Jeśli jesteś w zarządzaniu projektami, nie może być ci obce Oświadczenie o pracy (SOW).

tak bardzo, że pewnie wiesz, że pisząc oświadczenie o pracy, Rzadko jest miejsce na błąd. Ponieważ SOW wyznacza drogę do przyszłej współpracy i jest częścią prawnie wiążącej umowy, nawet drobny błąd lub nieporozumienie może odbić się rykoszetem.

z drugiej strony, nagrywając wszystkie tajniki projektu z wyprzedzeniem, może w końcu uratować cię od świata kłopotów., Dlatego chcesz, aby Twoja deklaracja pracy była wyczerpująca i dobrze dopracowana, zanim ktokolwiek podpisze się na kropkowanej linii. Stworzyliśmy ten przewodnik, aby pomóc ci osiągnąć dokładnie to, więc zacznijmy:

• co to jest deklaracja pracy?
• czym nie jest Oświadczenie o pracy
• kto pisze oświadczenie o pracy
• co robi Oświadczenie o pracy?,
• znaczenie posiadania Oświadczenia o pracy
• przy rozpoczynaniu pisania Oświadczenia o pracy
• kluczowe elementy Oświadczenia o pracy
• Jak napisać dobre Oświadczenie o pracy
• kluczowe wnioski

Co To jest Oświadczenie o pracy?

Oświadczenie o pracy, znane również jako „zakres prac” jest dokumentem umownym, który określa to, co wchodzi w projekt w jak największym stopniu szczegółowo.,

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) defines a statement of work as „a narrative description of products or services to be supplied under contract.”

Digital Project Manager odnosi się do niego jako ” umowa między Klientem a Agencją, wykonawcą lub dostawcą usług, która określa, co jest zawarte w projekcie, a co nie.”

w zarządzaniu projektami SOW zawsze obejmuje umowę między dwiema stronami – firmą projektową i klientem., Ważne jest, aby pamiętać, że oświadczenie o pracy jest zwykle dodatkiem A do warunków umowy i powinno być traktowane poważnie.

szablon do zestawienia prac znajdziesz na stronie projektu. Oto zapowiedź:

co oświadczenie pracy nie jest

termin „oświadczenie pracy” jest czasami błędnie interpretowane, głównie z powodu niezliczonej ilości dokumentów związanych z projektem tam w przestrzeni rozwoju biznesu. Oto kilka przypadków, które należy zapamiętać i odróżnić od innych.

Oświadczenie o pracy a, Karta projektu

te dwa dokumenty są często mylone, ponieważ oba są podpisane w fazie rozpoczęcia projektu. SOW jest jednak tylko częścią procesu opracowywania karty projektu. Ponadto SOW nie upoważnia kierownika projektu do wydawania budżetu projektu i zasobów projektowych, podczas gdy karta projektu tak. W przeciwieństwie do karty projektu, SOW nie inicjuje projektu.

Oświadczenie o pracy a, Umowa

Oświadczenie o pracy nie jest umową samą w sobie, jest integralną częścią umowy, która z kolei obejmuje wszystkie szczegóły współpracy i projektu. Podczas gdy Oświadczenie o pracy może zostać wysłane do Klienta do zatwierdzenia i jest elastyczne do zmiany i negocjowania, umowa jest ostatnim krokiem w procesie negocjacji, który wiąże obie strony razem.

Zestawienie pracy a Zakres Pracy

oba terminy są często używane zamiennie, ale w zależności od kontekstu, istnieje jeszcze niewielka różnica między tymi dwoma., Deklaracja pracy jest dokumentem wysokiego szczebla, który definiuje projekt poprzez przedstawienie jego misji, rezultatów i kryteriów sukcesu. Zakres prac (odnoszący się do zakresu projektu) jest tylko elementem używanym w zestawieniu prac, ilustrującym kamienie milowe i zadania dla zespołu projektowego do osiągnięcia i osiągnięcia celów projektu.

kto pisze oświadczenie o pracy

za każdym razem, gdy firma podejmuje nowy projekt, ktoś ma za zadanie napisać locha. Kto? W zależności od rodzaju projektu-wewnętrznego lub zewnętrznego, można przypisać różne role, aby utworzyć deklarację pracy.,

Jeśli planowany jest projekt wewnętrzny, dokumenty są często przekazywane do biura zarządzania projektami, interesariuszy projektu lub grup użytkowników.

Jeśli świadczysz usługi na zewnątrz, zadanie to może zostać przydzielone kierownikom projektów, sponsorom projektów, a nawet klientom lub niezależnym stronom trzecim.

najczęściej SOW jest pisane, gdy projekty mają być dostarczane dla klientów zewnętrznych, a kierownicy projektów wykonują niezbędne obowiązki administracyjne.

Do czego służy Dokument roboczy?,

celem deklaracji pracy jest służyć jako środek porozumienia między tobą a twoim klientem.

dlatego definiuje projekt, w tym misję, zakres, podstawowe wymagania, dokładny zarys zadań do wykonania, daty rozpoczęcia i zakończenia, potrzebne krytyczne zasoby, kamienie milowe i harmonogram, warunki i co najważniejsze, podpis z obu stron.

Agencja, zespół wykonujący i klient powinni wiedzieć, co dokładnie uzgodniono.,

po co stosować Oświadczenie o pracy

jako zasadniczą część Umowy, może się wydawać, że jedyną korzyścią SOW jest przypieczętowanie umowy. Jednak deklaracja pracy to znacznie więcej! Ułatwia dyskusję, pomaga uzyskać potrzebny przegląd i zrozumieć, co masz do zaoferowania klientowi.

mając czyste Oświadczenie o pracy od samego początku, można również przejść przez proces zatwierdzania szybciej. Kolejna korzyść, dobre Oświadczenie o pracy pomaga złagodzić wiele błędów., I to nawet nie wspominając, że z SOW ty i twój Klient jesteście po tej samej stronie.

tworzenie dobrej deklaracji pracy powinno zawsze leżeć w interesie zarówno firmy świadczącej usługi profesjonalne, jak i klienta. Dla usługodawców pomaga uniknąć ryzyka potencjalnego pełzania zakresu, natomiast dla klienta zapewnia komfort w wiedzy o tym, co zostanie im przekazane na koniec, nie wspominając o cenie ukończenia projektu.

SOW jest również dokumentem umożliwiającym zespołowi podejmowanie codziennych decyzji., Zapobiega to zespołowi wpadaniu w wiele pułapek, gdy projekt jest w trakcie realizacji, takich jak spory o wymagania projektu, „selektywna amnezja” i przeróbki, aby wymienić tylko kilka.

kiedy zacząć pisać Oświadczenie o pracy

Kiedy więc najlepiej zacząć pisać Oświadczenie o pracy? Idealnie, pierwszy pomysł locha należy pielęgnować podczas przygotowywania windy pitch i badanie potrzeb biznesowych klienta. Nadszedł czas, aby sporządzić zarys po rozmowie o odkryciu lub spotkaniu z perspektywą i zwiększyć poziom szczegółów w miarę upływu czasu.,

aby stworzyć pełną deklarację pracy projektu, musisz zadać odpowiednie pytania od początku. Pomyśl o problemie z punktu widzenia klienta. Jak projekt rozwiązuje ich problem? Co jest dla nich warte? Co dostają w zamian za wydawanie pieniędzy? Czy to, co oferujesz, jest wyjątkowe? Zaangażowanie klienta w solidną dyskusję przed napisaniem lochy ma kluczowe znaczenie dla kroczenia ścieżką sukcesu.,

kluczowe elementy lochy

przeglądając setki dokumentów lochy i próbek, stworzyliśmy listę tych kluczowych elementów, które wchodzą w strukturę każdego udanego projektu deklaracji pracy i sprawiają, że jest on kompletny:

• cele projektu. W większości przypadków ta sekcja jest określeniem celu, który odpowiada na zestaw bardzo konkretnych, dużych pytań. Jaki jest cel i misja projektu? Dlaczego w ogóle to zainicjowałeś? W jaki sposób obie strony odniosą korzyści z projektu?
• zakres prac., Jest to wyznaczona sekcja do opisania, jakie prace należy wykonać w projekcie, jak zostaną wykonane i ile czasu zajmie projekt. Ogólne kroki i szczegóły procesu powinny być określone tutaj.
• miejsce & czas wykonania. Większość dokumentów dotyczących pracy wykorzystuje tę sekcję, aby określić, gdzie odbędzie się projekt. Staje się to szczególnie istotne w globalnych Ustawieniach. Na przykład, gdy ty i twój Klient znajdujecie się w różnych krajach i strefach czasowych.
• kamienie milowe., Jeśli projekt jest długi i złożony, często dzieli się go na kamienie milowe – tymczasowe wydarzenia do pomiaru postępu. Określenie czasu trwania i płatnych godzin dla każdego kamienia milowego pomoże przewidzieć datę zakończenia projektu.
• zadania. Zadania to jasno określone działania mające na celu osiągnięcie kamieni milowych i ogólnych kroków nakreślonych w zakresie prac. To tutaj powinieneś być tak opisowy, jak to możliwe, aby nie przegapić żadnych kluczowych kroków.
• rozkład jazdy., Kluczowym elementem SOW, harmonogram jest harmonogram projektu, w tym kamienie milowe, zadania i zasoby w całym cyklu życia projektu. W zależności od rodzaju zaangażowania jesteś w, harmonogram można pozostawić do późniejszego punktu. Na przykład, jeśli umowy o świadczenie usług są wykorzystywane i świadczysz usługi na bieżąco, będzie mniej papierkowej roboty, a w konsekwencji harmonogram może zostać wykluczony.
• Kompletna locha określi ilościowo produkty lub usługi, które muszą być dostarczone po zakończeniu projektu. Zilustruj je i wskaż, co jest należne i kiedy jest należne.,
• testowanie. Testowanie jest istotne na przykład w oświadczeniu o pracy nad oprogramowaniem. Poświęć mu sekcję, czy i w jaki sposób zostaną ocenione rezultaty.
• oczekiwane efekty. To jest twoja i Twojego klienta definicja, jak sukces będzie wyglądać, gdy projekt zostanie dostarczony.
• specjalne warunki i wymagania. Tutaj określisz warunki płatności i inne części projektu, które nie pasują do powyższych kategorii.
• Zamknięcie., To określi, w jaki sposób rezultaty zostaną zaakceptowane, a kto dostarczy, przejrzy i podpisze wyniki. Zajmuje się również ostatecznymi obowiązkami administratora, upewniając się, że wszystko jest podpisane, zamknięte i zarchiwizowane.

Jak napisać dobre Oświadczenie o pracy

bez wątpienia napisanie dobrego Oświadczenia o pracy wymaga przeszkolenia. Często wiąże się to z wyzwaniem: 1) nie wiedząc, jak dokładnie zaplanować projekt, 2) od czego zacząć i 3) Jak zwizualizować swój plan i rezultaty., Są to kroki, które można podjąć, aby utworzyć proste, ale dobrze zdefiniowane oświadczenie pracy.

Przedstaw projekt

deklarację pracy zawsze rozpoczynasz od wprowadzenia. W tej sekcji przedstawiono każdego z kluczowych interesariuszy w projekcie, tj. klienta, agencji i zainteresowanych stron trzecich, jeśli takie istnieją. Wprowadzenie zawiera również krótkie określenie projektu i prac, które należy wykonać. Ponadto, ponieważ jest to wiążące porozumienie, obie strony powinny wiedzieć, na co się zgadzają, podpisując lochę.,

Najważniejsze: przedstawić projekt i interesariuszy oraz upewnić się, że klient rozumie, że locha jest formalną umową.

Zdefiniuj wizję

deklaracja pracy powinna zawsze zawierać wizję lub cel projektu. Wizja jest świetnym sposobem na kreowanie celów i jest okazją do ustalenia osiągalnych oczekiwań. Wizja może dotyczyć tego, co ma być dostarczone? Jaki jest cel ostatecznego dostarczenia? Kto jest użytkownikiem końcowym i jak chce z niego korzystać? Jaki problem powinien rozwiązać projekt?,

idąc dalej od tego kroku, zostanie określona misja lub sposób realizacji tej wizji.

najważniejsze: upewnij się, że misja jest ustawiona i że wszyscy rozumieją i zgadzają się co do charakteru dostarczanego. Który problem należy rozwiązać, dla kogo?

Określ wymagania projektu

Jakie są główne podstawowe wymagania projektu? Wracając do misji, jaki problem powinien rozwiązać użytkownik końcowy? I jak? Upewnij się, że się rozumieją, i zrobić listę każdego wymogu., Lista ta jest używana później w procesie konfiguracji rzeczywistych zadań, tj.

Key takeaway: Określ wymagania projektu na podstawie wcześniej zdefiniowanej misji. Wymień wymagania i zapisz je do przeszukiwania.

Zdefiniuj zakres

Po zdefiniowaniu wizji i wymagań projektowych następnym priorytetem jest zdefiniowanie zakresu. Co znajduje się w zakresie? Co jest poza zakresem? Te dwa pytania są istotnymi punktami do uzgodnienia, zdefiniowania i konfiguracji dla projektu. To jest podstawa dla reszty procesu planowania., To jest zasadniczo, gdy kamienie milowe są określone dla projektu. Niekoniecznie na poziomie zadaniowym, ale wystarczająco, aby dostosować cele i oczekiwania między Agencją a klientem.

Key takeaway: Ustaw zakres na podstawie wcześniej zdefiniowanych wymagań projektu. Co wchodzi, a co nie wchodzi w zakres? Określ kamienie milowe i dostosuj do klienta.

Ustaw termin realizacji projektu

Ustawienie Daty rozpoczęcia i zakończenia projektu może wydawać się łatwe, ale nie, jeśli chcesz wiarygodną datę zakończenia., Szacowanie czasu zadań, dostępnych zdolności potrzebnych ról i całkowity koszt projektu są trudne do oszacowania, jednak niezbędne do śledzenia postępów.

Korzystanie z platformy, która może pomóc w wykonaniu tych szacunków, może znacznie poprawić niezawodność i dokładność. Automatyczny harmonogram Forecast wykorzystuje skumulowane umiejętności i wiedzę z setek tysięcy projektów, aby oszacować zadania i przewidzieć termin realizacji., Ponadto, nie tylko bierze pod uwagę wszystkie aspekty tego projektu, ale uwzględnia wszystkie projekty w całej firmie, łącząc je z dostępnymi zasobami.

najważniejsze informacje: Data i terminy rozpoczęcia projektu są ustalane na podstawie czasu, zasobów i szacunków budżetu. Platforma zarządzania firmą może pomóc w tym procesie.

przydzielaj kluczowe zasoby

projekty nie potrzebują tylko wystarczającej ilości zasobów, potrzebują wystarczającej ilości odpowiednich zasobów. Role, umiejętności ludzi i dostępne możliwości są często pomijane., Ważne jest, aby ocenić, jakie rodzaje zasobów są potrzebne dla danego projektu, aby zapewnić, że realizacja jest możliwa w ustalonych ramach. Podobnie, pomaga to zapewnić wysoki poziom wykorzystania.

wykorzystanie zespołu w pełni może być czynnikiem napędowym dla klientów, aby zarezerwować firmę do następnego projektu. Jeśli nie masz odpowiednich zasobów, możesz nie być w stanie ukończyć projektu w uzgodnionym zestawieniu prac. Oto co należy wziąć pod uwagę: jakie rodzaje zasobów są potrzebne do tego projektu?, Ile godzin wymaga rola i czy zasoby są dostępne?

Najważniejsze: właściwe zarządzanie wydajnością zapewnia dostępność odpowiednich osób w razie potrzeby. Alokacja i planowanie zasobów można dokonywać z pewnością tylko wtedy, gdy masz całościowy przegląd.

Utwórz harmonogram

Po zdefiniowaniu zakresu, dat rozpoczęcia i zakończenia oraz uzgodnieniu dostępnych zasobów możesz rozpocząć konfigurowanie osi czasu projektu. Zawsze dobrym pomysłem jest omówienie kamieni milowych i osi czasu z klientem podczas tworzenia lochy., Nie chcesz skończyć wybiegając poza granice, na które się zgodziłeś. Dzięki osi czasu będziesz wiedział, jakie kamienie milowe powinny zostać dostarczone, kiedy i w jakiej kolejności.

Key takeaway: zarządzanie harmonogramem odbywa się w oparciu o zakres, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz możliwości dostępne dla Twojego projektu.

określ warunki płatności i terminy płatności

podobnie jak w przypadku każdej innej umowy obejmującej wymianę pieniędzy lub rzeczy, musisz podać warunki, w jaki sposób otrzymasz wynagrodzenie za wykonaną pracę, tj. warunki płatności i terminy płatności.,

Najważniejsze: Dołącz warunki płatności i określ terminy płatności.

Dołącz specjalne wymagania

wreszcie, czy są jakieś specjalne wymagania, które należy wziąć pod uwagę? Mogą to być specjalne środki bezpieczeństwa, na przykład, kto ma dostęp do projektu lub kto może uzyskać dostęp do baz danych informacji o tajemnicy przedsiębiorstwa itp.

kluczowe: wszelkie specjalne wymagania potrzebne do realizacji projektu powinny być zawarte w deklaracji pracy.,

Accept& sign

dokument można podpisać, gdy wszystkie poprzednie 9 punktów zostały dokładnie zdefiniowane, przeczytane i zrozumiane przez obie strony. Locha jest uzgodniona i podpisana.

obecnie dokument statement of work działa zarówno jako dokument formalny, jak i praktyczny plan działania podczas inicjowania i wdrażania projektu. Zapewnia ona, że obie strony ustaliły wspólną płaszczyznę i mają zrozumienie pełnego cyklu życia projektu.,

Najważniejsze: upewnić się, że zarówno klient, jak i zespół projektowy rozumie i zgadza się z lochą oraz podpiszą umowę.

kluczowe informacje

posiadanie dobrze zdefiniowanej deklaracji pracy jest pierwszym krokiem do uruchomienia, wykonania i dostarczenia udanego projektu. Projekt, który może być dostarczony na czas, w zakresie i w ramach budżetu. Locha pracuje jako materiał odniesienia podczas projektu. Wymienia główny cel projektu i prace, które należy ukończyć i dostarczyć do końca projektu. Wszystko jest uzgodnione poprzez podpisanie lochy.,

podsumowanie kluczowych ustaleń

1. wprowadzenie kluczowych interesariuszy i projektu. Klient, Agencja, wszelkie osoby trzecie. Zazwyczaj zawiera się krótkie wprowadzenie do projektu.
2. Określ misję projektu. Jaki jest problem, który należy rozwiązać i kim są użytkownicy końcowi dostarczanego produktu?
3. Ustaw wymagania projektu. Na podstawie misji określono wymagania projektu.
4. określ zakres. Co jest w zakresie, a co poza zakresem projektu?,
5. Zainicjuj projekt i ustal termin realizacji, zwracając uwagę na całkowitą pojemność, pojemność dla każdej potrzebnej roli i harmonogram. Korzystanie z platformy zarządzania firmą może być bardzo pomocne.
6. Przydziel kluczowe zasoby z uwzględnieniem limitów przepustowości, dostępności i harmonogramu.
7. zarządzaj harmonogramem z zakresem, datami rozpoczęcia i zakończenia oraz możliwościami dostępnymi dla Twojego projektu.
8. określ warunki płatności i terminy płatności, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.,
9. Ustaw specjalne wymagania, jeśli cokolwiek jest potrzebne poza tym, co jest wcześniej zdefiniowane w lochu.
10. Zaakceptuj i podpisz Oświadczenie o pracy i rozpocznij pracę.

aby to zakończyć, dla pełnej przejrzystości i zrozumienia między Agencją, członkami zespołu i klientem, każdy powinien wiedzieć, co jest uzgodnione w lochu. Stworzenie lochy powinno być wspólnym wysiłkiem, ponieważ locha jest środkiem zrozumienia.

poza wiedzą, co jest uzgodnione do wykonania, oświadczenie pracy pokazuje również, co nie zostało uzgodnione. Jest to sposób na uniknięcie potencjalnego pełzania., Scope creep jest aktem podjęcia większej pracy niż pierwotnie uzgodniono. Innymi słowy, dodatkowa „bezpłatna” praca to podkradanie się do twojego czasu.

w następnym kroku prawdopodobnie chciałbyś poznać zasady korzystania z deklaracji pracy dla kierowników projektów i członków zespołu. Kliknij na obrazek poniżej, aby przeczytać więcej.