j’ai un ami qui évalue des antiquités — en attribuant une valeur en dollars au vieux vase Chinois utilisé par votre grand-mère pour stocker des crayons, vous disant combien ces bibelots en argent de tante Fougère valent. Il dit que la partie la plus difficile de son travail, la partie qu’il redoute le plus, est de dire aux gens que leur trésor ne vaut rien.
je peux faire preuve d’empathie., J’ai l’impression de le faire aussi, chaque fois que je dis à un auteur potentiel de HBR que ses idées, ses recherches ou son écriture ne sont tout simplement pas assez bonnes pour faire la Coupe.
Les Lettres de rejet ne sont faciles pour aucun d’entre nous. Que vous disiez à un candidat qu’il n’a pas fait le tour suivant, à un entrepreneur que vous n’allez pas financer son projet ou à un fournisseur que vous n’avez plus besoin de ses services, ce sont des courriels que la plupart d’entre nous redoutent. Parce que c’est désagréable, trop d’entre nous le remettent ou ne le font pas du tout, laissant essentiellement notre silence parler. C’est une occasion manquée (et grossière)., Bien que douloureux, le rejet a des avantages: une recherche menée par Linus Dahlander à L’ESMT et Henning Piezunka à L’INSEAD a révélé, par exemple, que lorsque les organisations prennent le temps de rejeter explicitement (plutôt que de simplement ignorer passivement) les idées crowdsourcées, cela augmente la qualité des idées qui leur sont proposées et augmente l’engagement de la foule.
S’il y a une chose que j’ai apprise en une décennie à Harvard Business Review — au cours de laquelle j’ai rejeté littéralement des milliers d’idées, de présentations et de brouillons — c’est qu’un non rapide vaut mieux qu’un long peut-être.,
écrire une lettre de rejet de base
écrire de bons rejets prend un peu de temps — surtout au début. Mais l’un des avantages d’apprendre à écrire une bonne lettre de rejet claire est qu’elle vous oblige à réfléchir clairement à ce que vous voulez des autres et à ce dont votre organisation a vraiment besoin., Par exemple, je peux classer la plupart de mes rejets pour HBR dans l’une des cinq catégories: trop large (et donc pas très utile aux lecteurs); trop répétitif avec des choses que nous avons déjà publiées; trop de jargon; trop auto-promotionnel; pas soutenu par suffisamment de preuves ou d’expertise. Sachant cela, nous avons pu distiller un ensemble de lignes directrices pour les auteurs potentiels qui les ont encouragés à éviter ces pièges courants.
cela dit, les lettres de rejet n’ont pas besoin d’être longues, et la raison que vous donnez pour le rejet n’a pas besoin d’être super détaillée., Si vous n » avez pas beaucoup de relation avec la personne — vous ne les avez jamais rencontrés, peut — être juste échangé quelques e-mails-la lettre entière pourrait être juste quelques lignes. J’ai regardé en arrière certaines lettres de rejet que j’ai envoyées et j’ai réalisé que je suivais généralement un format assez simple:
- dis merci.
- livrer les nouvelles.
- donne la raison principale.
- Offre de l’espoir.
Par exemple:
Merci pour votre patience alors que j’ai examiné cette proposition., Je crains que je vais avoir à passer. Nous avons beaucoup publié sur la cybersécurité ces derniers temps, et malheureusement la pièce proposée chevauche un peu trop avec d’autres articles que nous avons publiés. J’espère que vous trouverez une bonne maison pour cela dans une autre publication.
Tout le meilleur,
Si je devais donner une mauvaise nouvelle à quelqu’un que j’avais interviewé pour un emploi, je pourrais tricher un peu, mais le format de base resterait le même:
Merci de prendre le temps de parler avec moi de la semaine dernière., Bien que j’ai apprécié notre conversation, je pense que nous avons besoin de quelqu’un avec plus d’expérience pratique en gestion de projet pour ce rôle. J’espère que vous trouverez le bon emploi pour vous dans un proche avenir.
Si vous ne pouvez pas penser à tout espoir d’offrir à la fin, alors ne le faites pas., ” Ne dites rien qui donnera au destinataire l’impression que la porte est toujours ouverte », conseille Joceyln Glei dans son nouveau guide d’écriture de courrier électronique, Unsubscribe, « une telle clarté et finalité peut sembler cruelle, mais ajouter un langage supplémentaire pour » adoucir le coup » ne sert qu’à créer de faux espoirs. Dites votre morceau et signez. »Le faux espoir est plus cruel que l’absence d’espoir. Faux espoir encourage juste l’autre personne à perdre plus de leur temps, et le vôtre.
Si l’idée de se terminer par un rejet non apaisé vous rend insupportablement dégoûté, vous pouvez fermer avec un merci supplémentaire., Considérons cet exemple de lettre de rejet à un vendeur:
Merci pour votre proposition détaillée. En regardant les matériaux, il semble que les principales forces de votre entreprise ne se chevauchent pas tout à fait avec ce dont nous avons besoin pour ce projet. Merci encore d’avoir pris le temps de préparer cette proposition pour nous.
meilleurs voeux,
écrire une lettre de rejet détaillée
Mais Que faire si le terrain (ou la personne) était vraiment proche d’être un bon ajustement, et vous voudrez peut-être travailler avec eux à l’avenir?, Ou vous avez plus d’une relation avec eux? Dans ces cas, les messages ci-dessus sont probablement trop froids et trop vagues. Lorsque je rejette les personnes que je veux encourager, je garde le format à peu près le même, mais je suis généralement beaucoup plus détaillé dans ma raison de rejeter et plus explicite pour encourager la personne à réessayer. (Dans l’étude que j’ai mentionnée ci — dessus, Dahlander et Piezunka ont constaté que fournir une explication sur les raisons pour lesquelles une idée était rejetée renforçait les effets bénéfiques du rejet-par exemple, la motivation et la qualité de l’idée.,)
je termine aussi souvent par une question, pour essayer de signaler que je suis vraiment intéressé — pas seulement en faisant une promesse vide et adoucissante. Par exemple:
Merci pour votre patience alors que j’ai examiné cette proposition. Je crains que je vais avoir à passer. Nous avons beaucoup publié sur la cybersécurité ces derniers temps, et malheureusement la pièce proposée chevauche un peu trop avec d’autres articles que nous avons publiés. Par exemple, jetez un oeil à L’article que nous avons publié le 6 août par le professeur Joe Schmo, et l’article du 16 août par le PDG D’Acme Corp., Bien que nous ne serons pas en mesure de publier cette pièce particulière, j’ai vraiment apprécié votre style d’écriture et la façon dont vous avez soutenu votre argument avec des recherches approfondies; seriez-vous intéressé à nous présenter d’autres articles à l’avenir?
Tout le meilleur,
Pour l’emploi des personnes interviewées, il pourrait ressembler à ceci:
Merci de prendre le temps de parler avec moi de la semaine dernière. Je suis désolé de dire que votre candidature n’a pas atteint le tour suivant; nous avons eu un pool très compétitif pour ce poste., À ce stade, notre organisation a vraiment besoin de quelqu’un avec plus d’expérience en gestion de projet. Cependant, j’ai vraiment apprécié notre conversation et je pense que vous pourriez être un bon ajustement ici dans le bon rôle. S » il vous plaît ne restez en contact — et est-il OK avec vous si je vous laisse savoir sur les rôles qui ouvrent qui pourraient être un meilleur ajustement?
Tout le meilleur,
Maintenant pour le fournisseur:
Nous avons eu la chance d’obtenir une forte propositions sur ce sujet et nous sommes profondément reconnaissants de toutes les infos de votre côté et pour votre patience., Après beaucoup de réflexion, nous avons décidé d’aller avec une autre entreprise pour ce projet. Bien que nous n’ayons aucun doute sur la qualité supérieure de votre équipe ou sur le fait que vous puissiez y parvenir habilement, nous avons décidé d’utiliser ce projet pour élargir notre banc de partenaires de développement et, comme cela fait partie de l’expérience pour nous, c’était une bonne occasion de le faire.
Nous aimerions vraiment continuer à parler avec vous des futurs projets que nous avons à venir cette année. J’ai vraiment hâte de collaborer à l’avenir.,
Merci encore pour votre aide et votre temps,
plus vous êtes précis sur la façon dont vous rejetez quelque chose (ou quelqu’un), plus vous leur donnez d’informations. Un rejeté intelligent utilisera cette information pour revenir avec un argumentaire plus fort la prochaine fois. J’ai en fait eu quelques personnes me remercient pour les lettres de rejet que je leur ai écrites, parce que cela leur a donné le genre de commentaires concrets et spécifiques dont ils avaient besoin pour faire un meilleur pitch à l’avenir. C’est un bon rappel que les gens apprécient de recevoir des critiques, même si la plupart d’entre nous redoutent de les donner.,
écrire une lettre de rejet lorsque vous N’êtes pas d’accord avec la décision
Il est particulièrement difficile de transmettre une décision de rejet avec laquelle vous n’êtes pas d’accord. Peut-être que vous vous êtes battu dur pour un candidat d’emploi tout le monde n’a pas été impressionné par, ou défendu la cause d’un fournisseur que le Comité exécutif a jugé trop cher. Je sais que j’ai plaidé pour des articles que d’autres éditeurs pensaient ne pas être prêts pour les heures de grande écoute. Ce n’est pas un bon sentiment.,
lorsque cela se produit, il est tentant de se cacher derrière une voix passive ou d’autres personnes — par exemple, « il a été décidé que nous ne poursuivrons pas cela” ou « les gros bonnets ont décidé d’aller dans une direction différente. »Résistez à cette tentation. Ce n’est pas plus facile de se faire rejeter de cette façon, et écrire de cette façon compromet votre autorité en tant que décideur.
Si vous êtes à la délivrance d’un rejet, la propre rejet., Il est juste de dire quelque chose comme,” après beaucoup de discussions et de va-et-vient, nous avons décidé X « ou” c’était une décision vraiment difficile, mais nous avons finalement décidé Y. « mais dites” nous », pas » eux. »
Une lettre de rejet dans laquelle vous vous cachez derrière la jupe de quelqu’un d’autre inhibe votre capacité à donner des commentaires utiles. Cela donne également à votre organisation un aspect conflictuel ou litigieux, ce qui mine le désir des autres de travailler avec vous à l’avenir.,
écrire une lettre de rejet après une tonne de Va — et-vient
l’autre type de rejet qui est vraiment difficile à livrer est celui où vous avez tous les deux mis beaucoup de temps et d’efforts pour faire fonctionner la chose-mais cela ne fonctionne toujours pas. Maintenant, malgré les coûts irrécupérables, il est temps de réduire vos pertes et de passer à autre chose. Dans certains cas, un appel téléphonique est la meilleure façon de livrer ce genre de nouvelles — Utilisez votre jugement. Mais si vous décidez d’écrire un e-mail, vous pouvez le garder bref., Habituellement, à ce stade, vous et votre homologue aurez passé tellement de temps à parler des problèmes avec le projet ou la pièce que votre homologue connaîtra déjà la raison du rejet; il vous suffit de le récapituler brièvement. Voici un exemple:
Salut ,
Merci de prendre un autre coup de poignard à cet. J’apprécie vraiment tout le temps et les efforts que vous avez mis. Malheureusement, malgré tous nos efforts, je pense que nous n’atteignons toujours pas la marque. À ce stade, je dirais que nous allons mettre celui-ci de côté et aller de l’avant.,
l’autre chose que j’essaie de faire en livrant ce genre de nouvelles difficiles est de me positionner du même côté que la personne que je rejette: nous avons fait un effort de bonne foi; et malgré cet effort, nous n’avons pas réussi. Ce n’est pas seulement de l’habillage de fenêtre; si vous rejetez quelque chose après beaucoup d’implication, alors une partie de l’échec est à vous aussi. (Et peut-être un signe que vous auriez dû envoyer un rejet plus rapide plus tôt dans le processus, alors que cela aurait été moins douloureux pour vous deux.,)
fournir de mauvaises nouvelles est difficile, et dans différentes entreprises ou cultures, ces exemples peuvent sembler trop durs ou trop gentils. Vous devrez trouver votre propre langue en fonction du contexte et de la culture. Cela dit, Rappelez-vous: n’adoucissez pas le coup juste pour le plaisir de l’adoucir. La fausse gentillesse donne juste aux gens un faux espoir. Et il n’y a rien de gentil à propos de ça.