om du är i projektledning måste du inte vara främmande för Arbetsförklaringen (SOW).

så mycket så att du förmodligen vet att när du skriver ett arbetsutlåtande finns det sällan utrymme för fel. Eftersom SOW sätter scenen för framtida samarbete och är en del av ett rättsligt bindande avtal, kan även ett litet misstag eller missförstånd rikoschet.

på den ljusa sidan, spela in alla ins och outs av projektet i förväg, kan det så småningom rädda dig från en värld av problem., Det är därför du vill att ditt uttalande om arbete ska vara omfattande och välpolerat innan någon skriver på den streckade linjen. Vi har gjort den här guiden för att hjälpa dig att uppnå exakt det, så låt oss komma igång:

• Vad är ett uttalande av arbete?
• vad ett Arbetsutlåtande inte är
• vem skriver ett Arbetsutlåtande
• Vad gör ett arbetsdokument?,
• vikten av att ha ett uttalande av arbete
• när du börjar skriva ett uttalande av arbete
• de viktigaste delarna av ett uttalande av arbete
• hur man skriver ett bra uttalande av arbete
• viktiga takeaways

Vad är ett uttalande av arbete?

ett uttalande av arbete, även känt som ”Omfattning av arbete” är ett avtalsdokument som beskriver vad som går in i projektet så mycket som möjligt.,

en Guide till Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definierar en redogörelse för arbetet som ”en berättande beskrivning av produkter eller tjänster som ska levereras enligt kontrakt.”

den digitala projektledaren hänvisar till det som ” ett avtal mellan en kund och en byrå, entreprenör eller tjänsteleverantör som definierar vad som ingår i ett projekt och vad som inte är.”

i projektledning täcker SOW alltid affären mellan två parter – ett projektbaserat företag och kunden., Det är viktigt att notera att ett uttalande av arbete vanligtvis är en bilaga A till villkoren i kontraktet och bör tas på allvar.

Du hittar en mall för arbetsförklaringen i prognos på projektets söksida. Här är en smygtitt:

vad ett uttalande av arbete är inte

termen ”arbetsförklaring” är ibland feltolkad, till stor del på grund av en myriad av projektrelaterade dokument där ute i affärsutvecklingsutrymmet. Här är några fall att komma ihåg och skilja det från andra.

arbetsbeskrivning vs., Project Charter

dessa två dokument är ofta förvirrade eftersom båda är undertecknade under projektets startfas. SOW är dock bara en del av projektutvecklingsprocessen. Dessutom tillåter SOW inte en projektledare att spendera en projektbudget och projektresurser, medan project charter gör det. I motsats till ett projekt charter, SOW inte initiera projektet.

arbetsbeskrivning vs., Kontrakt

arbetsförklaringen är inte ett kontrakt i sig, det är en integrerad del av kontraktet som i sin tur täcker alla nitty-gritty detaljer om samarbetet och projektet. Medan ett arbetsutlåtande kan skickas till kunden för godkännande och är flexibelt att ändra och förhandlingsbart, är ett kontrakt det sista steget i förhandlingsprocessen som binder båda parter tillsammans.

arbetsbeskrivning vs. arbetsområde

båda termerna används ofta omväxlande, men beroende på sammanhanget finns det ännu en liten skillnad mellan de två., Arbetsförklaringen är ett dokument på hög nivå som definierar ett projekt genom att presentera sitt uppdrag, resultat och framgångskriterier. Ett arbetsområde (med hänvisning till projektets omfattning) är endast ett element som används i arbetsförklaringen, som illustrerar milstolpar och uppgifter för en projektgrupp att uppnå och uppfylla projektmålen.

vem skriver ett Arbetsutlåtande

När ett företag tar upp ett nytt projekt har någon till uppgift att skriva en sugga. Vem? Beroende på projektets typ – internt eller externt kan olika roller tilldelas för att skapa ett arbetsuttalande.,

om ett internt projekt planeras lämnas pappersarbetet ofta till projektledningskontoret, projektintressenterna eller användargrupperna.

om du levererar tjänster externt kan den här uppgiften tilldelas projektledare, projektsponsorer och till och med kunder eller oberoende tredje parter.

För det mesta skrivs SOW när projekt ska levereras till externa kunder med projektledare som gör de nödvändiga administrativa uppgifterna.

Vad gör ett arbetsdokument?,

syftet med arbetsförklaringen är att fungera som ett sätt att förstå mellan dig och din klient.

därför definierar det projektet, inklusive uppdraget, omfattningen, grundläggande krav, en grundlig översikt över uppgifter som ska slutföras, start-och slutdatum, kritiska resurser som behövs, milstolpar och tidslinje, villkor och viktigast av allt, en signatur från båda parter.

byrån, det verkställande laget och kunden ska alla veta vad som exakt överenskommits.,

Varför använda en Arbetsförklaring

som en grundläggande del av kontraktet kan det tyckas att den enda fördelen med SOW är att försegla avtalet. Arbetsförklaringen är dock mycket mer än så! Det underlättar diskussionen, hjälper dig att få den nödvändiga översikten och förstå vad du har att erbjuda till kunden.

Om du har en ren redogörelse för arbetet från början kan du också få igenom godkännandeprocessen snabbare. Ännu en fördel, ett bra uttalande av arbete bidrar till att mildra en hel del fel., Och det är utan att ens nämna att med SOW är du och din klient på samma sida.

skapa ett bra uttalande av arbete bör alltid vara i intresse för både professionella tjänster företag och klient. För tjänsteleverantörer bidrar det till att undvika risken för potentiell omfattning krypning, medan för kunden ger det tröst att veta vad som kommer att överlämnas till dem i slutet, för att inte tala om priset för att slutföra projektet.

SOW är också en go-to-dokument för laget att göra dagliga beslut., Det hindrar laget från att komma in i många fällor när projektet är i utförande, till exempel tvister om projektkrav, ”selektiv amnesi” och omarbeta, för att nämna några.

när du börjar skriva ett uttalande av arbete

så när är den bästa tiden att börja göra ett uttalande av arbete? Helst bör den första idén om sugga vårdas när du förbereder hissen planen och utforska din kunds affärsbehov. Det är dags att utarbeta en disposition efter att du hade upptäckten samtal eller möte med utsikten och öka nivån på detaljer som du går.,

för att skapa en komplett projektarbete måste du ställa rätt frågor från början. Tänk på problemet ur kundens synvinkel. Hur hanterar projektet deras problem? Vad är det värt för dem? Vad får de i gengäld för att spendera sina pengar? Är det du erbjuder unikt? Att engagera kunden i en robust diskussion innan du skriver en sugga är avgörande för att trampa vägen för framgång.,

huvudelementen i en sugga

genom att Titta igenom hundratals SOW-dokument och prover har vi gjort en lista över dessa viktiga element som går in i strukturen för varje framgångsrikt projektarbete och gör det komplett:

• projektmål. För det mesta är detta avsnitt ett syfte uttalande som svarar på en uppsättning mycket specifika, stora frågor. Vad är projektets syfte och uppdrag? Varför har du initierat det? Hur kommer båda parter att dra nytta av projektet?
• omfattning av arbetet., Detta är en utsedd sektion för att sätta ner vilket arbete som behöver slutföras i projektet, hur det ska utföras och hur mycket tid projektet kommer att ta. Allmänna steg och processdetaljer bör alla anges här.
• placera& tid för utförande. De flesta arbetsdokument använder detta avsnitt för att identifiera var projektet kommer att äga rum. Det blir särskilt relevant i globala inställningar. Till exempel när du och din klient är i olika länder och tidszoner.
• milstolpar., Om projektet är långt och komplext är det ofta uppdelat i milstolpar-interimshändelser för mätning av framsteg. Att ange varaktighet och fakturerbara timmar för varje milstolpe hjälper dig att förutsäga projektets slutdatum.
• uppgifter. Uppgifterna är tydliga aktiviteter för att uppnå milstolpar och allmänna steg som beskrivs i arbetets omfattning. Det är där du ska vara så beskrivande som möjligt för att inte missa några viktiga steg.
• schema., En viktig del i suggan, ett schema är ett projekt tidslinje inklusive milstolpar, uppgifter och resurser under hela projektets livscykel. Beroende på vilken typ av engagemang du befinner dig i kan schemat lämnas till en senare punkt. Till exempel, om avtal om hållare används och du levererar tjänster på löpande basis, kommer det att finnas mindre pappersarbete och följaktligen kan schemat uteslutas.
• Resultat. En komplett sugga kommer att kvantifiera produkter eller tjänster som måste tillhandahållas efter slutförandet av ett projekt. Illustrera dem och ange vad som beror och när det beror.,
• testning. Testning är relevant i ett programutvecklingsdokument, till exempel. Ägna ett avsnitt åt det om och hur resultaten kommer att utvärderas.
• förväntade resultat. Detta är din och din klients definition av hur framgång kommer att se ut när projektet levereras.
• särskilda villkor och krav. Här anger du betalningsvillkor och andra delar av projektet som inte passar in i ovanstående kategorier.
• stängning., Detta kommer att avgöra hur resultaten kommer att accepteras, och vem som kommer att leverera, granska och logga ut på resultaten. Det handlar också om de slutliga adminuppgifterna, se till att allt är undertecknat och stängt och arkiverat.

hur man skriver ett bra Arbetsutlåtande

utan tvekan kräver skrivning av ett bra arbetsutlåtande utbildning. Det kommer ofta med utmaningen att 1) inte veta hur man korrekt planerar ett projekt, 2) var du ska börja och 3) Hur du visualiserar din plan och resultat., Det här är de steg du kan vidta för att skapa ett enkelt men väldefinierat arbetsdokument.

introducera projektet

du börjar alltid arbetsförklaringen med en introduktion. I det här avsnittet introduceras varje nyckelintressent i projektet, dvs. kunden, byrån och eventuella intressenter från tredje part. Introduktionen är också där du kortfattat definierar projektet och det arbete som behöver slutföras. Förutom detta, eftersom detta är ett bindande avtal, bör båda parter veta vad de samtycker till genom att underteckna suggan.,

Key takeaway: introducera projektet och intressenterna och se till att kunden förstår att suggan är ett formellt avtal.

definiera visionen

en arbetsförklaring bör alltid innehålla en vision eller ett syfte med projektet. Visionen är ett bra sätt att skapa mål och är en möjlighet att ställa uppnåeliga förväntningar. Visionen kan beröra vad som förväntas levereras? Vad är målet för det slutliga resultatet? Vem är slutanvändaren, och hur vill de använda den? Vilket problem ska projektet lösa?,

gå vidare från detta steg, uppdraget eller hur vi ska leverera på denna vision kommer att definieras.

Key takeaway: se till att uppdraget är inställt och att alla förstår och samtycker till den typ av leverans. Vilket problem måste lösas, för vem?

Ställ in projektkraven

vilka är projektets grundläggande krav? Med hänvisning till uppdraget, vilket problem ska den levererbara lösa för slutanvändaren? Och hur? Se till att du förstår varandra och gör en lista över varje krav., Denna lista används senare i processen för att ställa in de faktiska uppgifterna, dvs scoping processen.

Key takeaway: ange projektkraven baserat på det uppdrag som definierats tidigare. Lista kraven och spara dem för scoping.

definiera omfattningen

Efter att ha definierat visionen och projektkraven definierar nästa prioritet omfattningen. Vad omfattas? Vad omfattas? Dessa två frågor är viktiga punkter att komma överens om, definiera och ställa in för projektet. Detta är grunden för resten av planeringsprocessen., Det är i huvudsak när milstolparna är scoped ut för projektet. Inte nödvändigtvis på en aktivitetsnivå ännu, men tillräckligt för att anpassa mål och förväntningar mellan byrån och kunden.

Key takeaway: Ställ in omfattningen baserat på tidigare definierade projektkrav. Vad är i, och vad är utanför räckvidd? Ange milstolpar och anpassa med klienten.

ange deadline för projektet

inställning start-och slutdatum för ett projekt kan verka enkelt, men inte om du vill ha ett tillförlitligt slutdatum., Det är dock svårt att uppskatta tidsuppskattningar av uppgifter, den kapacitet som behövs för de roller som behövs och den totala kostnaden för projektet för att följa utvecklingen.

med hjälp av en plattform som kan hjälpa dig att göra dessa uppskattningar kan avsevärt förbättra tillförlitligheten och noggrannheten. Prognosens automatiska schema sätter de kumulativa färdigheterna och lärdomarna från hundratusentals projekt för att uppskatta uppgifter och förutsäga ett leveransdatum., Dessutom tar det inte bara hänsyn till alla aspekter av detta projekt utan rymmer alla projekt över hela ditt företag, samtidigt som du kopplar dem med de resurser som är tillgängliga för dig.

Key takeaway: Projektinitieringsdatum och tidsfrister fastställs baserat på tid, resurs och budgetberäkningar. En företagshanteringsplattform kan hjälpa till i denna process.

tilldela nyckelresurser

projekt behöver inte bara tillräckligt med resurser, de behöver tillräckligt med rätt resurser. Roller, färdigheter hos människor och den tillgängliga kapaciteten förbises ofta., Det är viktigt att bedöma vilka typer av resurser som behövs för ett visst projekt för att säkerställa att en leverans är möjlig inom den fastställda ramen. På samma sätt bidrar detta till att säkerställa en hög utnyttjandenivå.

att använda ditt team till fullo kan vara en drivande faktor för kunder att boka ditt företag för deras nästa projekt. Om du inte har rätt resurser kanske du inte kan avsluta projektet inom den överenskomna arbetsförklaringen. Här är något att tänka på: vilka typer av resurser behöver du för detta projekt?, Hur många timmar krävs av roll, och är resurserna tillgängliga?

Key takeaway: korrekt kapacitetshantering säkerställer att rätt personer är tillgängliga när det behövs. Tilldelning och schemaläggning av resurser kan göras med tillförsikt endast om du har en holistisk översikt.

skapa schemat

När du har definierat omfattning, start-och slutdatum och kommit överens om tillgängliga resurser kan du börja ställa in projektets tidslinje. Det är alltid en bra idé att diskutera milstolpar och tidslinje med din klient medan du skapar suggan., Du vill inte hamna utanför perimetrarna som du kom överens om. Med tidslinjen vet du vilka milstolpar som ska levereras när och i vilken ordning.

Key takeaway: hantera schemat görs baserat på omfattning, start-och slutdatum och den kapacitet som är tillgänglig för ditt projekt.

ange betalningsvillkor och förfallodatum

liksom alla andra avtal som involverar utbyte av pengar eller saker måste du inkludera villkoren för hur du ska kompenseras för det arbete du levererar, dvs. betalningsvillkoren och förfallodatum.,

Key takeaway: inkludera betalningsvillkoren och ange förfallodatum.

inkludera särskilda krav

finns det slutligen några särskilda krav som måste beaktas? Detta kan vara speciella säkerhetsåtgärder, till exempel, som har tillgång till projektet eller som kan få tillgång till databaser med företagshemlig information etc.

Key takeaway: eventuella särskilda krav som behövs för projektet ska ingå i arbetsförklaringen.,

Acceptera& logga

dokumentet kan undertecknas när alla tidigare 9 punkter har definierats grundligt, lästs och förstås av båda parter. Suggan är överenskommen och undertecknad.

Nu fungerar arbetsdokumentet som både det formella dokumentet och den praktiska handlingsplanen när projektet initieras och genomförs. Det säkerställer att båda parter har etablerat en gemensam grund och har en förståelse för projektets hela livscykel.,

Key takeaway: se till att både kunden och projektgruppen förstår och samtycker till suggan och undertecknar kontraktet.

viktiga takeaways

att ha en väldefinierad redogörelse för arbete på plats är den första stegstenen att köra, utföra och leverera ett framgångsrikt projekt. Ett projekt som kan levereras i tid, i omfattning och inom budgeten. Suggan fungerar som referensmaterial under projektet. Den listar projektets centrala syfte och det arbete som måste slutföras och levereras i slutet av projektet. Detta är alla överens om genom att underteckna suggan.,

sammanfattning av viktiga resultat

1. introducera viktiga intressenter och projektet. Kunden, byrån, eventuella intressenter från tredje part. En kort introduktion till projektet ingår vanligtvis.
2. definiera projektets uppdrag. Vad är det problem som måste lösas, och vilka är slutanvändarna av resultatet?
3. Ställ in projektkraven. Baserat på uppdraget definieras projektkraven.
4. definiera omfattningen. Vad är in-scope och vad är out of scope för projektet?,
5. initiera projektet och ange en tidsfrist för resultat med uppmärksamhet på din totala kapacitet, kapacitet för varje roll som behövs och schemat. Med hjälp av en business Management plattform kan vara till stor hjälp.
6. tilldela viktiga resurser med uppmärksamhet på kapacitetsbegränsningar, tillgänglighet och schemat.
7. hantera färdplanen med räckvidd, start-och slutdatum och den kapacitet som är tillgänglig för ditt projekt.
8. definiera betalningsvillkor och förfallodatum för att säkerställa att alla är på samma sida.,
9. Ställ in särskilda krav om något behövs förutom vad som tidigare definierats i suggan.
10. acceptera och underteckna arbetsförklaringen och börja arbeta.

för att avsluta det, för full insyn och förståelse mellan byrå, gruppmedlemmar och kunden, bör alla veta vad som överenskommits i suggan. Att sätta upp suggan bör vara en samarbetsinsats eftersom suggan är ett sätt att förstå.

förutom att veta vad som överenskommits om att slutföras, visar arbetsförklaringen också vad som inte överenskommits. Detta är ett sätt att undvika potentiella omfattning kryp., Scope creep är handlingen att ta på sig mer arbete än vad som ursprungligen överenskommits. Med andra ord, extra” obetalt ” arbete smyger upp på din tid.

som nästa steg vill du förmodligen lära dig principerna för att använda arbetsförklaringen för projektledare och teammedlemmar. Klicka på bilden nedan för att läsa mer.