te maken als u in projectmanagement zit, moet u geen vreemde zijn voor de Statement of Work (SOW).

zozeer zelfs dat u waarschijnlijk weet dat er bij het schrijven van een werkstatement zelden ruimte is voor fouten. Omdat SOW de weg effent voor toekomstige samenwerking en deel uitmaakt van een juridisch bindende overeenkomst, kan zelfs een klein foutje of misverstand afketsen.

aan de andere kant, als je van tevoren alle ins en outs van het project opneemt, kan het je uiteindelijk een wereld van problemen besparen., Daarom wil je dat je werkverklaring uitgebreid en goed gepolijst is voordat iemand op de stippellijn tekent. We hebben deze gids gemaakt om u te helpen precies dat te bereiken, dus laten we beginnen:

• Wat Is een Statement of Work?
• Wat Is een Werkafbeelding niet
• Wie schrijft een Werkafbeelding
• Wat doet een Werkafbeelding?,
• Het Belang van het hebben van een Werkstatement
• bij het schrijven van een Werkstatement
• de belangrijkste elementen van een Werkstatement
• Hoe schrijf je een goed Werkstatement
• Key takeaways

Wat Is een Werkstatement?

een werkoverzicht, ook bekend als” omvang van het werk ” is een contractueel document dat zo gedetailleerd mogelijk beschrijft wat er in het project gaat.,

a Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definieert een werkoverzicht als “een verhalende beschrijving van producten of diensten die onder contract moeten worden geleverd.”

De Digital Project Manager verwijst naar het als ” een overeenkomst tussen een klant en een agentschap, contractant, of dienstverlener die bepaalt wat er binnen een project, en wat niet.”

in projectmanagement dekt SOW altijd de deal tussen twee partijen – een projectgebaseerd bedrijf en de klant., Het is belangrijk op te merken dat een verklaring van het werk is meestal een bijlage A aan de voorwaarden van het contract en moet serieus worden genomen.

u vindt een sjabloon voor het werkstatement in Forecast op de Scoping-pagina van het project. Hier is een voorproefje:

wat een Statement of Work is niet

De term ‘statement of work’ wordt soms verkeerd geïnterpreteerd, grotendeels vanwege een groot aantal projectgerelateerde documenten die er zijn in de bedrijfsontwikkelingsruimte. Hier zijn een paar gevallen om te onthouden en te onderscheiden van andere.

overzicht van de werkzaamheden vs., Projectcharter

deze twee documenten worden vaak verward omdat beide tijdens de aftrapfase van het project zijn ondertekend. SOW is echter slechts een onderdeel van het ontwikkelingsproces van het project charter. Bovendien geeft SOW geen toestemming aan een projectmanager om een projectbudget en projectmiddelen uit te geven, terwijl projectcharter dat wel doet. In tegenstelling tot een projectcharter start SOW het project niet.

overzicht van de werkzaamheden vs., Contract

De werkverklaring is geen contract op zich, het is een integraal onderdeel van het contract dat op zijn beurt alle details van de samenwerking en het project omvat. Terwijl een werkverklaring ter goedkeuring aan de klant kan worden toegezonden en flexibel is om te veranderen en bespreekbaar is, is een contract de laatste stap in het onderhandelingsproces dat beide partijen aan elkaar bindt.

Statement of Work vs. Scope of Work

beide termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar afhankelijk van de context is er nog een klein verschil tussen de twee., De statement of work is een document op hoog niveau dat een project definieert door zijn missie, deliverables en succescriteria te presenteren. Een werkgebied (verwijzend naar projectgebied) is slechts een element dat wordt gebruikt in de werkverklaring, die mijlpalen en taken illustreert voor een projectteam om projectdoelstellingen te bereiken en te voldoen.

wie een Werkstatement schrijft

wanneer een bedrijf een nieuw project opneemt, wordt iemand belast met het schrijven van een zeug. Wie? Afhankelijk van het soort project – intern of extern, kunnen verschillende rollen worden toegewezen om een werkverklaring te maken.,

als een intern project wordt gepland, wordt het papierwerk vaak overhandigd aan het projectmanagementkantoor, projectstakeholders of gebruikersgroepen.

als u diensten extern levert, kan deze taak worden toegewezen aan projectmanagers, projectsponsors, en zelfs klanten of onafhankelijke derden.

meestal wordt SOW geschreven wanneer projecten moeten worden geleverd voor externe klanten met projectmanagers die de nodige administratieve taken uitvoeren.

Wat doet een verklaring van het werkdocument?,

Het doel van de werkverklaring is te dienen als een middel tot begrip tussen u en uw cliënt.

daarom definieert het project, met inbegrip van de missie, de reikwijdte, basisvereisten, een grondig overzicht van de taken die moeten worden uitgevoerd, start-en einddatum, kritische middelen die nodig zijn, mijlpalen en tijdlijn, termen, en vooral, een handtekening van beide partijen.

het Agentschap, het uitvoerende team en de cliënt moeten allemaal weten wat er precies is afgesproken.,

Waarom gebruik maken van een Werkstatement

als een fundamenteel onderdeel van het contract, kan het lijken dat het enige voordeel van SOW is om de overeenkomst te verzegelen. Echter, de verklaring van het werk is veel meer dan dat! Het vergemakkelijkt de discussie, helpt u het benodigde overzicht te krijgen en te begrijpen wat u te bieden hebt aan de klant.

met een clean statement van het werk vanaf het begin, kunt u ook sneller door het goedkeuringsproces komen. Nog een ander voordeel, een goede statement of work helpt om veel fouten te verminderen., En dat is zonder zelfs maar te vermelden dat met SOW u en uw cliënt op dezelfde pagina zitten.

Het creëren van een goede werkverklaring moet altijd in het belang zijn van zowel de professionele dienstverlener als de klant. Voor dienstverleners, het helpt om het risico van potentiële scope kruipen te voorkomen, terwijl voor de klant, het biedt comfort in het weten wat er gaat worden overhandigd aan hen op het einde, niet te vergeten de prijs van de voltooiing van het project te noemen.

SOW is ook een go-to document voor het team om dagelijkse beslissingen te nemen., Het voorkomt dat het team in veel valkuilen komt wanneer het project wordt uitgevoerd, zoals geschillen over projectvereisten, “selectief geheugenverlies” en rework, om er maar een paar te noemen.

wanneer u begint met het schrijven van een Werkstatement

dus wanneer is het beste moment om een werkstatement te maken? Idealiter, het eerste idee van zeug moet worden gevoed bij de voorbereiding van de lift pitch en het verkennen van de zakelijke behoeften van uw klant. Het is tijd om een overzicht op te stellen nadat u de discovery call of ontmoeting met de prospect had en het niveau van de details te verhogen als je gaat.,

om een volledige projectverklaring van werk aan te maken, moet u vanaf het begin de juiste vragen stellen. Denk na over het probleem vanuit het oogpunt van de klant. Hoe pakt het project hun probleem aan? Wat is het ze waard? Wat krijgen ze in ruil voor het uitgeven van hun geld? Is wat je aanbiedt uniek? Het betrekken van de klant in een robuuste discussie voordat het schrijven van een zeug is van cruciaal belang om de weg naar succes te betreden.,

de belangrijkste elementen van een zeug

door honderden ZEUGDOCUMENTEN en monsters te bekijken, hebben we een lijst gemaakt van deze belangrijke elementen die in de structuur van elke succesvolle projectverklaring van werk gaan en het voltooien:

• projectdoelstellingen. Meestal is deze sectie een doelverklaring die een reeks zeer specifieke, grote vragen beantwoordt. Wat is het doel en de missie van het project? Waarom heb je het in de eerste plaats geïnitieerd? Hoe zullen beide partijen profiteren van het project?
• werkterrein., Dit is een aangewezen sectie voor het vastleggen van wat werk moet worden voltooid in het project, hoe het zal worden uitgevoerd, en hoeveel tijd het project zal duren. Algemene stappen en procesdetails moeten hier allemaal worden gespecificeerd.
• plaats & tijdstip van uitvoering. De meeste statement of work documenten gebruiken deze sectie om te bepalen waar het project zal plaatsvinden. Het wordt vooral relevant in globale omgevingen. Bijvoorbeeld wanneer u en uw klant zich in verschillende landen en tijdzones bevinden.
• mijlpalen., Als het project lang en complex is, wordt het vaak opgesplitst in mijlpalen – tussentijdse gebeurtenissen voor het meten van de vooruitgang. Het opgeven van de duur en factureerbare uren voor elke mijlpaal zal u helpen de einddatum van het project te voorspellen.
• taken. Taken zijn duidelijke activiteiten om mijlpalen en algemene stappen te bereiken die in de reikwijdte van het werk worden geschetst. Dit is waar je zo beschrijvend mogelijk moet zijn om geen cruciale stappen te missen.
• schema., Een belangrijk element in de SOW, een schema is een project tijdlijn met mijlpalen, taken en middelen gedurende de gehele levenscyclus van het project. Afhankelijk van de aard van de betrokkenheid die u bent in, het schema kan worden overgelaten tot een later punt. Bijvoorbeeld, als retainer overeenkomsten worden gebruikt en je levert diensten op een doorlopende basis, zal er minder papierwerk en, bijgevolg, het schema kan worden uitgesloten.
• te leveren goederen. Een complete zeug zal producten of diensten kwantificeren die moeten worden geleverd na de voltooiing van een project. Illustreer ze en geef aan wat er moet gebeuren en wanneer.,
• testen. Testen is bijvoorbeeld relevant in een software development statement of work. Wijdt er een sectie aan of en hoe de deliverables zullen worden geëvalueerd.
• verwachte resultaten. Dit is de definitie van jou en je cliënt van hoe succes eruit zal zien als het project wordt geleverd.
• Bijzondere Voorwaarden en vereisten. Hier geeft u de betalingsvoorwaarden en andere delen van het project op die niet in de bovenstaande categorieën passen.
• afsluiting., Dit zal bepalen hoe de deliverables zullen worden geaccepteerd, en wie de deliverables zal leveren, beoordelen en ondertekenen. Ook, het gaat over de laatste admin taken, ervoor te zorgen dat alles is ondertekend en gesloten en gearchiveerd.

hoe een goede Werkverklaring te schrijven

zonder twijfel vereist het schrijven van een goede werkverklaring een opleiding. Het komt vaak met de uitdaging van 1) niet weten hoe nauwkeurig plannen van een project, 2) Waar te beginnen, en 3) hoe je je plan en deliverables visualiseren., Dit zijn de stappen die u kunt nemen om een eenvoudige, maar goed gedefinieerde werkverklaring te maken.

introduceer het project

u begint altijd met een introductie. Deze sectie introduceert elke belangrijke stakeholder in het project, dat wil zeggen, de klant, het Agentschap, en derden belanghebbenden, indien van toepassing. De introductie is ook waar je kort het project en het werk dat moet worden voltooid definieert. Bovendien, aangezien dit een bindende overeenkomst is, moeten beide partijen weten waar ze mee instemmen door de zeug te ondertekenen.,

Key takeaway: introduceer het project en de stakeholders en zorg ervoor dat de klant begrijpt dat de SOW een formele overeenkomst is.

Definieer de visie

een werkoverzicht moet altijd een visie of doel van het project bevatten. De visie is een geweldige manier om doelen te creëren en is een kans om haalbare verwachtingen te stellen. De visie kan raken aan wat er verwacht wordt te worden geleverd? Wat is het doel van het uiteindelijke resultaat? Wie is de eindgebruiker en hoe willen ze die gebruiken? Welk probleem moet het project oplossen?,

Na deze stap wordt de missie of hoe we deze visie gaan realiseren gedefinieerd.

Key takeaway: zorg ervoor dat de missie is ingesteld en dat iedereen begrijpt en het eens is over de aard van het te leveren product. Welk probleem moet worden opgelost, voor wie?

Stel de projectvereisten in

Wat zijn de belangrijkste basisvereisten van het project? Terugkomend op de missie, welk probleem moet het leverbare oplossen voor de eindgebruiker? En, hoe? Zorg ervoor dat je elkaar begrijpt, en maak een lijst van elke eis., Deze lijst wordt later in het proces gebruikt om de eigenlijke taken in te stellen, d.w.z. het scoping-proces.

Key takeaway: specificeer de projectvereisten op basis van de eerder gedefinieerde missie. Een lijst van de eisen, en bewaar ze voor scoping.

Definieer de scope

na het definiëren van de visie-en projectvereisten, is de volgende prioriteit het definiëren van de scope. Wat valt er binnen het toepassingsgebied? Wat valt er buiten de scope? Deze twee vragen zijn essentiële punten om het eens te worden over, te definiëren, en setup voor het project. Dit is de basis voor de rest van het planningsproces., Het is in wezen wanneer de mijlpalen worden bepaald voor het project. Nog niet per se op taakniveau, maar genoeg om doelen en verwachtingen tussen het bureau en de klant op één lijn te brengen.

Key takeaway: stel de scope in op basis van eerder gedefinieerde projectvereisten. Wat zit erin en wat is buiten bereik? Geef mijlpalen op en lijn af met de client.

stel de deadline van het project in

het instellen van start-en einddatum van een project kan eenvoudig lijken, maar niet als u een betrouwbare einddatum wilt., Tijdschattingen van taken, beschikbare capaciteit van de benodigde rollen, en de totale kosten van het project zijn echter moeilijk in te schatten, essentieel om de voortgang te volgen.

het gebruik van een platform dat u kan helpen bij het uitvoeren van deze schattingen kan de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren. De automatische planning van Forecast zet de cumulatieve vaardigheden en lessen van honderdduizenden projecten om taken te schatten en een leverdatum te voorspellen., Daarnaast houdt het niet alleen rekening met alle facetten van dit project, maar biedt het ruimte aan alle projecten binnen uw bedrijf, terwijl ze worden verbonden met de middelen die voor u beschikbaar zijn.

Key afhaalmaaltijden: de datum en de termijnen voor de aanvang van het Project worden vastgesteld op basis van tijd, middelen en begrotingsramingen. Een business management platform kan helpen bij dit proces.

Allocate key resources

projecten hebben niet alleen genoeg resources nodig, ze hebben genoeg van de juiste resources nodig. Rollen, vaardigheden van mensen en de beschikbare capaciteit worden vaak over het hoofd gezien., Het is belangrijk om te beoordelen welke soorten middelen nodig zijn voor een bepaald project om ervoor te zorgen dat een levering mogelijk is binnen het vastgestelde kader. Ook helpt dit om een hoog gebruiksniveau te garanderen.

het optimaal benutten van uw team kan een drijvende factor zijn voor klanten om uw bedrijf te boeken voor hun volgende project. Als u niet over de juiste middelen beschikt, kunt u het project mogelijk niet voltooien binnen de overeengekomen werkverklaring. Hier is iets om te overwegen: welke soorten middelen heb je nodig voor dit project?, Hoeveel uren zijn vereist per rol, en zijn de middelen beschikbaar?

Key takeaway: een goed capaciteitsbeheer zorgt ervoor dat de juiste mensen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Toewijzing en planning van middelen kunnen alleen met vertrouwen worden gemaakt als u een holistisch overzicht hebt.

maak het schema

wanneer u de scope, begin-en einddata hebt gedefinieerd en overeenstemming hebt bereikt over de beschikbare bronnen, kunt u beginnen met het instellen van de tijdlijn van het project. Het is altijd een goed idee om mijlpalen en tijdlijn te bespreken met uw klant terwijl u de zeug maakt., Je wilt niet buiten de grenzen lopen waar je mee instemde. Met de tijdlijn weet u welke mijlpalen moeten worden geleverd wanneer en in welke volgorde.

Key takeaway: het beheer van het schema wordt gedaan op basis van de scope, begin-en einddatum, en de capaciteit die beschikbaar is voor uw project.

specificeer de betalingsvoorwaarden en vervaldata

net als elke andere overeenkomst waarbij geld of dingen worden uitgewisseld, moet u ook de voorwaarden vermelden van hoe u wordt gecompenseerd voor het werk dat u levert, d.w.z. de betalingsvoorwaarden en vervaldata.,

Key afhaalmaaltijden: vermeld de betalingsvoorwaarden en geef vervaldata op.

omvatten speciale vereisten

ten slotte, zijn er speciale vereisten waarmee rekening moet worden gehouden? Dit kunnen speciale veiligheidsmaatregelen zijn, bijvoorbeeld wie toegang heeft tot het project of wie toegang heeft tot databases met bedrijfsgeheimen, enz.

Key takeaway: alle speciale vereisten die nodig zijn voor het project moeten worden opgenomen in de werkoverzicht.,

Accept & sign

het document kan worden ondertekend wanneer alle vorige 9 punten grondig zijn gedefinieerd, gelezen en begrepen door beide partijen. De zeug is overeengekomen en ondertekend.

nu werkt de statement of work document als zowel het formele document als het praktische actieplan bij het initiëren en uitvoeren van het project. Het zorgt ervoor dat beide partijen een gemeenschappelijke basis hebben gelegd en inzicht hebben in de volledige levenscyclus van het project.,

Key takeaway: zorg ervoor dat zowel de cliënt als het projectteam de SOW begrijpt en ermee akkoord gaat en teken het contract.

Key takeaways

het hebben van een welomschreven werkstatement is de eerste opstap naar het uitvoeren, uitvoeren en leveren van een succesvol project. Een project dat op tijd, in omvang en binnen het budget geleverd kan worden. De zeug werkt als referentiemateriaal tijdens het project. Het geeft een overzicht van het centrale doel van het project en het werk dat moet worden voltooid en geleverd tegen het einde van het project. Dit is allemaal afgesproken door het ondertekenen van de zeug.,

samenvatting van de belangrijkste bevindingen

1. introduceer de belangrijkste belanghebbenden en het project. De cliënt, het Agentschap, alle belanghebbenden van derden. Een korte inleiding tot het project is meestal opgenomen.
2. Definieer de opdracht van het project. Wat is het probleem dat moet worden opgelost, en wie zijn de eindgebruikers van het deliverable?
3. Stel de projectvereisten in. Op basis van de missie worden de projectvereisten gedefinieerd.
4. Definieer de scope. Wat is in-scope en wat is buiten scope voor het project?,
5. start het project en stel een deadline voor deliverables met aandacht voor uw totale capaciteit, capaciteit voor elke rol die nodig is, en het schema. Het gebruik van een business management platform kan van grote hulp zijn.
6. wijs belangrijke middelen toe met aandacht voor capaciteitslimieten, beschikbaarheid en het tijdschema.
7. beheer de roadmap met de scope, start-en einddatum en de beschikbare capaciteit voor uw project.
8. definieer betalingsvoorwaarden en vervaldata om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.,
9. stel speciale eisen als er iets anders nodig is dan wat eerder is gedefinieerd in de zeug.
10. accepteer en onderteken de werkverklaring en begin met werken.om het af te ronden, voor volledige transparantie en begrip tussen agentschap, teamleden en de klant, moet iedereen weten wat er in de zeug is overeengekomen. Het opzetten van de zeug moet een gezamenlijke inspanning zijn, omdat de zeug een middel van begrip is.

    behalve dat men weet wat overeengekomen is om te worden voltooid, geeft de werkoverzicht ook aan wat niet overeengekomen was. Dit is een manier om mogelijke scope kruipen te voorkomen., Scope creep is de daad van het nemen van meer werk dan wat aanvankelijk was overeengekomen. Met andere woorden, extra ‘onbetaald’ werk is je tijd besluipen.

    als volgende stap wilt u waarschijnlijk de principes leren van het gebruik van de werkstatement voor projectmanagers en teamleden. Klik op onderstaande afbeelding om meer te lezen.