Se sei nella gestione del progetto, non devi essere estraneo alla Dichiarazione di lavoro (SOW).

Tanto che probabilmente sai che quando scrivi una dichiarazione di lavoro, raramente c’è spazio per errori. Poiché SOW pone le basi per la futura cooperazione e fa parte di un accordo legalmente vincolante, anche un piccolo errore o malinteso può rimbalzare.

Sul lato positivo, registrando tutti i dettagli del progetto in anticipo, alla fine può salvarti da un mondo di guai., Ecco perché vuoi che la tua dichiarazione di lavoro sia completa e ben lucidata prima che qualcuno segni sulla linea tratteggiata. Abbiamo realizzato questa guida per aiutarti a raggiungere esattamente questo, quindi iniziamo:

• Che cos’è una dichiarazione di lavoro?
• Cosa NON è una dichiarazione di lavoro
• Chi scrive una dichiarazione di lavoro
• Cosa fa una dichiarazione di lavoro?,
• L’Importanza di Avere una Dichiarazione di Lavoro
• Quando si Inizia a Scrivere una Dichiarazione di Lavoro
• Gli Elementi Chiave di una Dichiarazione di Lavoro
• Come Scrivere una Buona Dichiarazione di Lavoro
• takeaway Chiave

che Cosa È una Dichiarazione di Lavoro?

Una dichiarazione di lavoro, nota anche come “ambito di lavoro” è un documento contrattuale che delinea ciò che entra nel progetto nel modo più dettagliato possibile.,

Una guida al Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definisce una dichiarazione di lavoro come “una descrizione narrativa di prodotti o servizi da fornire sotto contratto.”

Il Project Manager digitale si riferisce ad esso come ” un accordo tra un cliente e un’agenzia, un appaltatore o un fornitore di servizi che definisce cosa è incluso all’interno di un progetto e cosa no.”

Nella gestione del progetto, SOW copre sempre l’accordo tra due parti: una società basata sul progetto e il cliente., È importante notare che una dichiarazione di lavoro è di solito un’appendice A ai termini e alle condizioni del contratto e dovrebbe essere presa sul serio.

Troverete un modello per la dichiarazione di lavoro in Previsione sulla pagina Scoping del progetto. Ecco uno sneak peek:

Ciò che una dichiarazione di lavoro NON è

Il termine ‘dichiarazione di lavoro’ a volte è male interpretato, in gran parte a causa di una miriade di documenti relativi al progetto là fuori nello spazio di sviluppo del business. Ecco alcuni casi da ricordare e differenziarlo dagli altri.

Dichiarazione di lavoro vs., Carta del progetto

Questi due documenti sono spesso confusi perché entrambi sono firmati durante la fase di avvio del progetto. SOW, tuttavia, è solo una parte del processo di sviluppo della carta del progetto. Inoltre, SOW non autorizza un project manager a spendere un budget di progetto e risorse di progetto, mentre project charter lo fa. A differenza di una carta del progetto, SOW non avvia il progetto.

Dichiarazione di lavoro vs., Contratto

La dichiarazione di lavoro non è un contratto di per sé, è parte integrante del contratto che, a sua volta, copre tutti i dettagli nitty-grintosi della cooperazione e del progetto. Mentre una dichiarazione di lavoro può essere inviata al cliente per l’approvazione ed è flessibile per cambiare e negoziabile, un contratto è il passo finale nel processo di negoziazione che lega entrambe le parti insieme.

Statement of Work vs. Scope of Work

Entrambi i termini sono spesso usati in modo intercambiabile, ma a seconda del contesto, c’è ancora una leggera differenza tra i due., La dichiarazione di lavoro è un documento di alto livello che definisce un progetto presentando la sua missione, i risultati finali e i criteri di successo. Un ambito di lavoro (che si riferisce all’ambito del progetto) è solo un elemento utilizzato nella dichiarazione di lavoro, che illustra le pietre miliari e le attività per un team di progetto per realizzare e soddisfare gli obiettivi del progetto.

Chi scrive una dichiarazione di lavoro

Ogni volta che un’azienda intraprende un nuovo progetto, qualcuno ha il compito di scrivere una SCROFA. Chi? A seconda del tipo di progetto, interno o esterno, è possibile assegnare ruoli diversi per creare una dichiarazione di lavoro.,

Se è pianificato un progetto interno, i documenti vengono spesso consegnati all’ufficio di gestione del progetto, alle parti interessate del progetto o ai gruppi di utenti.

Se stai fornendo servizi esternamente, questa attività può essere assegnata a project manager, project sponsor e persino clienti o terze parti indipendenti.

La maggior parte delle volte, SOW viene scritto quando i progetti devono essere consegnati a clienti esterni con project manager che svolgono i compiti amministrativi necessari.

Cosa fa un documento di lavoro?,

Lo scopo della dichiarazione di lavoro è quello di servire come mezzo di comprensione tra te e il tuo cliente.

Pertanto, definisce il progetto, tra cui la missione, l’ambito, i requisiti di base, uno schema completo delle attività da completare, date di inizio e fine, risorse critiche necessarie, pietre miliari e timeline, termini e, soprattutto, una firma da entrambe le parti.

L’agenzia, il team di esecuzione e il cliente dovrebbero tutti sapere cosa è esattamente concordato.,

Perché utilizzare una dichiarazione di lavoro

Come parte fondamentale del contratto, può sembrare che l’unico vantaggio di SOW sia quello di sigillare l’accordo. Tuttavia, la dichiarazione di lavoro è molto più di questo! Facilita la discussione, aiutandoti a ottenere la panoramica necessaria e capire cosa hai da offrire al cliente.

Avendo una dichiarazione pulita di lavoro fin dall’inizio, è anche possibile ottenere attraverso il processo di approvazione più veloce. Ancora un altro vantaggio, una buona dichiarazione di lavoro aiuta a mitigare molti errori., E questo senza nemmeno menzionare che con SOW tu e il tuo cliente siete sulla stessa pagina.

Creare una buona dichiarazione di lavoro dovrebbe sempre essere nell’interesse sia del business dei servizi professionali che del cliente. Per i fornitori di servizi, aiuta ad evitare il rischio di potenziale portata creep, mentre per il cliente, fornisce conforto nel sapere che cosa sta per essere consegnato a loro alla fine, per non parlare del prezzo di completare il progetto.

SOW è anche un documento go-to per il team di prendere decisioni quotidiane., Impedisce al team di entrare in molte trappole quando il progetto è in esecuzione, come dispute sui requisiti del progetto, “amnesia selettiva” e rielaborazione, per citarne alcuni.

Quando iniziare a scrivere una dichiarazione di lavoro

Quindi, quando è il momento migliore per iniziare a fare una dichiarazione di lavoro? Idealmente, la prima idea di SCROFA dovrebbe essere nutrita quando si prepara l’elevator pitch e si esplorano le esigenze aziendali del cliente. E ‘ il momento di redigere un contorno dopo aver avuto la chiamata scoperta o incontro con la prospettiva e aumentare il livello di dettagli, come si va.,

Per creare una dichiarazione completa del progetto di lavoro, è necessario porre le domande giuste fin dall’inizio. Pensa al problema dal punto di vista del cliente. In che modo il progetto affronta il loro problema? Quanto vale per loro? Cosa ottengono in cambio di spendere i loro soldi? Quello che stai offrendo è unico? Coinvolgere il cliente in una discussione solida prima di scrivere una SCROFA è fondamentale per percorrere la strada per il successo.,

Gli elementi chiave di una SCROFA

Guardando attraverso centinaia di documenti e campioni di SCROFA, abbiamo fatto un elenco di questi elementi chiave che entrano nella struttura di ogni dichiarazione di lavoro di progetto di successo e la rendono completa:

• Obiettivi del progetto. Il più delle volte, questa sezione è una dichiarazione di scopo che risponde a una serie di domande molto specifiche e grandi. Qual è lo scopo e la missione del progetto? Perché hai iniziato in primo luogo? In che modo entrambe le parti trarranno beneficio dal progetto?
• Ambito di lavoro., Questa è una sezione designata per mettere giù quale lavoro deve essere completato nel progetto, come verrà eseguito e quanto tempo impiegherà il progetto. I passaggi generali e i dettagli del processo dovrebbero essere specificati qui.
• Luogo& tempo di esecuzione. La maggior parte dei documenti di dichiarazione di lavoro utilizza questa sezione per identificare dove si svolgerà il progetto. Diventa particolarmente rilevante nelle impostazioni globali. Ad esempio, quando tu e il tuo cliente vi trovate in paesi e fusi orari diversi.
• Pietre miliari., Se il progetto è lungo e complesso, è spesso suddiviso in pietre miliari – eventi intermedi per misurare i progressi. Specificare la durata e le ore fatturabili per ogni milestone ti aiuterà a prevedere la data di fine del progetto.
• Compiti. I compiti sono attività chiare per raggiungere le pietre miliari e le fasi generali delineate nell’ambito del lavoro. Questo è dove si dovrebbe essere il più descrittivo possibile in modo da non perdere su eventuali passaggi cruciali.
• Programma., Un elemento chiave nella SCROFA, una pianificazione è una timeline del progetto che include pietre miliari, attività e risorse per tutto il ciclo di vita del progetto. A seconda del tipo di impegno in cui ti trovi, la pianificazione può essere lasciata fino a un punto successivo. Ad esempio, se si utilizzano accordi di fermo e si stanno fornendo servizi su base continuativa, ci saranno meno scartoffie e, di conseguenza, la pianificazione potrebbe essere esclusa.
• Risultati finali. Una SCROFA completa quantificherà prodotti o servizi che devono essere forniti al completamento di un progetto. Illustratele e indicate cosa è dovuto e quando è dovuto.,
• Test. Testing è rilevante in una dichiarazione di sviluppo software di lavoro, per esempio. Dedica una sezione ad esso se e come verranno valutati i risultati finali.
• Risultati attesi. Questa è la definizione tua e del tuo cliente di come sarà il successo quando il progetto verrà consegnato.
• Termini, condizioni e requisiti speciali. Qui specificherai i termini di pagamento e altre parti del progetto che non rientrano nelle categorie di cui sopra.
• Chiusura., Questo determinerà come saranno accettati i deliverable e chi consegnerà, esaminerà e firmerà i deliverable. Inoltre, si occupa delle funzioni amministrative finali, assicurandosi che tutto sia firmato, chiuso e archiviato.

Come scrivere una buona dichiarazione di lavoro

Senza dubbio, scrivere una buona dichiarazione di lavoro richiede una formazione. Spesso viene fornito con la sfida di 1) non sapendo come pianificare con precisione un progetto, 2) da dove cominciare, e 3) come visualizzare il piano e deliverables., Questi sono i passaggi che puoi adottare per creare una dichiarazione di lavoro semplice, ma ben definita.

Presenta il progetto

Inizi sempre la dichiarazione di lavoro con un’introduzione. Questa sezione introduce ogni stakeholder chiave nel progetto, cioè il cliente, l’agenzia e gli eventuali stakeholder di terze parti. L’introduzione è anche dove si definisce brevemente il progetto e il lavoro che deve essere completato. Oltre a questo, poiché si tratta di un accordo vincolante, entrambe le parti dovrebbero sapere cosa accettano firmando la SCROFA.,

Asporto chiave: introdurre il progetto e le parti interessate e garantire che il cliente comprenda che la SCROFA è un accordo formale.

Definire la visione

Una dichiarazione di lavoro dovrebbe sempre includere una visione o lo scopo del progetto. La visione è un ottimo modo per creare obiettivi ed è un’opportunità per impostare aspettative realizzabili. La visione può toccare su ciò che ci si aspetta di essere consegnato? Qual è l’obiettivo del risultato finale? Chi è l’utente finale, e come vogliono usarlo? Quale problema dovrebbe risolvere il progetto?,

Passando da questo passaggio, la missione o il modo in cui realizzeremo questa visione sarà definita.

Key takeaway: assicurati che la missione sia impostata e che tutti comprendano e concordino sulla natura del deliverable. Quale problema deve essere risolto, per chi?

Imposta i requisiti del progetto

Quali sono i principali requisiti fondamentali del progetto? Riferendosi alla missione, quale problema dovrebbe risolvere il deliverable per l’utente finale? E come? Assicurati di capire l’un l’altro, e fare un elenco di ogni requisito., Questo elenco viene utilizzato più avanti nel processo per impostare le attività effettive, ovvero il processo di scoping.

Key takeaway: specificare i requisiti del progetto in base alla missione definita in precedenza. Elencare i requisiti e salvarli per l’ambito.

Definire l’ambito

Dopo aver definito la visione e i requisiti del progetto, la priorità successiva è definire l’ambito. Che cosa è all’interno della portata? Cosa c’è al di fuori del campo di applicazione? Queste due domande sono punti vitali per concordare, definire e impostare il progetto. Questa è la base per il resto del processo di pianificazione., È essenzialmente quando le pietre miliari sono definite per il progetto. Non necessariamente a livello di attività ancora, ma abbastanza per allineare gli obiettivi e le aspettative tra l’agenzia e il cliente.

Key takeaway: impostare l’ambito in base ai requisiti del progetto precedentemente definiti. Cosa c’è dentro e cosa è fuori portata? Specificare le pietre miliari e allinearsi con il client.

Impostare la scadenza del progetto

Impostare le date di inizio e fine di un progetto può sembrare facile, ma non se si desidera una data di fine affidabile., Le stime temporali dei compiti, la capacità disponibile dei ruoli necessari e il costo totale del progetto sono tutti difficili da stimare, tuttavia, essenziali per monitorare i progressi.

Utilizzando una piattaforma che può aiutare a fare queste stime può migliorare notevolmente l’affidabilità e la precisione. Il programma automatico di Forecast mette le competenze e gli apprendimenti cumulativi di centinaia di migliaia di progetti per stimare le attività e prevedere una data di consegna., Inoltre, non solo prende in considerazione tutti gli aspetti di questo progetto, ma accoglie tutti i progetti della tua azienda, collegandoli con le risorse a tua disposizione.

Asporto chiave: la data di inizio del progetto e le scadenze sono impostate in base alle stime di tempo, risorse e budget. Una piattaforma di gestione aziendale può aiutare in questo processo.

Alloca risorse chiave

I progetti non hanno solo bisogno di risorse sufficienti, hanno bisogno di risorse sufficienti. I ruoli, le abilità delle persone e la capacità disponibile sono spesso trascurati., È importante valutare quali tipi di risorse sono necessarie per un determinato progetto per garantire che una consegna sia possibile all’interno del framework impostato. Allo stesso modo, questo aiuta a garantire un elevato livello di utilizzo.

Utilizzando il vostro team alla massima capacità può essere un fattore trainante per i clienti di prenotare la vostra azienda per il loro prossimo progetto. Se non hai le risorse giuste, potresti non essere in grado di completare il progetto entro la dichiarazione di lavoro concordata. Ecco qualcosa da considerare: Quali tipi di risorse hai bisogno per questo progetto?, Quante ore sono richieste per ruolo e le risorse sono disponibili?

Key takeaway: una corretta gestione della capacità assicura che le persone giuste siano disponibili quando necessario. L’allocazione e la pianificazione delle risorse possono essere effettuate con sicurezza solo se si dispone di una panoramica olistica.

Creare la pianificazione

Dopo aver definito l’ambito, le date di inizio e di fine e concordato le risorse disponibili, è possibile iniziare a impostare la timeline del progetto. È sempre una buona idea discutere le pietre miliari e la timeline con il tuo cliente mentre crei la SCROFA., Non vuoi finire per correre al di fuori dei perimetri su cui hai concordato. Con la timeline saprai quali pietre miliari dovrebbero essere consegnate quando e in quale ordine.

Key takeaway: la gestione della pianificazione viene eseguita in base all’ambito, alle date di inizio e fine e alla capacità disponibile per il progetto.

Specificare i termini di pagamento e le date di scadenza

Come qualsiasi altro accordo che coinvolge uno scambio di denaro o cose, è necessario includere i termini di come si sta andando ad essere compensati per il lavoro che stai consegnando, vale a dire, i termini di pagamento e le date di scadenza.,

Asporto chiave: includere i termini di pagamento e specificare le date di scadenza.

Includere requisiti speciali

Infine, ci sono requisiti speciali necessari per essere presi in considerazione? Ciò potrebbe essere misure di sicurezza speciali, ad esempio, chi ha accesso al progetto o chi può accedere a database di informazioni segrete commerciali, ecc.

Key takeaway: eventuali requisiti speciali necessari per il progetto dovrebbero essere inclusi nella dichiarazione di lavoro.,

Accept& sign

Il documento può essere firmato quando tutti i precedenti 9 punti sono stati accuratamente definiti, letti e compresi da entrambe le parti. La SCROFA è concordata e firmata.

Ora, la dichiarazione del documento di lavoro funziona sia come documento formale che come piano d’azione pratico durante l’avvio e l’attuazione del progetto. Assicura che entrambe le parti hanno stabilito un terreno comune e hanno una comprensione circa l’intero ciclo di vita del progetto.,

Asporto chiave: Assicuri che sia il cliente che il gruppo di progetto capiscano e concordino sulla SCROFA e firmino il contratto.

Key takeaways

Avere una dichiarazione di lavoro ben definita sul posto è il primo trampolino di lancio per l’esecuzione, l’esecuzione e la consegna di un progetto di successo. Un progetto che può essere consegnato in tempo, nell’ambito e nel budget. La SCROFA funziona come materiale di riferimento durante il progetto. Elenca lo scopo centrale del progetto e il lavoro che deve essere completato e consegnato entro la fine del progetto. Questo è tutto concordato attraverso la firma della SCROFA.,

Sintesi dei risultati chiave

1. Introdurre le principali parti interessate e il progetto. Il cliente, l’agenzia, tutte le parti interessate di terze parti. Di solito è inclusa una breve introduzione al progetto.
2. Definire la missione del progetto. Qual è il problema che deve essere risolto e chi sono gli utenti finali del deliverable?
3. Imposta i requisiti del progetto. In base alla missione, vengono definiti i requisiti del progetto.
4. Definire l’ambito. Cosa è in-scope e cosa è fuori portata per il progetto?,
5. Avviare il progetto e impostare una scadenza per i risultati finali con attenzione alla capacità totale, capacità per ogni ruolo necessario, e il calendario. L’utilizzo di una piattaforma di gestione aziendale può essere di grande aiuto.
6. Allocare le risorse chiave con attenzione ai limiti di capacità, disponibilità e pianificazione.
7. Gestisci la roadmap con l’ambito, le date di inizio e fine e la capacità disponibile per il tuo progetto.
8. Definisci i termini di pagamento e le date di scadenza per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina.,
9. Imposta requisiti speciali se è necessario qualcosa a parte ciò che è precedentemente definito nella SCROFA.
10. Accettare e firmare la dichiarazione di lavoro e iniziare a lavorare.

Per concludere, per la piena trasparenza e comprensione tra l’agenzia, i membri del team e il cliente, tutti dovrebbero sapere cosa è concordato nella SCROFA. Impostare la SCROFA dovrebbe essere uno sforzo collaborativo in quanto la SCROFA è un mezzo di comprensione.

Oltre a sapere cosa è concordato per essere completato, la dichiarazione di lavoro mostra anche ciò che non è stato concordato. Questo è un modo per evitare potenziali creep ambito., Scope creep è l’atto di assumere più lavoro di quanto inizialmente concordato. In altre parole, il lavoro extra “non retribuito” è furtivamente sul vostro tempo.

Come passo successivo, probabilmente ti piacerebbe imparare i principi di utilizzo della dichiarazione di lavoro per project manager e membri del team. Clicca sull’immagine qui sotto per saperne di più.