Dacă sunteți în management de proiect, trebuie să fie nici un străin la Declarația de lucru (SOW).

atât de mult încât probabil știți că atunci când scrieți o declarație de muncă, rareori există loc de eroare. Deoarece SOW stabilește scena pentru cooperarea viitoare și face parte dintr-un acord obligatoriu din punct de vedere juridic, chiar și o mică greșeală sau neînțelegere poate ricoșa.

pe partea luminoasă, înregistrând toate intrările și ieșirile proiectului în avans, vă poate salva în cele din urmă dintr-o lume de probleme., De aceea doriți ca declarația dvs. de muncă să fie cuprinzătoare și bine lustruită înainte ca cineva să semneze pe linia punctată. Am făcut acest ghid pentru a vă ajuta să realizați exact acest lucru, așa că haideți să începem:

• ce este o declarație de lucru?
• ce nu este o declarație de muncă
• cine scrie o declarație de muncă
• ce face un document de muncă?,
• Importanța de a Avea o Declarație de Muncă
• atunci Când Începe să Scrie o Declarație de Muncă
• Elementele-Cheie de o Declarație de Muncă
• Cum să Scrie o Declarație de Muncă
• takeaways Cheie

Ce Este o Declarație de Muncă?

o declarație de lucru, de asemenea, cunoscut sub numele de „domeniul de aplicare al muncii” este un document contractual care prezintă ceea ce merge în proiect în cât mai multe detalii posibil.,

Un Ghid pentru Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definește o declarație de muncă ca fiind „o descriere narativă de produse sau servicii să fie furnizate în temeiul contractului.”

managerul de Proiect Digital se referă la acesta ca la ” un acord între un client și o agenție, contractant sau furnizor de servicii care definește ce este inclus într-un proiect și ce nu.în managementul de proiect, SOW acoperă întotdeauna acordul dintre două părți-o companie bazată pe proiect și client., Este important să rețineți că o declarație de muncă este, de obicei, o anexă A la termenii și condițiile contractului și ar trebui să fie luate în serios.

veți găsi un șablon pentru declarația de lucru în prognoza pe pagina de domeniu a proiectului. Iată o scurtă incursiune:

ce nu este o declarație de muncă

termenul „declarație de muncă” este uneori interpretat greșit, în mare parte din cauza unei multitudini de documente legate de proiecte existente în spațiul de dezvoltare a afacerilor. Iată câteva cazuri de reținut și diferențiat de celelalte.

declarație de muncă vs., Aceste două documente sunt adesea confundate, deoarece ambele sunt semnate în timpul fazei de lansare a proiectului. SOW, cu toate acestea, este doar o parte a procesului de dezvoltare a Cartei proiectului. În plus, SOW nu autorizează un manager de proiect să cheltuiască un buget de proiect și resurse de proiect, în timp ce project charter O face. Spre deosebire de o cartă de proiect, SOW nu inițiază proiectul.

declarație de muncă vs., Contractul

Declarația de muncă nu este un contract în sine, este o parte integrantă a contractului care, la rândul său, acoperă toate detaliile de cooperare și proiect. În timp ce o declarație de lucru poate fi trimisă clientului spre aprobare și este flexibilă pentru schimbare și negociabilă, un contract este ultimul pas în procesul de negociere care leagă ambele părți împreună.ambii termeni sunt adesea folosiți interschimbabil, dar în funcție de context, există încă o mică diferență între cei doi., Declarația de lucru este un document la nivel înalt care definește un proiect prin prezentarea misiunii sale, a rezultatelor și a criteriilor de succes. Un scope of work (referindu-se la project scope) este doar un element utilizat în declarația de lucru, ilustrând etapele și sarcinile pentru ca o echipă de proiect să îndeplinească și să îndeplinească obiectivele proiectului.

cine scrie o declarație de muncă

ori de câte ori o companie preia un nou proiect, cineva are sarcina de a scrie o scroafă. Cine? În funcție de tipul proiectului – intern sau extern, pot fi atribuite diferite roluri pentru a crea o declarație de lucru.,

dacă este planificat un proiect intern, documentele sunt adesea predate Biroului de management de proiect, părților interesate de proiect sau grupurilor de utilizatori. dacă furnizați servicii în exterior, această sarcină poate fi alocată managerilor de proiect, sponsorilor de proiect și chiar clienților sau terților independenți. de cele mai multe ori, SOW este scris atunci când proiectele urmează să fie livrate pentru clienți externi, cu manageri de proiect care îndeplinesc sarcinile administrative necesare.

ce face o declarație de Document de lucru?, scopul declarației de muncă este de a servi ca mijloc de înțelegere între dvs. și clientul dvs. prin urmare, definește proiectul, inclusiv misiunea, domeniul de aplicare, cerințele de bază, o schiță detaliată a sarcinilor care trebuie finalizate, datele de început și de sfârșit, resursele critice necesare, repere și cronologie, Termeni și, cel mai important, o semnătură de la ambele părți. agenția ,echipa executantă și clientul ar trebui să știe exact ce s-a convenit.,

De ce să folosiți o declarație de muncă

ca parte fundamentală a contractului, poate părea că singurul beneficiu al scroafei este de a sigila acordul. Cu toate acestea, declarația de muncă este mult mai mult decât atât! Facilitează discuția, ajutându-vă să obțineți imaginea de ansamblu necesară și să înțelegeți ce aveți de oferit clientului.

având o declarație de lucru curată de la început, puteți obține, de asemenea, prin procesul de aprobare mai rapid. Cu toate acestea, un alt beneficiu, o bună declarație de muncă ajută la atenuarea multor erori., Și asta fără să menționez că, cu SOW, tu și clientul tău sunteți pe aceeași pagină.crearea unei bune declarații de lucru ar trebui să fie întotdeauna în interesul atât de afaceri servicii profesionale și client. Pentru furnizorii de servicii, ajută la evitarea riscului de creep potențial, în timp ce pentru client, oferă confort în a ști ce le va fi predat la final, ca să nu mai vorbim de prețul finalizării proiectului.SOW este, de asemenea, un document pentru ca echipa să ia decizii de zi cu zi., Împiedică echipa să intre în multe capcane atunci când proiectul este în execuție, cum ar fi disputele privind cerințele proiectului, „amnezia selectivă” și reprelucrarea, pentru a numi câteva.

când începeți să scrieți o declarație de muncă

deci, când este cel mai bun moment pentru a începe să faceți o declarație de muncă? În mod ideal, prima idee de scroafă ar trebui să fie cultivată atunci când pregătiți terenul ascensorului și explorați nevoile de afaceri ale clientului dvs. Este timpul să schițați o schiță după ce ați avut apelul de descoperire sau întâlnirea cu perspectiva și să creșteți nivelul detaliilor pe măsură ce mergeți., pentru a crea o declarație de lucru completă a proiectului, va trebui să adresați întrebările corecte de la început. Gândiți-vă la problema din punctul de vedere al clientului. Cum abordează proiectul problema lor? Ce merită pentru ei? Ce primesc în schimbul cheltuirii banilor? Este ceea ce oferiți unic? Angajarea clientului într-o discuție robustă înainte de a scrie o scroafă este esențială pentru a merge pe calea succesului.,privind prin sute de documente și mostre de scroafe, am făcut o listă cu aceste elemente cheie care intră în structura fiecărei declarații de lucru a proiectului de succes și o completează:

• obiectivele proiectului. De cele mai multe ori, această secțiune este o declarație de scop care răspunde la un set de întrebări foarte specifice, mari. Care este scopul și misiunea proiectului? De ce l-ai inițiat în primul rând? Cum vor beneficia ambele părți de pe urma proiectului?
• domeniul de activitate., Aceasta este o secțiune desemnată pentru a stabili ce lucrări trebuie finalizate în proiect, cum va fi executat și cât timp va dura proiectul. Pașii generali și detaliile procesului ar trebui să fie specificate aici.
• Place & timpul de execuție. Majoritatea documentelor de lucru utilizează această secțiune pentru a identifica locul în care va avea loc proiectul. Ea devine deosebit de relevantă în setările globale. De exemplu, atunci când dvs. și clientul dvs. vă aflați în diferite țări și fusuri orare.
• Repere., Dacă proiectul este lung și complex, acesta este adesea împărțit în repere – evenimente intermediare pentru măsurarea progresului. Specificarea duratei și a orelor facturabile pentru fiecare etapă vă va ajuta să anticipați data de încheiere a proiectului.
• SARCINI. Sarcinile sunt activități clare pentru realizarea obiectivelor de etapă și a etapelor generale prezentate în domeniul de activitate. Acest lucru este în cazul în care ar trebui să fie cât mai descriptiv posibil, astfel încât să nu pierdeți pe orice măsuri cruciale.
• program., Un element cheie în scroafă, un program este o cronologie a proiectului care include repere, sarcini și resurse pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. În funcție de tipul de angajament în care vă aflați, programul poate fi lăsat până la un punct ulterior. De exemplu, dacă se utilizează acorduri de reținere și furnizați servicii în mod continuu, vor exista mai puține documente și, în consecință, programul ar putea fi exclus.
• livrabile. O scroafă completă va cuantifica produsele sau serviciile care trebuie furnizate la finalizarea unui proiect. Ilustrați-le și indicați ce se datorează și când se datorează.,
• testare. Testarea este relevantă într-o declarație de dezvoltare a software-ului, de exemplu. Dedicați-i o secțiune dacă și cum vor fi evaluate rezultatele. rezultatele așteptate. Aceasta este definiția dvs. și a clientului dvs. despre cum va arăta succesul atunci când proiectul este livrat.
• Termeni, Condiții și cerințe speciale. Aici veți specifica termenii de plată și alte părți ale proiectului care nu se încadrează în categoriile de mai sus.
• închidere., Acest lucru va determina modul în care vor fi acceptate livrabilele și cine va livra, revizui și semna livrabilele. De asemenea, se ocupă de îndatoririle administrative finale, asigurându-se că totul este semnat, închis și arhivat.

cum se scrie o declarație bună de muncă

fără îndoială, scrierea unei declarații bune de muncă necesită instruire. De multe ori vine cu provocarea de 1) nu știe cum să planifice cu precizie un Proiect, 2) în cazul în care pentru a începe, și 3) Cum de a vizualiza planul și livrabile., Aceștia sunt pașii pe care îi puteți face pentru a crea o declarație de lucru simplă, dar bine definită.

introduceți proiectul

întotdeauna începeți Declarația de lucru cu o introducere. Această secțiune prezintă fiecare parte interesată cheie din proiect, adică clientul, agenția și părțile interesate terțe, dacă există. Introducerea este, de asemenea, locul în care definiți pe scurt proiectul și lucrarea care trebuie finalizată. În plus, deoarece acesta este un acord obligatoriu, ambele părți ar trebui să știe cu ce sunt de acord prin semnarea scroafei.,

cheie takeaway: introduceți proiectul și părțile interesate și asigurați-vă că clientul înțelege că scroafa este un acord formal.

definiți viziunea

o declarație de lucru ar trebui să includă întotdeauna o viziune sau un scop al proiectului. Viziunea este o modalitate excelentă de a crea obiective și este o oportunitate de a stabili așteptări realizabile. Viziunea poate atinge ceea ce se așteaptă să fie livrat? Care este scopul livrării finale? Cine este utilizatorul final și cum vor să-l folosească? Ce problemă ar trebui să rezolve proiectul?,trecând de la acest pas, va fi definită misiunea sau modul în care vom livra această viziune.

cheie takeaway: asigurați-vă că misiunea este stabilită și că toată lumea înțelege și este de acord cu privire la natura livrabil. Ce problemă trebuie rezolvată, pentru cine?

setați cerințele proiectului

care sunt principalele cerințe fundamentale ale proiectului? Referindu-se înapoi la misiune, ce problemă ar trebui să rezolve livrabil pentru utilizatorul final? Și, cum? Asigurați-vă că vă înțelegeți reciproc și faceți o listă a fiecărei cerințe., Această listă este utilizată mai târziu în proces pentru a configura sarcinile reale, adică procesul de definire a domeniului.

cheie takeaway: specificați cerințele proiectului pe baza misiunii definite anterior. Listați cerințele și salvați-le pentru domeniu.

definiți domeniul de aplicare

după definirea viziunii și a cerințelor proiectului, următoarea prioritate este definirea domeniului de aplicare. Ce este în sfera de aplicare? Ce este în afara domeniului de aplicare? Aceste două întrebări sunt puncte vitale pentru a conveni, defini și configura proiectul. Aceasta este fundamentul pentru restul procesului de planificare., Este, în esență, atunci când etapele sunt stabilite pentru proiect. Nu neapărat la nivel de sarcină, dar suficient pentru a alinia obiectivele și așteptările între agenție și client.

cheie takeaway: configurați domeniul de aplicare pe baza cerințelor de proiect definite anterior. Ce este înăuntru și ce este în afara domeniului de aplicare? Specificați repere și aliniați-vă cu clientul.

setați termenul limită al proiectului

setarea datelor de început și de sfârșit ale unui proiect poate părea ușoară, dar nu și dacă doriți o dată de sfârșit fiabilă., Estimările de timp ale sarcinilor, Capacitatea disponibilă a rolurilor necesare și costul total al proiectului sunt greu de estimat, însă esențiale pentru a urmări progresul.utilizarea unei platforme care vă poate ajuta în realizarea acestor estimări poate îmbunătăți considerabil fiabilitatea și precizia. Programul auto al prognozei pune abilitățile și cunoștințele cumulate din sute de mii de proiecte pentru a estima sarcinile și a prezice o dată de livrare., În plus, nu numai că ia în considerare toate fațetele acestui proiect, dar găzduiește toate proiectele din compania dvs., conectându-le în același timp cu resursele disponibile pentru dvs.

key takeaway: data inițierii proiectului și termenele limită sunt stabilite pe baza estimărilor de timp, resurse și buget. O platformă de gestionare a afacerilor poate ajuta în acest proces.

alocarea resurselor cheie

proiectele nu au nevoie doar de resurse suficiente, au nevoie de resurse suficiente. Rolurile, abilitățile oamenilor și capacitatea disponibilă sunt adesea trecute cu vederea., Este important să se evalueze ce tipuri de resurse sunt necesare pentru un anumit proiect pentru a se asigura că o livrare este posibilă în cadrul stabilit. De asemenea, acest lucru ajută la asigurarea unui nivel ridicat de utilizare.utilizarea echipei dvs. la capacitatea maximă poate fi un factor determinant pentru clienți să vă rezerve compania pentru următorul proiect. Dacă nu aveți resursele potrivite, este posibil să nu puteți termina proiectul în cadrul Declarației de lucru convenite. Iată ceva de luat în considerare: ce tipuri de resurse aveți nevoie pentru acest proiect?, Câte ore sunt necesare în funcție de rol și sunt disponibile resursele?

key takeaway: gestionarea adecvată a capacității asigură disponibilitatea persoanelor potrivite atunci când este necesar. Alocarea și programarea resurselor pot fi făcute cu încredere numai dacă aveți o imagine de ansamblu holistică.când ați definit domeniul de aplicare, datele de început și de sfârșit și ați convenit asupra resurselor disponibile, puteți începe să configurați cronologia proiectului. Este întotdeauna o idee bună să discutați repere și cronologie cu clientul dvs. în timp ce creați scroafa., Nu vrei să ajungi să fugi în afara perimetrelor cu care ai fost de acord. Cu cronologia veți ști ce repere ar trebui să fie livrate când și în ce ordine.

key takeaway: gestionarea programului se face pe baza domeniului de aplicare, a datelor de început și de sfârșit și a capacității disponibile pentru proiectul dvs.ca orice alt acord care implică un schimb de bani sau lucruri, trebuie să includeți termenii modului în care veți fi compensat pentru munca pe care o livrați, adică termenii de plată și datele scadente.,

cheie takeaway: includeți termenii de plată și specificați datele scadente.

Include cerințe speciale

În cele din urmă, există cerințe speciale care trebuie luate în considerare? Acestea ar putea fi măsuri speciale de securitate, de exemplu, cine are acces la proiect sau cine poate accesa bazele de date cu informații secrete comerciale etc.

cheie takeaway: orice cerințe speciale necesare pentru proiect ar trebui să fie incluse în declarația de lucru.,

Accept & semn

documentul poate fi semnat atunci când toate cele 9 puncte anterioare au fost bine definite, citite și înțelese de ambele părți. Scroafa este convenită și semnată.

acum, documentul de lucru funcționează atât ca document formal, cât și ca plan de acțiune practic la inițierea și implementarea proiectului. Se asigură că ambele părți au stabilit un teren comun și au o înțelegere cu privire la întregul ciclu de viață al proiectului.,

key takeaway: asigurați-vă că atât clientul, cât și echipa de proiect înțeleg și sunt de acord cu scroafa și semnează contractul.

takeaways cheie

având o declarație bine definită de lucru în loc este prima piatră de temelie pentru rularea, executarea și livrarea unui proiect de succes. Un proiect care poate fi livrat la timp, în domeniul de aplicare și în cadrul bugetului. Scroafa funcționează ca material de referință în timpul proiectului. Acesta enumeră scopul central al proiectului și lucrările care trebuie finalizate și livrate până la sfârșitul proiectului. Acest lucru este convenit prin semnarea scroafei.,

rezumatul principalelor constatări

1. introducerea principalelor părți interesate și a proiectului. Clientul, agenția, orice părți terțe interesate. O scurtă introducere a proiectului este de obicei inclusă.
2. definiți misiunea proiectului. Care este problema care trebuie rezolvată și cine sunt utilizatorii finali ai produsului livrat?
3. setați cerințele proiectului. Pe baza misiunii, cerințele proiectului sunt definite.
4. definiți domeniul de aplicare. Ce este în domeniul de aplicare și ceea ce este în afara domeniului de aplicare pentru proiect?,
5. inițiați proiectul și stabiliți un termen limită pentru livrabile, cu atenție la capacitatea dvs. totală, capacitatea pentru fiecare rol necesar și programul. Utilizarea unei platforme de gestionare a afacerilor poate fi de mare ajutor.
6. alocați resursele cheie cu atenție la limitele de capacitate, disponibilitate și program.
7. gestionați foaia de parcurs cu domeniul de aplicare, datele de început și de sfârșit și capacitatea disponibilă pentru proiectul dvs.
8. definiți termenii de plată și datele scadente pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.,
9. setați cerințe speciale dacă este nevoie de ceva în afară de ceea ce este definit anterior în scroafă.
10. acceptați și semnați Declarația de muncă și începeți să lucrați.pentru a încheia, pentru transparență și înțelegere deplină între agenție, membrii echipei și client, toată lumea ar trebui să știe ce este convenit în scroafă. Înființarea scroafei ar trebui să fie un efort de colaborare, deoarece scroafa este un mijloc de înțelegere.în afară de a ști ce este convenit pentru a fi finalizat, Declarația de lucru arată, de asemenea, ceea ce nu a fost convenit. Aceasta este o modalitate de a evita creep potențial domeniu de aplicare., Domeniul de aplicare creep este actul de a lua pe mai mult de lucru decât ceea ce a fost convenit inițial asupra. Cu alte cuvinte, munca suplimentară „neplătită” se strecoară în timpul tău.

    ca pas următor, probabil că doriți să învățați principiile de utilizare a Declarației de lucru pentru managerii de proiect și membrii echipei. Click pe imaginea de mai jos pentru a citi mai multe.