Se você está na gestão de projeto, você não deve ser estranho para a Declaração de trabalho (PORW).
tanto que você provavelmente sabe que ao escrever uma declaração de trabalho, raramente há espaço para erro. Uma vez que a SOW prepara o terreno para uma futura cooperação e faz parte de um acordo juridicamente vinculativo, até um pequeno erro ou mal-entendido podem fazer ricochete.
no lado positivo, gravando todos os ins e outs do projeto com antecedência, ele pode eventualmente salvá-lo de um mundo de problemas., É por isso que quer que a sua declaração de trabalho seja completa e bem polida antes que alguém assine na linha pontilhada. Nós fizemos este guia para ajudá-lo a alcançar exatamente isso, então vamos começar:
- O que é uma declaração de trabalho?o que faz uma declaração de trabalho?,
- A Importância de Ter uma Declaração de Trabalho
- Quando Começar a Escrever uma Declaração de Trabalho
- Os Elementos-Chave de uma Declaração de Trabalho
- Como Escrever uma Boa Instrução de Trabalho
- pedidas
o Que É uma Declaração de Trabalho?
uma declaração de trabalho, também conhecida como” escopo do trabalho ” é um documento contratual que define o que entra no projeto com o maior detalhe possível.,
Um Guia do corpo de Conhecimento de gestão de projeto (PMBOK) define uma declaração de trabalho como “uma descrição narrativa de produtos ou serviços a serem fornecidos sob contrato.”
O Gestor de Projecto Digital refere-se a ele como “um acordo entre um cliente e uma agência, Contratante ou prestador de serviços que define o que está incluído num projecto, e o que não está.”
na gestão de projetos, a SOW sempre cobre o negócio entre duas partes – uma empresa baseada em projeto e o cliente., É importante notar que uma declaração de trabalho é geralmente um apêndice A dos Termos e Condições do contrato e deve ser levado a sério.
Você encontrará um modelo para a declaração de trabalho em Previsão na página de escopo do projeto. Aqui está uma espreitadela:
o que uma declaração de trabalho não é
o termo ‘declaração de trabalho’ é por vezes mal interpretado, em grande parte por causa de uma miríade de documentos relacionados com o projecto lá fora no espaço de desenvolvimento de negócios. Aqui estão alguns casos para lembrar e diferenciá-lo de outros.
Declaração de trabalho vs., Estes dois documentos são frequentemente confundidos porque ambos são assinados durante a fase de arranque do projecto. A SEMW, no entanto, é apenas uma parte do processo de desenvolvimento da carta do projeto. Além disso, a SOW não autoriza um gerente de projeto a gastar um orçamento de projeto e recursos de projeto, enquanto a carta de projeto o faz. Em contraste com uma carta de projeto, a SEMW não inicia o projeto.
Declaração de trabalho vs., Contrato a declaração de trabalho não é um contrato por si só, é parte integrante do contrato que, por sua vez, abrange todos os pormenores da cooperação e do projecto. Enquanto uma declaração de trabalho pode ser enviada ao cliente para aprovação e é flexível para mudança e negociável, um contrato é o passo final no processo de negociação que une ambas as partes.
Declaração de trabalho vs. âmbito de trabalho
ambos os termos são frequentemente usados indistintamente, mas dependendo do contexto, ainda há uma pequena diferença entre os dois., A declaração de trabalho é um documento de alto nível que define um projeto apresentando sua missão, resultados e critérios de sucesso. Um âmbito de trabalho (referindo-se ao âmbito do projecto) é apenas um elemento utilizado na declaração de trabalho, ilustrando Marcos e tarefas para uma equipa de projecto realizar e cumprir os objectivos do projecto.
quem escreve uma declaração de trabalho
sempre que uma empresa assume um novo projecto, alguém é encarregado de escrever uma porca. Quem? Dependendo do tipo de projeto-interno ou externo, diferentes papéis podem ser atribuídos para criar uma declaração de trabalho., se um projeto interno é planejado, a papelada é muitas vezes entregue ao escritório de gestão do projeto, partes interessadas do projeto ou grupos de usuários. se estiver a prestar serviços externamente, esta tarefa pode ser atribuída a gestores de projectos, patrocinadores de projectos e mesmo a clientes ou terceiros independentes.
a maioria das vezes, a seme é escrita quando os projetos devem ser entregues para clientes externos com gestores de projeto fazendo as tarefas administrativas necessárias.
o que faz uma declaração de Documento de trabalho?,
o propósito da declaração de trabalho é servir como um meio de entendimento entre você e seu cliente.
portanto, define o projeto, incluindo a missão, o escopo, requisitos básicos, um esboço completo das tarefas a serem completadas, datas de início e fim, recursos críticos necessários, Marcos e cronologia, Termos e, mais importante, uma assinatura de ambas as partes.
a agência, a equipe de execução, e o cliente devem Todos saber o que é acordado com precisão.,por que usar uma declaração de trabalho como parte fundamental do contrato, pode parecer que o único benefício da SOW é selar o acordo. No entanto, a declaração de trabalho é muito mais do que isso! Facilita a discussão, ajudando você a obter a visão geral necessária e entender o que você tem a oferecer ao cliente.tendo uma declaração de trabalho limpa desde o início, você também pode passar pelo processo de aprovação mais rápido. Mais um benefício, uma boa declaração de trabalho ajuda a mitigar muitos erros., E isso sem mencionar que com a SEMW você e o seu cliente estão na mesma página.criar uma boa declaração de trabalho deve ser sempre do interesse tanto do negócio de serviços profissionais como do cliente. Para os prestadores de serviços, ele ajuda a evitar o risco de potencial escopo creep, enquanto para o cliente, ele fornece conforto em saber o que vai ser entregue a eles no final, para não mencionar o preço de conclusão do projeto.
SOW is also a go-to document for the team to make day-to-decisions., Impede a equipe de entrar em muitas armadilhas quando o projeto está em execução, tais como disputas sobre os requisitos do projeto, “amnésia seletiva”, e retrabalho, para citar alguns.
quando começar a escrever uma declaração de trabalho
então, quando é a melhor altura para começar a fazer uma declaração de trabalho? Idealmente, a primeira ideia de semear deve ser nutrida ao preparar o lançamento do elevador e explorar as necessidades do seu cliente. É hora de elaborar um esboço depois que você teve a chamada de descoberta ou reunião com a perspectiva e aumentar o nível de detalhes à medida que você vai.,
para criar uma declaração completa do projeto de trabalho, você terá que fazer as perguntas certas desde o início. Pense no problema do ponto de vista do cliente. Como é que o projecto aborda o seu problema? Quanto vale para eles? O que recebem em troca de gastar o dinheiro? O que estás a oferecer é único? Envolver o cliente em uma discussão robusta antes de escrever uma porca é fundamental para trilhar o caminho para o sucesso.,
Os Elementos-Chave de uma porca
Olhando através de centenas de SEMEAR documentos e amostras, fizemos uma lista destes elementos-chave que ir para a estrutura de um projeto bem sucedido de declaração de trabalho e torná-lo completo:
- os objectivos do Projecto. Na maioria das vezes, esta seção é uma declaração de propósito que responde a um conjunto de perguntas muito específicas e grandes. Qual é o propósito e a missão do projeto? Porque é que o iniciou? Como é que ambas as partes beneficiarão do projecto? âmbito do trabalho., Esta é uma seção designada para definir que trabalho precisa ser concluído no projeto, como ele será executado, e quanto tempo o projeto vai demorar. Passos gerais e detalhes do processo devem ser especificados aqui.
- Place & hora de execução. A maior parte dos documentos de trabalho utiliza esta secção para identificar onde o projecto terá lugar. Torna-se especialmente relevante em ambientes globais. Por exemplo, quando você e seu cliente estão em diferentes países e fusos horários. marcos importantes., Se o projeto é longo e complexo, muitas vezes é dividido em Marcos – eventos interinos para medir o progresso. A especificação da duração e das horas factíveis para cada marco irá ajudá-lo a prever a data final do projecto. Tarefas. As tarefas são actividades claras para alcançar os objectivos e as etapas gerais delineadas no âmbito do trabalho. É aqui que você deve ser tão descritivo quanto possível para não perder quaisquer passos cruciais.
- Schedule., Um elemento chave na porca, um cronograma é um cronograma de projeto que inclui Marcos, tarefas e recursos ao longo do ciclo de vida do projeto. Dependendo do tipo de compromisso em que você está, o horário pode ser deixado até um ponto posterior. Por exemplo, se os acordos de manutenção forem usados e você estiver entregando serviços em uma base contínua, haverá menos papelada e, consequentemente, o cronograma pode ser excluído. entregas. Uma porca completa quantificará os produtos ou serviços que devem ser fornecidos após a conclusão de um projeto. Ilustre – os e indique o que é devido e quando é devido., teste. O teste é relevante em uma declaração de desenvolvimento de software de trabalho, por exemplo. Dedique uma seção a ele se e como os resultados serão avaliados. resultados esperados. Esta é a sua definição e do seu cliente de como será o sucesso quando o projeto for entregue. Termos, Condições e requisitos especiais. Aqui você vai especificar os Termos de pagamento e outras partes do projeto que não se encaixam nas categorias acima.encerramento., Isso irá determinar como os resultados serão aceitos, e quem irá entregar, rever e assinar os resultados. Além disso, trata dos deveres finais de administração, certificando-se de que tudo é assinado, fechado e arquivado.
How to Write a Good Statement of Work
Without a doubt, writing a good statement of work requires training. Muitas vezes vem com o desafio de 1) não saber como planejar com precisão um projeto, 2) por onde começar, e 3) Como visualizar o seu plano e prestações., Estes são os passos que você pode tomar para criar uma declaração de trabalho simples, mas bem definida.
introduza o projeto
você sempre começa a declaração de trabalho com uma introdução. Esta secção apresenta cada um dos principais interessados no projecto, ou seja, o cliente, a agência e os terceiros interessados, caso existam. A introdução também é onde você define brevemente o projeto e o trabalho que precisa ser concluído. Além disso, uma vez que se trata de um acordo vinculativo, ambas as partes devem saber com o que concordam assinando a porca.,Key takeaway: introduzir o projeto e as partes interessadas e garantir que o cliente entende que a semeadura é um acordo formal.
Define a visão
uma declaração de trabalho deve sempre incluir uma visão ou propósito do projeto. A visão é uma ótima maneira de criar metas e é uma oportunidade para definir expectativas alcançáveis. A visão pode tocar no que é esperado para ser entregue? Qual é o objetivo da entrega final? Quem é o utilizador final e como o querem utilizar? Que problema deve o projeto resolver?,seguindo a partir desta etapa, a missão ou como vamos realizar esta visão será definida.Key takeaway: certifique-se de que a missão está definida e que todos entendem e concordam sobre a natureza do executável. Que problema tem de ser resolvido, para quem?
define os requisitos do projeto
Quais são os principais requisitos fundamentais do projeto? Referindo-se à missão, que problema deve resolver o entregável para o usuário final? E como? Certifiquem-se de que se entendem e façam uma lista de cada requisito., Esta lista é usada mais tarde no processo para configurar as tarefas reais, ou seja, o processo de escopo.Key takeaway: especifique os requisitos do projeto com base na missão definida anteriormente. Listar os requisitos, e guardá-los para escopo.
Define o escopo
Depois de definir a visão e os requisitos do projeto, a próxima prioridade é definir o escopo. O que está no âmbito? O que está fora do âmbito? Estas duas questões são pontos vitais para concordar, definir e configurar para o projeto. Esta é a base para o resto do processo de planejamento., É essencialmente quando os marcos são definidos para o projeto. Não necessariamente em um nível de tarefa ainda, mas o suficiente para alinhar objetivos e expectativas entre a agência e o cliente.
Key takeaway: definir o âmbito de aplicação com base em requisitos de projecto previamente definidos. O que está dentro e o que está fora de alcance? Especifique Marcos e alinhe-se com o cliente.
Defina o prazo final do projecto
definir as datas de início e fim de um projecto pode parecer fácil, mas não se quiser uma data final fiável., As estimativas temporais das tarefas, a capacidade disponível dos papéis necessários e o custo total do projecto são, no entanto, difíceis de estimar, essenciais para acompanhar o progresso.
usando uma plataforma que pode ajudá-lo a fazer essas estimativas pode melhorar muito a confiabilidade e precisão. O Auto-cronograma da previsão coloca as habilidades cumulativas e aprendizagens de centenas de milhares de projetos para estimar as tarefas e prever uma data de entrega., Além disso, não só leva em conta todas as facetas deste projeto, como acomoda todos os projetos em toda a sua empresa, conectando-os com os recursos disponíveis para você.principais resultados: a data de início do projecto e os prazos são fixados com base em estimativas de tempo, recursos e orçamento. Uma plataforma de gestão de negócios pode ajudar neste processo.
alocar recursos-chave
projetos não só precisam de recursos suficientes, eles precisam de recursos suficientes dos recursos certos. Os papéis, as competências das pessoas e a capacidade disponível são muitas vezes ignorados., É importante avaliar Que tipos de recursos são necessários para um determinado projeto para garantir que uma entrega é possível dentro do quadro definido. Da mesma forma, isso ajuda a garantir um alto nível de Utilização.utilizar a sua equipa ao máximo pode ser um factor de motivação para os clientes reservarem a sua empresa para o seu próximo projecto. Se você não tem os recursos certos, você pode não ser capaz de terminar o projeto dentro da declaração de trabalho acordada. Aqui está algo a considerar: que tipos de recursos você precisa para este projeto?, Quantas horas são necessárias por função, e os recursos estão disponíveis?Key takeaway: a gestão adequada da capacidade garante que as pessoas certas estão disponíveis quando necessário. Alocação e agendamento de recursos só podem ser feitos com confiança se você tiver uma visão holística.
Crie o escalonamento
quando tiver definido o âmbito, datas de início e de fim, e acordado sobre os recursos disponíveis, você pode começar a configurar a linha do tempo do projeto. É sempre uma boa ideia discutir Marcos e cronologia com o seu cliente enquanto cria a porca., Você não quer acabar correndo fora do perímetro com o qual você concordou. Com a linha do tempo você saberá quais Marcos devem ser entregues quando e em que ordem.
Key takeaway: a gestão da programação é feita com base no âmbito, datas de início e fim, e na capacidade disponível para o seu projecto.
especifique os Termos de pagamento e datas de vencimento
como qualquer outro acordo envolvendo uma troca de dinheiro ou coisas, você precisa incluir os Termos de como você vai ser compensado pelo trabalho que você está entregando, ou seja, os Termos de pagamento e datas de vencimento.,
Key takeaway: inclui os Termos de pagamento e especifica as datas de vencimento.
incluem requisitos especiais
por último, existem alguns requisitos especiais necessários para serem tidos em conta? Podem tratar-se de medidas de segurança especiais, por exemplo, quem tem acesso ao projecto ou pode aceder a bases de dados de informações secretas sobre comércio, etc.introdução: quaisquer requisitos especiais necessários para o projecto devem ser incluídos na declaração de trabalho.,
Accept & login
O documento pode ser assinado quando todas as anteriores a 9 pontos foram cuidadosamente definido, lida e entendida por ambas as partes. A porca está acordada e assinada.actualmente, a declaração do documento de trabalho funciona tanto como o documento formal como o plano de Acção prático ao iniciar e executar o projecto. Assegura que ambas as partes tenham estabelecido um terreno comum e tenham um entendimento sobre o ciclo de vida completo do projecto.,Key takeaway: certifique-se de que o cliente e a equipe do projeto entendem e concordam com a semeadura e assinam o contrato.
key takeaways
ter uma declaração de trabalho bem definida é o primeiro passo para executar, executar e entregar um projeto bem sucedido. Um projeto que pode ser entregue a tempo, no âmbito e dentro do orçamento. A porca funciona como material de referência durante o projeto. Ele lista o objetivo central do projeto e o trabalho que precisa ser concluído e entregue até o final do projeto. Tudo isto é acordado através da assinatura da porca.,Resumo das principais conclusões O cliente, a agência, quaisquer terceiros interessados. Uma breve introdução ao projeto é geralmente incluída.Define a missão do projecto. Qual é o problema que precisa ser resolvido, e quem são os usuários finais do entregável?
para finalizar, para total transparência e compreensão entre a agência, os membros da equipe e o cliente, todos devem saber o que está acordado na porca. A criação da porca deve ser um esforço colaborativo, uma vez que a porca é um meio de compreensão.para além de saber o que está acordado em ser concluído, a declaração de trabalho também mostra o que não foi acordado. Esta é uma maneira de evitar o potencial escopo creep., Escopo creep é o ato de assumir mais trabalho do que o inicialmente acordado. Por outras palavras, trabalho extra “não remunerado” está a aproximar-se do seu tempo.
Como próximo passo, você provavelmente gostaria de aprender os princípios de utilizar a declaração de trabalho para gerentes de projeto e membros da equipe. Clique na imagem abaixo para ler mais.