Pokud jste v projektovém řízení, nesmíte být cizí Prohlášení o práci (prasnice).

tolik, že pravděpodobně víte, že při psaní prohlášení o práci je zřídka prostor pro chybu. Protože ZASÍT půdu pro budoucí spolupráci a je součástí právně závazné dohody, i malá chyba nebo nedorozumění může ricochet.

na světlé straně, nahrávání všech vstupů a výstupů projektu předem, může vás nakonec zachránit před světem problémů., To je důvod, proč chcete, aby vaše prohlášení o práci bylo komplexní a dobře vyleštěné, než se někdo podepíše na tečkované čáře. Vytvořili jsme tuto příručku, která vám pomůže dosáhnout přesně toho, takže začněme:

• co je to prohlášení o práci?
• co Prohlášení o práci není
• kdo píše prohlášení o práci
• co dělá prohlášení o pracovním dokumentu?,
• Je Důležité Mít Přehled o Práci
• Když začnete Psát Výkaz Práce
• Klíčové Prvky Výkazu Práce
• Jak Napsat Dobrý Přehled o Práci
• Klíčové takeaways

Co Je Výkaz Práce?

prohlášení o práci, známé také jako“ rozsah práce“, je smluvní dokument, který co nejpodrobněji popisuje, co se do projektu dostává.,

průvodce znalostním orgánem projektového řízení (PMBOK) definuje pracovní prohlášení jako „narativní popis produktů nebo služeb, které mají být dodány na základě smlouvy.“

digitální projektový manažer to označuje jako “ dohodu mezi klientem a agenturou, dodavatelem nebo poskytovatelem služeb, která definuje, co je součástí projektu, a co ne.“

v projektovém řízení se SOW vždy zabývá dohodou mezi dvěma stranami – společností založenou na projektu a klientem., Je důležité si uvědomit, že prohlášení o práci je obvykle dodatkem a k podmínkám smlouvy a mělo by být bráno vážně.

šablonu pro prohlášení o práci najdete v prognóze na stránce Scoping projektu. Zde je sneak peek:

Co Výkaz Práce NENÍ

termín ‚výkaz práce‘ je někdy nesprávně vyložil, především proto, že z nesčetných projektu-související dokumenty tam na rozvoj podnikání prostoru. Zde je několik případů, které je třeba pamatovat a odlišit od ostatních.

Prohlášení o práci vs., Projektová Charta

tyto dva dokumenty jsou často zmatené, protože oba jsou podepsány během fáze výkopu projektu. SOW je však pouze součástí procesu vývoje projektové Charty. Kromě toho SOW nepovoluje projektovému manažerovi utrácet rozpočet projektu a zdroje projektu, zatímco projektová Charta Ano. Na rozdíl od projektové Charty, SOW neiniciuje projekt.

Prohlášení o práci vs., Smlouva

výpověď o práci není smlouva sama o sobě, je nedílnou součástí smlouvy, která zase pokrývá všechny detaily spolupráce a projektu. Zatímco prohlášení o práci může být zasláno klientovi ke schválení a je flexibilní pro změnu a obchodovatelné, smlouva je posledním krokem v procesu vyjednávání, který spojuje obě strany dohromady.

Prohlášení o práci vs. rozsah práce

oba pojmy se často používají zaměnitelně, ale v závislosti na kontextu je mezi nimi ještě malý rozdíl., Prohlášení o práci je dokument na vysoké úrovni, který definuje projekt předložením jeho poslání, výstupů a kritérií úspěchu. Rozsah práce (s odkazem na rozsahu projektu) je pouze prvek použít ve výkazu práce, ilustrující milníky a úkoly pro projekt týmu k dosažení a splnění cílů projektu.

kdo píše prohlášení o práci

kdykoli společnost přijme nový projekt, má někdo za úkol napsat prasnici. Kdo? V závislosti na druhu projektu – interní nebo externí, mohou být přiřazeny různé role k vytvoření pracovního prohlášení.,

Pokud je plánován interní projekt, papírování je často předáno Úřadu pro řízení projektů, zúčastněným stranám projektu nebo skupinám uživatelů.

pokud dodáváte služby externě, může být tento úkol přidělen projektovým manažerům, sponzorům projektů a dokonce i klientům nebo nezávislým třetím stranám.

většinou se SOW píše, když mají být projekty doručeny externím klientům, přičemž projektoví manažeři plní nezbytné administrativní povinnosti.

co dělá prohlášení o pracovním dokumentu?,

účelem prohlášení o práci je sloužit jako prostředek porozumění mezi vámi a vaším klientem.

Proto, že to definuje projekt, včetně mise, oblast působnosti, základní požadavky, důkladné osnovy úkolů, které mají být dokončena, data zahájení a ukončení, kritické zdroje potřebné, milníky a harmonogram, termíny, a co je nejdůležitější, podpis z obou stran.

agentura, realizující tým a klient by měli všichni vědět, na čem je přesně dohodnuto.,

Proč používat Prohlášení o práci

jako základní součást smlouvy se může zdát, že jedinou výhodou prasnice je uzavření dohody. Prohlášení o práci je však mnohem víc! Usnadňuje diskusi, pomáhá vám získat potřebný přehled a pochopit, co musíte klientovi nabídnout.

s čistým prohlášením o práci od začátku se můžete také rychleji dostat schvalovacím procesem. Další výhoda, dobré prohlášení o práci pomáhá zmírnit mnoho chyb., A to aniž bychom zmínili, že s SOW jste vy a váš klient na stejné stránce.

vytvoření dobrého prohlášení o práci by mělo být vždy v zájmu podnikání profesionálních služeb i klienta. Pro poskytovatele služeb, pomáhá, aby se zabránilo riziku potenciální rozsah tečení, zatímco pro klienta, poskytuje komfort v vědomím, co bude předán na konci, nemluvě o tom, že cena dokončení projektu.

SOW je také go-to dokument pro tým, aby se day-to-day rozhodnutí., Zabraňuje tomu, aby se tým dostal do mnoha pastí, když je projekt v realizaci, jako jsou spory o požadavky projektu, „selektivní amnézie“ a přepracování, abychom jmenovali alespoň některé.

když začnete psát prohlášení o práci

takže kdy je nejlepší čas začít dělat prohlášení o práci? V ideálním případě by první myšlenka prasnice měla být živena při přípravě výšky výtahu a zkoumání obchodních potřeb vašeho klienta. Je čas navrhnout obrys poté, co jste měli objev volání nebo setkání s vyhlídkou a zvýšit úroveň detailů, jak jdete.,

Chcete-li vytvořit kompletní projektové prohlášení o práci, budete muset od začátku klást správné otázky. Přemýšlejte o problému z pohledu klienta. Jak projekt řeší jejich problém? Co jim stojí za to? Co dostanou výměnou za utrácení svých peněz? Je to, co nabízíte jedinečné? Zapojení klienta do robustní diskuse před psaním prasnice je rozhodující pro to, aby šla cestou k úspěchu.,

Klíčové Prvky ZASÍT

při Pohledu přes stovky ZASÍT dokumenty a vzorky, udělali jsme si seznam těchto klíčových prvků, které jdou do struktury každý úspěšný projekt výkaz práce, a aby to bylo kompletní:

• cíle Projektu. Většinou, tato část je účelové prohlášení, které odpovídá na soubor velmi specifických, velké otázky. Jaký je účel a poslání projektu? Proč jste to vůbec inicioval? Jak z projektu budou mít prospěch obě strany?
• rozsah práce., Jedná se o určenou sekci, která stanoví, jakou práci je třeba v projektu dokončit, jak bude provedena a kolik času bude projekt trvat. Zde by měly být uvedeny obecné kroky a podrobnosti o procesu.
• místo & čas provedení. Většina prohlášení o pracovních dokumentech používá tuto sekci k určení, kde se Projekt uskuteční. Stává se obzvláště důležitým v globálním nastavení. Například, když vy a váš klient jste v různých zemích a časových pásmech.
• milníky., Pokud je projekt dlouhý a složitý, je často rozdělen na milníky – průběžné události pro měření pokroku. Určení doby trvání a zúčtovatelných hodin pro každý milník vám pomůže předpovědět datum ukončení projektu.
• úkoly. Úkoly jsou jasné činnosti k dosažení milníků a obecných kroků uvedených v rozsahu práce. To je místo, kde byste měli být co nejvýstižnější, aby nedošlo k chybět na žádné zásadní kroky.
• Plán., Klíčovým prvkem v prasnici, plán je časová osa projektu včetně milníků, úkoly, a zdroje v průběhu životního cyklu projektu. V závislosti na typu zapojení, ve kterém se nacházíte, může být plán ponechán až do pozdějšího bodu. Například, pokud rovnátka dohody jsou použity a ty, které poskytují služby na on-průběžně, bude méně papírování, a, v důsledku toho, plán může být vyloučena.
• výstupy. Kompletní prasnice kvantifikuje produkty nebo služby, které musí být poskytnuty po dokončení projektu. Ilustrujte je a uveďte, co je splatné a kdy je splatné.,
• testování. Testování je relevantní například v prohlášení o vývoji softwaru. Věnujte mu sekci, zda a jak budou výsledky vyhodnoceny.
• očekávané výsledky. Toto je vaše a definice vašeho klienta o tom, jak bude úspěch vypadat, když bude projekt dodán.
• zvláštní podmínky a požadavky. Zde uvedete platební podmínky a další části projektu, které se nevejdou do výše uvedených kategorií.
• uzavření., Tím se určí, jak budou výstupy přijaty, a kdo bude doručovat, přezkoumávat a podepisovat výstupy. Také se zabývá konečnými povinnostmi Správce, ujistěte se, že je vše podepsáno a uzavřeno a Archivováno.

Jak napsat dobré prohlášení o práci

bezpochyby psaní dobrého prohlášení o práci vyžaduje školení. Často přichází s výzvou 1) neví, jak přesně naplánovat projekt, 2) Kde začít, a 3) jak vizualizovat svůj plán a výstupy., Toto jsou kroky, které můžete podniknout k vytvoření jednoduchého, ale dobře definovaného prohlášení o práci.

představte projekt

vždy začnete prohlášení o práci s úvodem. Tato část představuje každého klíčového účastníka projektu, tj. klienta, agenturu a případné zainteresované strany třetích stran. Úvod je také místem, kde stručně definujete projekt a práci, kterou je třeba dokončit. Kromě toho, protože se jedná o závaznou dohodu, by obě strany měly vědět, s čím souhlasí podpisem prasnice.,

Key takeaway: představte projekt a zúčastněné strany a ujistěte se, že klient chápe, že prasnice je formální dohoda.

Definujte vizi

pracovní prohlášení by mělo vždy obsahovat vizi nebo účel projektu. Vize je skvělý způsob, jak vytvářet cíle a je příležitostí stanovit dosažitelná očekávání. Vize se může dotknout toho, co se očekává, že bude doručeno? Jaký je cíl konečného doručení? Kdo je koncový uživatel a jak ho chtějí používat? Jaký problém by měl projekt vyřešit?,

přesun z tohoto kroku bude definována mise nebo způsob, jakým tuto vizi naplníme.

Key takeaway: ujistěte se, že mise je nastavena a že každý chápe a souhlasí s povahou doručitelného. Který problém je třeba vyřešit, pro koho?

nastavte požadavky projektu

jaké jsou hlavní základní požadavky projektu? S odkazem na misi, jaký problém by měl doručitelný vyřešit pro koncového uživatele? A jak? Ujistěte se, že si rozumíte, a vytvořit seznam každého požadavku., Tento seznam se používá později v procesu k nastavení skutečných úkolů,tj.

Key takeaway: specifikujte požadavky projektu na základě dříve definované mise. Uveďte požadavky a uložte je pro scoping.

Definujte rozsah

po definování požadavků na vizi a projekt je další prioritou definování rozsahu. Co je v rozsahu? Co je mimo rozsah? Tyto dvě otázky jsou životně důležité body, aby se dohodly na, definovat, a nastavení projektu. To je základ pro zbytek procesu plánování., Je to v podstatě, když jsou milníky prověřeny pro projekt. Ne nutně na úrovni úkolů ještě, ale dost sladit cíle a očekávání mezi agenturou a klientem.

Key takeaway: nastavte rozsah na základě dříve definovaných požadavků projektu. Co je v, a co je mimo rozsah? Určete milníky a zarovnejte s klientem.

nastavte termín projektu

nastavení data zahájení a ukončení projektu se může zdát snadné, ale ne pokud chcete spolehlivé Datum ukončení., Časové odhady úkolů, kapacita k dispozici potřebných rolí, a celkové náklady na projekt jsou obtížné odhadnout, nicméně, nezbytné pro sledování pokroku.

použití platformy, která vám může pomoci při provádění těchto odhadů, může výrazně zlepšit spolehlivost a přesnost. Předpověď je auto plán klade kumulativní dovednosti a poznatky ze stovek tisíc projektů odhadnout úkoly a předpovědět datum dodání., Kromě toho zohledňuje nejen všechny aspekty tohoto projektu, ale přizpůsobuje všechny projekty ve vaší společnosti a zároveň je spojuje se zdroji, které máte k dispozici.

Key takeaway: datum zahájení projektu a lhůty jsou stanoveny na základě odhadů času, zdrojů a rozpočtu. Platforma pro řízení podniku může pomoci v tomto procesu.

přidělit klíčové zdroje

projekty nepotřebují jen dostatek zdrojů, potřebují dostatek správných zdrojů. Role, dovednosti lidí a dostupná kapacita jsou často přehlíženy., Je důležité posoudit, které typy zdrojů jsou pro daný projekt potřebné, aby bylo zajištěno, že dodávka je možná v rámci stanoveného rámce. Stejně tak to pomáhá zajistit vysokou úroveň využití.

s Využitím svého týmu naplno kapacita může být hnací silou pro klienty, aby si vaši společnost pro svůj další projekt. Pokud nemáte správné zdroje, možná nebudete schopni dokončit projekt v rámci dohodnutého pracovního prohlášení. Zde je něco, co je třeba zvážit: jaké typy zdrojů potřebujete pro tento projekt?, Kolik hodin vyžaduje role a jsou k dispozici zdroje?

Key takeaway: správná správa kapacit zajišťuje, že v případě potřeby jsou k dispozici správní lidé. Přidělení a plánování zdrojů lze provést s důvěrou pouze v případě, že máte holistický přehled.

Vytvořit plán

Když jste definovali rozsah, zahájení a ukončení, a shodli se na dostupné zdroje, můžete začít nastavit časovou osu projektu. Při vytváření prasnice je vždy dobré diskutovat s klientem o milnících a časové ose., Nechcete skončit běh mimo obvody, na kterých jste souhlasili. S časovou osou budete vědět, jaké milníky by měly být dodány, kdy a v jakém pořadí.

Key takeaway: správa plánu se provádí na základě rozsahu, data zahájení a ukončení a kapacity dostupné pro váš projekt.

Určete platební podmínky a termíny

stejně Jako jakékoliv jiné dohody zahrnující výměnu peněz nebo věci, je třeba zahrnout podmínky, jak budete odměňováni za práci, kterou to přináší, tj. platební podmínky a termíny.,

Key takeaway: uveďte platební podmínky a zadejte data splatnosti.

zahrnují zvláštní požadavky

konečně existují nějaké zvláštní požadavky, které je třeba vzít v úvahu? Mohou to být zvláštní bezpečnostní opatření, například kdo má přístup k projektu nebo kdo má přístup k databázím obchodních tajných informací atd.

Key takeaway: všechny zvláštní požadavky potřebné pro projekt by měly být zahrnuty do prohlášení o práci.,

Přijmout & přihlášení

dokument, který může být podepsána, pokud všechny předchozí 9 bodů byly důkladně definováno, číst, a chápat obě strany. Prasnice je dohodnuta a podepsána.

nyní prohlášení o pracovním dokumentu funguje jako formální dokument i praktický akční plán při zahájení a realizaci projektu. Zajišťuje, aby obě strany vytvořily společný základ a měly pochopení pro celý životní cyklus projektu.,

Key takeaway: Zajistěte, aby klient i projektový tým pochopili a souhlasili s prasnicí a podepsali smlouvu.

klíčové takeaways

mít dobře definované prohlášení o práci na místě je prvním odrazovým můstkem pro běh, provádění a poskytování úspěšného projektu. Projekt, který může být dodán včas, v rozsahu a v rámci rozpočtu. Prasnice pracuje jako referenční materiál během projektu. Uvádí Ústřední účel projektu a práci, kterou je třeba dokončit a dodat do konce projektu. To vše je dohodnuto podpisem prasnice.,

shrnutí klíčových zjištění

1. představit klíčové zúčastněné strany a projekt. Klient, agentura, jakékoli zúčastněné strany třetích stran. Stručný úvod do projektu je obvykle zahrnut.
2. definovat poslání projektu. Jaký je problém, který je třeba vyřešit, a kdo jsou koncoví uživatelé dodávky?
3. Nastavte požadavky projektu. Na základě mise jsou definovány požadavky projektu.
4. Definujte rozsah. Co je in-scope a co je mimo prostor pro projekt?,
5. zahajte projekt a nastavte termín pro výstupy s důrazem na celkovou kapacitu, kapacitu pro každou potřebnou roli a plán. Použití platformy pro řízení podniku může být velkou pomocí.
6. přidělte klíčové zdroje s důrazem na omezení kapacity, dostupnost a plán.
7. Spravujte plán s rozsahem, datem zahájení a ukončení a kapacitou dostupnou pro váš projekt.
8. Definujte platební podmínky a data splatnosti, abyste zajistili, že všichni jsou na stejné stránce.,
9. Nastavte zvláštní požadavky, pokud je něco potřeba, kromě toho, co je dříve definováno v prasnici.
10. přijměte a podepište prohlášení o práci a začněte pracovat.

to zabalit, pro plnou transparentnost a porozumění mezi agenturou, členy týmu a klientem, každý by měl vědět, co je dohodnuto v ZASÍT. Nastavení prasnice by mělo být společným úsilím, protože prasnice je prostředkem porozumění.

kromě toho, že víme, co je dohodnuto na dokončení, prohlášení o práci také ukazuje, na čem nebylo dohodnuto. To je způsob, jak se vyhnout možnému rozsahu creep., Scope creep je akt převzetí více práce, než na čem bylo původně dohodnuto. Jinými slovy, další „neplacená“ práce se plíží na váš čas.

jako další krok byste se pravděpodobně chtěli naučit principy využití prohlášení o práci pro projektové manažery a členy týmu. Klikněte na obrázek níže a přečtěte si více.