Hvis du er i projektledelse, skal du ikke være fremmed for Arbejdserklæringen (so)).

så meget, at du sikkert ved, at når du skriver en erklæring om arbejde, er der sjældent plads til fejl. Fordi so.sætter scenen for fremtidigt samarbejde og er en del af en juridisk bindende aftale, kan selv en lille fejl eller misforståelse ricochet.

på den lyse side, der optager alle projektets ins og outs på forhånd, kan det i sidste ende redde dig fra en verden af problemer., Derfor ønsker du, at din arbejdserklæring skal være omfattende og godt poleret, før nogen underskriver på den stiplede linje. Vi har lavet denne guide til at hjælpe dig med at opnå nøjagtigt det, så lad os komme i gang:

• hvad er en erklæring om arbejde?
• hvad er en erklæring om arbejde ikke
• Hvem skriver en erklæring om arbejde
• hvad gør en erklæring om arbejdsdokument?,
• Betydningen af at Have en Erklæring om Arbejde
• Når du Begynder at Skrive en Erklæring om Arbejde
• De Centrale Elementer i en Erklæring af Arbejde
• Hvordan man Skriver en God Redegørelse af Arbejde
• Key takeaways

Hvad Er en Erklæring om Arbejde?

en erklæring om arbejde, også kendt som “arbejdsomfang” er et kontraktdokument, der skitserer, hvad der går ind i projektet så meget som muligt.,

en Guide til Project Management Body of kno .ledge (PMBOK) definerer en erklæring om arbejde som “en fortællende beskrivelse af produkter eller tjenester, der skal leveres i henhold til kontrakt.”

Den Digitale projektleder refererer til det som “en aftale mellem en klient og et agentur, entreprenør eller tjenesteyder, der definerer, hvad der er inkluderet i et projekt, og hvad er ikke.”

i projektledelse dækker so always altid aftalen mellem to parter – et projektbaseret firma og kunden., Det er vigtigt at bemærke, at en erklæring om arbejde normalt er et bilag A til kontraktens vilkår og betingelser og bør tages alvorligt.

du finder en skabelon til opgørelsen af arbejdet i prognose på projektets Scoping side. Her er et smugkig:

hvad en erklæring om arbejde ikke er

udtrykket ‘Erklæring om arbejde’ er undertiden fejlagtigt fortolket, stort set på grund af et utal af projektrelaterede dokumenter derude i forretningsudviklingsrummet. Her er et par tilfælde at huske og differentiere det fra andre.

Arbejdsmeddelelse vs., Projektcharter

disse to dokumenter forveksles ofte, fordi begge er underskrevet i projektets kickoff-fase. So is er dog kun en del af projektcharterudviklingsprocessen. Derudover tillader so.ikke en projektleder at bruge et projektbudget og projektressourcer, mens project charter gør det. I modsætning til et projektcharter indleder so.ikke projektet.

Arbejdsmeddelelse vs., Kontrakt

erklæringen om arbejde er ikke en kontrakt i sig selv, det er en integreret del af kontrakten, der igen dækker alle de nitty-gritty detaljer i samarbejdet og projektet. Mens en arbejdserklæring kan sendes til klienten til godkendelse og er fleksibel at ændre og forhandles, er en kontrakt det sidste trin i forhandlingsprocessen, der binder begge parter sammen.

Arbejdsmeddelelse vs. arbejdsomfang

begge udtryk bruges ofte om hverandre, men afhængigt af konteksten er der endnu en lille forskel mellem de to., Arbejdsopgørelsen er et dokument på højt niveau, der definerer et projekt ved at præsentere dets mission, leverancer og succeskriterier. Et arbejdsomfang (der henviser til projektomfang) er kun et element, der bruges i arbejdsopgørelsen, og illustrerer milepæle og opgaver, som et projektteam kan udføre og opfylde projektmål.

Hvem skriver en Arbejdserklæring

hver gang en virksomhed tager et nyt projekt op, har nogen til opgave at skrive en so. Hvem? Afhængigt af projektets art-internt eller eksternt, kan forskellige roller tildeles for at oprette en erklæring om arbejdet.,

Hvis der er planlagt et internt projekt, udleveres papirarbejdet ofte til projektledelseskontoret, projektinteressenter eller brugergrupper.

Hvis du leverer tjenester eksternt, kan denne opgave tildeles projektledere, projektsponsorer og endda klienter eller uafhængige tredjeparter.

det meste af tiden skrives so when, når projekter skal leveres til eksterne kunder med projektledere, der udfører de nødvendige administrative opgaver.

Hvad gør en erklæring om arbejdsdokument?,

formålet med arbejdsopgørelsen er at tjene som et middel til forståelse mellem dig og din klient.

Derfor, det definerer projektet, herunder mission, anvendelsesområde, grundlæggende krav, en grundig oversigt over opgaver for at være afsluttet, start-og slutdatoer, kritiske ressourcer, der er nødvendige, milepæle og tidsplan, form, og vigtigst af alt, en underskrift fra begge parter.

agenturet, det eksekverende team og klienten skal alle vide, hvad der netop er aftalt.,

Hvorfor bruge en erklæring om arbejde

som en grundlæggende del af kontrakten kan det se ud til, at den eneste fordel ved so is er at forsegle aftalen. Arbejdsopgørelsen er dog meget mere end det! Det letter diskussionen, hjælper dig med at få det nødvendige overblik og forstå, hvad du har at tilbyde kunden.

Når du har en ren arbejdsopgørelse fra starten, kan du også komme hurtigere igennem godkendelsesprocessen. Endnu en fordel, en god erklæring om arbejde hjælper med at afbøde mange fejl., Og det er uden engang at nævne, at med so you Er du og din klient på samme side.

oprettelse af en god erklæring om arbejde bør altid være af interesse for både den professionelle servicevirksomhed og klienten. For tjenesteudbydere hjælper det med at undgå risikoen for potentielt omfangskryp, mens det for klienten giver komfort ved at vide, hvad der skal overleveres til dem i slutningen, for ikke at nævne prisen for at afslutte projektet.

so is er også et go-to-dokument for holdet til at træffe daglige beslutninger., Det forhindrer holdet i at komme ind i mange fælder, når projektet er i udførelse, såsom tvister om projektkrav, “selektiv amnesi” og omarbejde for at nævne nogle få.

når begynde at skrive en redegørelse for arbejdet

så hvornår er det bedste tidspunkt at begynde at gøre en redegørelse for arbejdet? Ideelt set bør den første ID.om so nur plejes, når du forbereder elevatorbanen og udforsker din klients forretningsbehov. Det er tid til at udarbejde en oversigt, efter at du havde opdagelsesopkaldet eller mødet med udsigten og øge niveauet af detaljer, mens du går.,

for at oprette en komplet projekterklæring skal du stille de rigtige spørgsmål fra starten. Tænk på problemet ud fra kundens synspunkt. Hvordan løser projektet deres problem? Hvad er det værd for dem? Hvad får de til gengæld for at bruge deres penge? Er det, du tilbyder, unikt? At engagere klienten i en robust diskussion, før du skriver en SO, er afgørende for at gå vejen for succes.,

nøgleelementerne i en so

Når vi ser gennem hundreder af So-dokumenter og prøver, har vi lavet en liste over disse nøgleelementer, der går ind i strukturen i enhver vellykket projekterklæring og gør den komplet:

• projektmål. Det meste af tiden er dette afsnit en formålserklæring, der besvarer et sæt meget specifikke, store spørgsmål. Hvad er projektets formål og mission? Hvorfor har du indledt det i første omgang? Hvordan vil begge parter drage fordel af projektet?
• arbejdsomfang., Dette er en udpeget sektion for at lægge ned, hvilket arbejde der skal udfyldes i projektet, hvordan det vil blive udført, og hvor lang tid projektet vil tage. Generelle trin og procesoplysninger skal alle angives her.
• sted & tidspunkt for udførelse. De fleste erklæringer om arbejdsdokumenter bruger dette afsnit til at identificere, hvor projektet vil finde sted. Det bliver især relevant i globale indstillinger. For eksempel, når du og din klient er i forskellige lande og tids .oner.
• milepæle., Hvis projektet er langt og komplekst, er det ofte opdelt i milepæle – midlertidige begivenheder til måling af fremskridt. Angivelse af varighed og fakturerbare timer for hver milepæl hjælper dig med at forudsige projektets slutdato.
• opgaver. Opgaver er klare aktiviteter for at opnå milepæle og generelle trin, der er skitseret i arbejdsomfanget. Det er her, du skal være så beskrivende som muligt for ikke at gå glip af vigtige trin.
• tidsplan., Et centralt element i SO,, en tidsplan er et projekt tidslinje herunder milepæle, opgaver og ressourcer i hele projektets livscyklus. Afhængigt af hvilken type engagement du er I, kan tidsplanen overlades til et senere punkt. For eksempel, hvis holderaftaler bruges, og du leverer tjenester løbende, vil der være mindre papirarbejde, og derfor kan tidsplanen udelukkes.
• leverancer. En komplet so vil kvantificere produkter eller tjenester, der skal leveres efter afslutningen af et projekt. Illustrer dem og angiv, hvad der skyldes, og hvornår det skyldes.,
• test. Test er relevant i en soft .areudvikling erklæring af arbejdet, for eksempel. Dedikere et afsnit til det, hvis og hvordan leverancerne vil blive evalueret.
• forventede resultater. Dette er din og din klients definition af, hvordan succes vil se ud, når projektet leveres.
• særlige vilkår, betingelser og krav. Her angiver du betalingsbetingelser og andre dele af projektet, der ikke passer ind i ovenstående kategorier.
• lukning., Dette vil bestemme, hvordan leverancerne vil blive accepteret, og hvem der vil levere, gennemgå og logge på leverancerne. Det handler også om de endelige administratoropgaver, og sørg for, at alt er underskrevet og lukket og arkiveret.

hvordan man skriver en god Erklæring om arbejde

uden tvivl kræver det at skrive en god erklæring om arbejde træning. Det kommer ofte med udfordringen med 1) ikke at vide, hvordan man nøjagtigt planlægger et projekt, 2) hvor man skal starte, og 3) Hvordan man visualiserer din plan og leverancer., Dette er de trin, du kan tage for at skabe en enkel, men veldefineret arbejdserklæring.

Introducer projektet

du begynder altid erklæringen om arbejde med en introduktion. Dette afsnit introducerer hver enkelt nøgleinteressent i projektet, dvs. kunden, agenturet og eventuelle tredjepartsinteressenter. Introduktionen er også, hvor du kort definerer projektet og det arbejde, der skal udfyldes. Derudover, da dette er en bindende aftale, skal begge parter vide, hvad de er enige om ved at underskrive soen.,

nøgle takea .ay: Introducer projektet og interessenterne og sørg for, at klienten forstår, at soen er en formel aftale.

Definer visionen

en arbejdsmeddelelse skal altid indeholde en vision eller et formål med projektet. Visionen er en fantastisk måde at skabe mål på og er en mulighed for at sætte opnåelige forventninger. Visionen kan berøre, hvad der forventes at blive leveret? Hvad er målet med den endelige leverbare? Hvem er slutbrugeren, og hvordan vil de bruge den? Hvilket problem skal projektet løse?,

Når vi går videre fra dette trin, defineres missionen eller hvordan vi skal levere på denne vision.key takea .ay: sørg for, at missionen er indstillet, og at alle forstår og er enige om arten af det leverbare. Hvilket problem skal løses, for hvem?

Indstil projektkravene

Hvad er de vigtigste grundlæggende krav i projektet? Med henvisning til missionen, hvilket problem skal det leverbare løse for slutbrugeren? Og hvordan? Sørg for, at du forstår hinanden, og lav en liste over hvert krav., Denne liste bruges senere i processen til at opsætte de faktiske opgaver, dvs.scopingprocessen.

nøgle takea .ay: Angiv projektkravene baseret på den tidligere definerede mission. Liste over de krav, og gemme dem til scoping.

Definer omfanget

efter at have defineret vision og projektkrav er den næste prioritet at definere omfanget. Hvad er inden for rammerne? Hvad er uden for anvendelsesområdet? Disse to spørgsmål er vigtige punkter at blive enige om, definere, og opsætning for projektet. Dette er grundlaget for resten af planlægningsprocessen., Det er hovedsagelig, når milepælene er scoped ud for projektet. Ikke nødvendigvis på et opgaveniveau endnu, men nok til at tilpasse mål og forventninger mellem agenturet og klienten.

nøgle takea .ay: Opsæt omfanget baseret på tidligere definerede projektkrav. Hvad er der i, og hvad er uden for rækkevidde? Angiv milepæle og justere med klienten.

Indstil projektets frist

Indstilling af start-og slutdatoer for et projekt kan virke let, men ikke hvis du ønsker en pålidelig slutdato., Tidsskøn over opgaver, kapacitet til rådighed for nødvendige roller og de samlede omkostninger ved projektet er alle vanskelige at estimere, imidlertid, vigtigt for at spore fremskridt.brug af en platform, der kan hjælpe dig med at udføre disse skøn, kan i høj grad forbedre pålideligheden og nøjagtigheden. Prognose Auto tidsplan sætter de kumulative færdigheder og learnings fra hundredtusindvis af projekter til at estimere opgaver og forudsige en leveringsdato., Derudover tager det ikke kun hensyn til alle facetter af dette projekt, men rummer alle projekter på tværs af din virksomhed, mens du forbinder dem med de ressourcer, der er tilgængelige for dig.Key takea .ay: projekt initiation dato og frister er indstillet baseret på tid, ressource og budget skøn. En business management platform kan hjælpe med denne proces.

Allocate key resources

projekter har ikke bare brug for nok ressourcer, de har brug for nok af de rigtige ressourcer. Roller, færdigheder hos mennesker og den tilgængelige kapacitet overses ofte., Det er vigtigt at vurdere, hvilke typer ressourcer der er nødvendige for et givet projekt for at sikre, at en levering er mulig inden for de fastsatte rammer. Ligeledes hjælper dette med at sikre et højt udnyttelsesniveau.brug af dit team til den fulde kapacitet kan være en drivende faktor for klienter at booke din virksomhed til deres næste projekt. Hvis du ikke har de rigtige ressourcer, kan du muligvis ikke afslutte projektet inden for den aftalte arbejdserklæring. Her er noget at overveje: hvilke typer ressourcer har du brug for til dette projekt?, Hvor mange timer kræves af rolle, og er ressourcerne til rådighed?key takea .ay: korrekt kapacitetsstyring sikrer, at de rigtige personer er tilgængelige, når det er nødvendigt. Tildeling og planlægning af ressourcer kan kun foretages med tillid, hvis du har et holistisk overblik.

Opret tidsplanen

Når du har defineret omfang, start-og slutdatoer og aftalt de tilgængelige ressourcer, kan du begynde at indstille projektets tidslinje. Det er altid en god ide at diskutere milepæle og tidslinje med din klient, mens du opretter soen., Du ønsker ikke at ende med at løbe uden for de grænser, som du var enig om. Med tidslinjen ved du, hvilke milepæle der skal leveres, hvornår og i hvilken rækkefølge.

nøgle takea .ay: håndtering af tidsplanen sker baseret på omfanget, start-og slutdatoer og den kapacitet, der er tilgængelig for dit projekt.

Angiv betalingsbetingelserne og forfaldsdatoerne

Som enhver anden aftale, der involverer en udveksling af penge eller ting, skal du medtage betingelserne for, hvordan du vil blive kompenseret for det arbejde, du leverer, dvs.betalingsbetingelserne og forfaldsdatoer.,

nøgle takea .ay: Medtag betalingsbetingelserne og angiv forfaldsdatoer.

omfatter særlige krav

endelig er der behov for særlige krav, der skal tages i betragtning? Dette kan være særlige sikkerhedsforanstaltninger, for eksempel hvem der har adgang til projektet, eller hvem der kan få adgang til databaser med handelshemmelige oplysninger osv.key takea .ay: eventuelle særlige krav, der er nødvendige for projektet, skal inkluderes i arbejdsopgørelsen.,

Accepter& sign

dokumentet kan underskrives, når alle de foregående 9 punkter er grundigt defineret, læst og forstået af begge parter. Soen er aftalt og underskrevet.

nu fungerer erklæringen om arbejdsdokumentet som både det formelle dokument og den praktiske handlingsplan, når projektet igangsættes og implementeres. Det sikrer, at begge parter har etableret et fælles grundlag og har en forståelse for projektets fulde livscyklus.,key takea .ay: sørg for, at både kunden og projektteamet forstår og accepterer soen og underskriver kontrakten.

nøgle takea .ays

at have en veldefineret redegørelse for arbejdet på plads er den første springbræt til at køre, udføre og levere et vellykket projekt. Et projekt, der kan leveres til tiden, i omfang og inden for budgettet. Soen fungerer som referencemateriale under projektet. Det viser projektets centrale formål og det arbejde, der skal udfyldes og leveres ved projektets afslutning. Dette er alt aftalt ved at underskrive soen.,

resum of af vigtige fund

1. Introducer nøgleinteressenter og projektet. Kunden, agenturet, eventuelle tredjepartsinteressenter. En kort introduktion til projektet er normalt inkluderet.
2. Definer projektets mission. Hvad er det problem, der skal løses, og hvem er slutbrugerne af det leverbare?
3. Indstil projektkravene. Baseret på missionen defineres projektkravene.
4. Definer omfanget. Hvad er inden for rækkevidde, og hvad er uden for rammerne for projektet?,
5. start projektet og sæt en frist for leverancer med opmærksomhed på din samlede kapacitet, kapacitet for hver rolle, der er nødvendig, og tidsplanen. Ved hjælp af en business management platform kan være til stor hjælp.
6. Tildel vigtige ressourcer med opmærksomhed på kapacitetsgrænser, tilgængelighed og tidsplanen.
7. Administrer køreplanen med omfanget, start-og slutdatoer og den tilgængelige kapacitet til dit projekt.
8. Definer betalingsbetingelser og forfaldsdatoer for at sikre, at alle er på samme side.,
9. Angiv særlige krav, hvis der er behov for noget bortset fra det, der tidligere er defineret i soen.
10. acceptere og underskrive erklæringen om arbejde og begynde at arbejde.

for at pakke det op, for fuld gennemsigtighed og forståelse mellem agentur, teammedlemmer og klienten, skal alle vide, hvad der er aftalt i soen. Opsætning af soen bør være en samarbejdsindsats, da soen er et middel til forståelse.

bortset fra at vide, hvad der er aftalt at være afsluttet, viser arbejdsopgørelsen også, hvad der ikke var aftalt. Dette er en måde at undgå potentielle omfang krybe., Scope creep er handlingen med at påtage sig mere arbejde end det, der oprindeligt blev aftalt. Med andre ord, ekstra “ubetalt” arbejde snigende op på din tid.

som det næste trin vil du sandsynligvis gerne lære principperne om at bruge arbejdsopgørelsen for projektledere og teammedlemmer. Klik på billedet nedenfor for at læse mere.