aquí un adelanto:

qué no es una declaración de trabajo

el término «declaración de trabajo» a veces se malinterpreta, en gran parte debido a una gran cantidad de documentos relacionados con proyectos que existen en el espacio de desarrollo empresarial. Aquí hay algunos casos para recordar y diferenciarlo de otros.

Declaración de Trabajo vs, Carta del proyecto

estos dos documentos a menudo se confunden porque ambos se firman durante la fase inicial del proyecto. SOW, sin embargo, es solo una parte del proceso de desarrollo de la carta del proyecto. Además, SOW no autoriza a un gerente de proyecto a gastar un presupuesto de proyecto y recursos de proyecto, mientras que project charter lo hace. A diferencia de una carta de proyecto, SOW no inicia el proyecto.

Declaración de Trabajo vs, Contrato

la declaración de trabajo no es un contrato en sí mismo, es una parte integral del contrato que, a su vez, cubre todos los detalles esenciales de la cooperación y el proyecto. Mientras que una declaración de trabajo se puede enviar al cliente para su aprobación y es flexible para cambiar y negociable, un contrato es el paso final en el proceso de negociación que une a ambas partes.

Declaración de Trabajo vs. alcance de trabajo

ambos términos se utilizan a menudo indistintamente, pero dependiendo del contexto, todavía hay una ligera diferencia entre los dos., La declaración de trabajo es un documento de alto nivel que define un proyecto presentando su misión, entregables y criterios de éxito. Un alcance de trabajo (referido al alcance del proyecto) es solo un elemento utilizado en la declaración de trabajo, que ilustra hitos y tareas para que un equipo de proyecto logre y cumpla con los objetivos del proyecto.

quien escribe una declaración de trabajo

cada vez que una empresa asume un nuevo proyecto, alguien tiene la tarea de escribir una cerda. ¿Quién? Dependiendo del tipo de proyecto – interno o externo, se pueden asignar diferentes roles para crear una declaración de trabajo.,

si se planea un proyecto interno, la documentación a menudo se entrega a la oficina de gestión del proyecto, a las partes interesadas del proyecto o a grupos de usuarios.

si está prestando servicios externamente, esta tarea se puede asignar a gerentes de proyecto, patrocinadores de proyectos e incluso clientes o terceros independientes.

la mayoría de las veces, SOW se escribe cuando los proyectos deben entregarse a Clientes Externos con gerentes de proyecto haciendo las tareas administrativas necesarias.

¿Qué hace un documento de Declaración de trabajo?,

el propósito de la declaración de trabajo es servir como un medio de entendimiento entre usted y su cliente.

por lo tanto, define el proyecto, incluyendo la misión, el alcance, los requisitos básicos, un esquema exhaustivo de las tareas a completar, las fechas de inicio y finalización, los recursos críticos necesarios, los hitos y el cronograma, los términos y, lo más importante, una firma de ambas partes.

la agencia, el equipo de ejecución y el cliente deben saber exactamente lo que se acordó.,

por qué utilizar una declaración de trabajo

como parte fundamental del contrato, puede parecer que el único beneficio de SOW es sellar el Acuerdo. Sin embargo, la declaración de trabajo es mucho más que eso! Facilita la discusión, lo que le ayuda a obtener la visión general necesaria y comprender lo que tiene para ofrecer al cliente.

al tener una declaración de trabajo limpia desde el principio, también puede pasar el proceso de aprobación más rápido. Sin embargo, otro beneficio, una buena declaración de trabajo ayuda a mitigar una gran cantidad de errores., Y eso sin siquiera mencionar que con SOW usted y su cliente están en la misma página.

crear una buena declaración de trabajo siempre debe ser en el interés tanto del negocio de servicios profesionales como del cliente. Para los proveedores de servicios, ayuda a evitar el riesgo de un posible deslizamiento del alcance, mientras que para el cliente, proporciona comodidad al saber lo que se les entregará al final, sin mencionar el precio de completar el proyecto.

SOW también es un documento de referencia para que el equipo tome decisiones diarias., Evita que el equipo se meta en muchas trampas cuando el proyecto está en ejecución, como disputas sobre los requisitos del proyecto, «amnesia selectiva» y reelaboración, por nombrar algunos.

cuando comience a escribir una declaración de trabajo

entonces, ¿cuándo es el mejor momento para comenzar a hacer una declaración de trabajo? Idealmente, la primera idea de SOW debe nutrirse al preparar el elevator pitch y explorar las necesidades comerciales de su cliente. Es hora de redactar un esquema después de que haya tenido la llamada de descubrimiento o la reunión con el prospecto y aumentar el nivel de detalles a medida que avanza.,

para crear una declaración de trabajo del proyecto completa, tendrás que hacer las preguntas correctas desde el principio. Pensar el problema desde el punto de vista del cliente. ¿Cómo aborda el proyecto su problema? ¿Cuánto vale para ellos? ¿Qué obtienen a cambio de gastar su dinero? ¿Lo que ofreces es único? Involucrar al cliente en una discusión sólida antes de escribir un SOW es fundamental para recorrer el camino hacia el éxito.,

los elementos clave de una SOW

mirando a través de cientos de documentos y muestras de SOW, hemos hecho una lista de estos elementos clave que entran en la estructura de cada declaración de trabajo de un proyecto exitoso y lo completan:

• Objetivos del proyecto. La mayoría de las veces, esta sección es una declaración de propósito que responde a un conjunto de preguntas muy específicas y grandes. ¿Cuál es el propósito y la misión del proyecto? ¿Por qué lo has iniciado en primer lugar? ¿Cómo se beneficiarán ambas partes del proyecto?
• alcance del trabajo., Esta es una sección designada para indicar qué trabajo debe completarse en el proyecto, cómo se ejecutará y cuánto tiempo tomará el proyecto. Los pasos generales y los detalles del proceso deben especificarse aquí.
• Place & hora de ejecución. La mayoría de los documentos de declaración de trabajo utilizan esta sección para identificar dónde se llevará a cabo el proyecto. Se vuelve especialmente relevante en entornos globales. Por ejemplo, cuando usted y su cliente se encuentran en diferentes países y zonas horarias.
• Hitos., Si el proyecto es largo y complejo, a menudo se divide en hitos: eventos provisionales para medir el progreso. Especificar la duración y las horas facturables para cada hito le ayudará a predecir la fecha de finalización del proyecto.
• Tareas. Las tareas son actividades claras para lograr hitos y pasos generales esbozados en el ámbito de trabajo. Aquí es donde debe ser lo más descriptivo posible para no perderse ningún paso crucial.
• Programar., Un elemento clave en el SOW, un cronograma es un cronograma del proyecto que incluye hitos, tareas y recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Dependiendo del tipo de compromiso en el que estés, el horario se puede dejar hasta un momento posterior. Por ejemplo, si se utilizan acuerdos de retención y usted está prestando servicios de forma continua, habrá menos papeleo y, en consecuencia, el cronograma podría excluirse.
• entregables. Un SOW completo cuantificará los productos o servicios que deben proporcionarse al finalizar un proyecto. Ilustrarlos e indicar lo que es debido y cuando es debido.,
• Testing. Las pruebas son relevantes en una declaración de trabajo de desarrollo de software, por ejemplo. Dedique una sección a si y cómo se evaluarán los entregables.
• resultados esperados. Esta es la definición suya y de su cliente de cómo se verá el éxito cuando se entregue el proyecto.
• términos, condiciones y requisitos especiales. Aquí especificarás las condiciones de pago y otras partes del proyecto que no encajan en las categorías anteriores.
• Cierre., Esto determinará cómo se aceptarán los entregables, y quién los entregará, revisará y aprobará. Además, se ocupa de las tareas de administración finales, asegurándose de que todo esté firmado, cerrado y archivado.

Cómo escribir una buena declaración de trabajo

sin duda, escribir una buena declaración de trabajo requiere capacitación. A menudo viene con el desafío de 1) no saber cómo planificar con precisión un proyecto, 2) por dónde empezar, y 3) Cómo visualizar su plan y entregables., Estos son los pasos que puede seguir para crear una declaración de trabajo simple pero bien definida.

Introduce el proyecto

siempre comienzas la declaración de trabajo con una introducción. Esta sección presenta a cada uno de los principales interesados en el proyecto, es decir, el cliente, la agencia y terceros interesados, si los hay. La introducción es también donde se define brevemente el proyecto y el trabajo que debe completarse. Además de esto, como este es un acuerdo vinculante, ambas partes deben saber lo que acuerdan al firmar el SOW.,

conclusión clave: presentar el proyecto y las partes interesadas y asegurarse de que el cliente entiende que el SOW es un acuerdo formal.

Definir la visión

Una declaración de trabajo debe incluir siempre una visión o propósito del proyecto. La visión es una gran manera de crear metas y es una oportunidad para establecer expectativas alcanzables. The vision can touch on what is expected to be delivered? ¿Cuál es el objetivo del producto final? Quién es el usuario final, y ¿cómo quieren usar? ¿Qué problema debe resolver el proyecto?,

pasando de este paso, se definirá la misión o cómo vamos a cumplir con esta visión.

conclusión clave: asegúrese de que la misión está establecida y que todos entienden y están de acuerdo con la naturaleza del entregable. ¿Qué problema hay que resolver, para quién?

establecer los requisitos del proyecto

¿Cuáles son los principales requisitos fundamentales del proyecto? Volviendo a la misión, ¿qué problema debe resolver el entregable para el usuario final? ¿Y cómo? Asegúrese de que se entienden y haga una lista de cada requisito., Esta lista se utiliza más adelante en el proceso para configurar las tareas reales, es decir, el proceso de alcance.

conclusión clave: especifique los requisitos del proyecto en función de la misión definida anteriormente. Enumere los requisitos y guárdelos para el alcance.

Definir el alcance

Después de definir la visión y los requisitos del proyecto, la siguiente prioridad es definir el alcance. ¿Qué está dentro del alcance? ¿Qué está fuera del alcance? Estas dos preguntas son puntos vitales para acordar, definir y configurar para el proyecto. Esta es la base para el resto del proceso de planificación., Es esencialmente cuando se definen los hitos para el proyecto. No necesariamente a nivel de tarea todavía, pero suficiente para alinear objetivos y expectativas entre la agencia y el cliente.

conclusión clave: configure el alcance en función de los requisitos del proyecto previamente definidos. ¿Qué está dentro y qué está fuera de alcance? Especifique hitos y alinéese con el cliente.

establecer la fecha límite del proyecto

establecer las fechas de inicio y finalización de un proyecto puede parecer fácil, pero no si desea una fecha de finalización confiable., Las estimaciones de tiempo de las tareas, la capacidad disponible de los roles necesarios y el costo total del proyecto son difíciles de estimar, sin embargo, son esenciales para rastrear el progreso.

El uso de una plataforma que puede ayudarlo a realizar estas estimaciones puede mejorar en gran medida la confiabilidad y la precisión. El programa automático de Forecast pone las habilidades y aprendizajes acumulados de cientos de miles de proyectos para estimar tareas y predecir una fecha de entrega., Además, no solo tiene en cuenta todas las facetas de este proyecto, sino que se adapta a todos los proyectos de su empresa, al tiempo que los conecta con los recursos disponibles para usted.

conclusión clave: la fecha y los plazos de inicio del proyecto se establecen en función del tiempo, los recursos y las estimaciones presupuestarias. Una plataforma de gestión empresarial puede ayudar en este proceso.

asignar recursos clave

Los proyectos no solo necesitan suficientes recursos, necesitan suficientes recursos adecuados. Los Roles, las habilidades de las personas y la capacidad disponible a menudo se pasan por alto., Es importante evaluar qué tipos de recursos se necesitan para un proyecto determinado para garantizar que una entrega sea posible dentro del marco establecido. Asimismo, esto ayuda a garantizar un alto nivel de utilización.

utilizar su equipo al máximo puede ser un factor impulsor para que los clientes reserven su empresa para su próximo proyecto. Si no tiene los recursos adecuados, es posible que no pueda terminar el proyecto dentro de la declaración de trabajo acordada. Aquí hay algo a considerar: ¿qué tipos de recursos necesita para este proyecto?, ¿Cuántas horas se requieren por función y están disponibles los recursos?

conclusión clave: la gestión adecuada de la capacidad garantiza que las personas adecuadas estén disponibles cuando sea necesario. La asignación y programación de recursos se puede hacer con confianza solo si tiene una visión general holística.

crear la programación

Cuando haya definido el alcance, las fechas de inicio y finalización, y acordado los recursos disponibles, puede comenzar a configurar la línea de tiempo del proyecto. Siempre es una buena idea discutir los hitos y la línea de tiempo con su cliente mientras crea el SOW., No quieres terminar corriendo fuera de los perímetros sobre los que acordaste. Con la línea de tiempo sabrá qué hitos deben entregarse, cuándo y en qué orden.

conclusión clave: la administración del programa se realiza en función del alcance, las fechas de inicio y finalización y la capacidad disponible para su proyecto.

especifique los Términos de pago y las fechas de vencimiento

Al igual que cualquier otro acuerdo que implique un intercambio de dinero o cosas, debe incluir los Términos de cómo se le compensará por el trabajo que está entregando, es decir, los Términos de pago y las fechas de vencimiento.,

clave para llevar: incluya los Términos de pago y especifique las fechas de vencimiento.

incluir requisitos especiales

Por último, ¿hay que tener en cuenta algún requisito especial? Esto podría ser medidas de seguridad especiales, por ejemplo, Quién tiene acceso al proyecto o quién puede acceder a las bases de datos de información secreta comercial, etc.

conclusión clave: cualquier requisito especial necesario para el proyecto debe incluirse en la declaración de trabajo.,

Accept & sign

el documento se puede firmar cuando todos los 9 puntos anteriores se han definido, leído y entendido a fondo por ambas partes. La cerda es acordada y firmada.

ahora, el documento de declaración de trabajo funciona como el documento formal y el plan de acción práctico al iniciar e implementar el proyecto. Asegura que ambas partes han establecido un terreno común y tienen un entendimiento sobre el ciclo de vida completo del proyecto.,

conclusión clave: asegúrese de que tanto el cliente como el equipo del proyecto entienden y aceptan la SOW y firman el contrato.

conclusiones clave

tener una declaración de trabajo bien definida es el primer paso para ejecutar, ejecutar y entregar un proyecto exitoso. Un proyecto que se puede entregar a tiempo, en alcance y dentro del presupuesto. La cerda funciona como material de referencia durante el proyecto. Enumera el propósito central del proyecto y el trabajo que debe completarse y entregarse al final del proyecto. Todo esto está acordado a través de la firma de la SOW.,

resumen de las principales conclusiones

1. presentar a los principales interesados y el proyecto. El cliente, la agencia, cualquier tercero interesado. Por lo general, se incluye una breve introducción al proyecto.
2. Definir la misión del proyecto. ¿Cuál es el problema que debe resolverse y quiénes son los usuarios finales del producto?
3. establezca los requisitos del proyecto. Sobre la base de la misión, se definen los requisitos del proyecto.
4. Definir el alcance. ¿Qué está dentro del alcance y qué está fuera del alcance del proyecto?,
5. inicie el proyecto y establezca una fecha límite para los entregables con atención a su capacidad total, la capacidad para cada función necesaria y el calendario. El uso de una plataforma de gestión empresarial puede ser de gran ayuda.
6. asigne recursos clave prestando atención a los límites de capacidad, la disponibilidad y la programación.
7. administre la hoja de ruta con el alcance, las fechas de inicio y finalización y la capacidad disponible para su proyecto.
8. defina los Términos de pago y las fechas de vencimiento para garantizar que todos estén en la misma página.,
9. establezca requisitos especiales si se necesita algo aparte de lo que se define previamente en la cerda.
10. acepte y firme la declaración de trabajo y comience a trabajar.

Para concluir, para una total transparencia y comprensión entre la agencia, los miembros del equipo y el cliente, todos deben saber lo que se acuerda en el SOW. El establecimiento de la cerda debe ser un esfuerzo de colaboración, ya que la cerda es un medio de entendimiento.

además de saber lo que está acordado para ser completado, la declaración de trabajo también muestra lo que no se acordó. Esta es una manera de evitar el posible deslizamiento del alcance., Scope creep es el acto de asumir más trabajo del que se acordó inicialmente. En otras palabras, el trabajo extra «no remunerado» se acerca sigilosamente a su tiempo.

como el siguiente paso, probablemente le gustaría aprender los principios de la utilización de la declaración de trabajo para los gerentes de proyecto y los miembros del equipo. Haga clic en la imagen de abajo para leer más.