si has movido con éxito a un prospecto por tu embudo de ventas hasta el punto en el que quieren empezar a hablar de precio, Eso es una buena señal.

esto significa que todas sus conversaciones previas con respecto a los beneficios que su solución puede proporcionar les intrigaron lo suficiente como para considerar comprarla. En el mercado competitivo de hoy en día, los productos se configuran, se fijan precios y se cotizan para producir la combinación ideal de características para cada cliente. Y con productos personalizados vienen precios personalizados.,

su sitio web puede dar a los clientes potenciales una estimación de lo que podría costar su solución, pero si se toman en serio la compra, enviarán una solicitud de presupuesto para obtener una imagen más exacta.

el proceso de solicitud de cotización es necesario para las empresas que Compran y venden productos altamente especializados. Una talla única ya no es una realidad en las ventas SaaS B2B. Como entidad comercial, usted llevará el sombrero tanto del comprador como del vendedor en un momento u otro – su negocio también necesita comprar soluciones.

esto significa que experimentará el envío y la recepción de RFQs. La lección más importante para ambos lados de la RFQ y el proceso de adquisición general es ser lo más específico posible.,

en el lado de la compra, asegurarse de que el proveedor sepa exactamente lo que desea es la mejor manera de obtener una cotización de precio precisa. Cuando se trata de vender, ser específico es crucial porque una vez aceptado, esas cotizaciones de precios pueden usarse como documentación legalmente vinculante para la transacción.

RFI vs.RFQ vs. RFP

Las RFQ rara vez son independientes en el proceso de compra de un cliente. Junto con una solicitud de presupuesto a menudo viene una solicitud de información (RFI) y una solicitud de propuesta (RFP). Los tres de estos elementos se pueden utilizar de forma independiente o en conjunto entre sí.,

si bien son diferentes formularios de solicitud, Las RFI, las RFQ y las RFP tienen el mismo propósito general: asegurarse de que ambas partes tengan toda la información relevante necesaria para avanzar con el Acuerdo. Para los compradores, es el costo y las capacidades de la solución. Para los vendedores, son las expectativas del comprador.

la mejor manera de explicar las RFQ es echando un vistazo más profundo a cada una de estas solicitudes para obtener un mejor control de por qué las empresas las usan, qué suelen incluir y el orden que siguen.

Solicitud de información (RFI)

Un RFI es una solicitud de información., Es el método formal para que los compradores potenciales pidan a los proveedores más información sobre su solución. Entre las RFI, las RFQ y las RFP, las RFI se envían las primeras, ya que actúan como una fuente de información preliminar importante para los clientes.

Las RFI plantearán preguntas abiertas a los proveedores para tener una buena idea de qué beneficios, características y capacidades puede ofrecer su solución. Lo bueno de enviar una RFI es que todos los detalles que está buscando van a estar arraigados en el cerebro del representante de ventas, lo que significa que obtendrá sus respuestas más rápido que otros tipos de solicitudes.,

la solicitud de una RFI no promete que se realizará una compra, sino que simplemente muestra el interés del comprador en lo que ya sabe y una curiosidad por aprender más. Los proveedores solo publicarán tanto en su sitio web, por lo que los compradores que se están interesando cada vez más en la solución utilizarán una RFI como parte de su proceso de toma de decisiones.

Si bien recibir una RFI de un cliente es una buena señal de que está al menos un poco interesado en su producto, es probable que los esté recopilando de varios proveedores. Pero no puedes culparlos., Para tomar una decisión de compra informada, deben examinar todas sus opciones.

como comprador, su RFI debería darle una buena idea del nivel de experiencia del proveedor. Dales algo de información de fondo sobre tu empresa y hazles saber lo que estás tratando de lograr con su producto.

como vendedor, elabora tu respuesta basada en toda la información dentro de la RFI, junto con alguna otra investigación que hayas hecho sobre el prospecto. Su solicitud debe darle una buena idea de su punto de dolor, así que asegúrese de hablar de eso en su respuesta.,

solicitud de cotización (RFQ)

después de obtener una RFI y recibir una respuesta, el cliente considerará la información y determinará si el proveedor puede proporcionar una solución valiosa que su negocio necesita. Si este es el caso, el siguiente área de preocupación es el precio. Los clientes obtendrán esta información enviando una solicitud de presupuesto o una solicitud de presupuesto.

una RFQ es una solicitud de presupuesto con respecto a una solución altamente específica que un comprador enviará a un proveedor potencial. Estas solicitudes incluirán una lista de requisitos que el cliente está buscando en un producto.,

en esta etapa del proceso de compra, el cliente sabe exactamente lo que quiere y dónde puede conseguirlo. El propósito de un RFQ es asegurarse de que la solución se puede comprar dentro de su presupuesto.

Los clientes potenciales también enviarán múltiples RFQ a numerosos proveedores. Sin embargo, si recibe uno, muestra que el nivel de interés del comprador ha aumentado desde que recibió su respuesta a su RFI.

como comprador, asegúrese de que su RFQ incluya una lista detallada de todas y cada una de las características, capacidades y funcionalidades que está buscando., Dé al proveedor una idea de la duración esperada de su uso de su solución, la fecha en que le gustaría comenzar a usarla y las condiciones de pago relevantes para su negocio. Todos estos detalles son increíblemente importantes para recibir una respuesta lo más detallada posible.

como vendedor, cuando respondas con una cotización de precio, asegúrate de que todos los detalles de precios sean exactamente como quieres que sean. Si un cliente firma la cotización de precio con la que responde, podría convertirse en un documento legalmente vinculante en el proceso de ventas. Así que asegúrate de que sea lo que sea que respondas, te sientas cómodo adhiriéndote a él.,

solicitud de propuesta (RFP)

una solicitud de propuesta es un método que los clientes utilizarán para obtener información específica de los proveedores, incluido el precio de una solución. Los prospectos que buscan un nuevo producto enviarán RFP para ofrecer más detalles sobre el problema que enfrentan con la esperanza de que el proveedor responda con algunas resoluciones sugeridas.,

un propósito clave de enviar una RFP es obtener información sobre soluciones específicas para su problema que tal vez no pensó durante su investigación. Las personas dentro de la empresa tienen más experiencia con su producto, y deben usarse como un recurso para configurar la mejor solución y plan de acción posible.

al enviar una RFP, debe ser lo más específico posible. Proporcione al proveedor detalles sobre sus procesos, necesidades y objetivos finales para la inversión. En este punto, usted debe estar listo para hacer una compra., Esto no es tanto una fase de exploración, sino más bien una fase de «construyamos un plan de acción concreto para mi negocio».

Las RFP también incluirán preguntas sobre el flujo de trabajo de la colaboración, en caso de que se realice una compra. Por ejemplo, el comprador preguntará sobre los procesos de implementación, los métodos para mantener los costos bajo control y cualquier preocupación previsible que el proveedor pueda tener con respecto al cronograma.

Los clientes pueden solicitar estudios de casos, referencias o comentarios de clientes. Si ese es el caso, reclama tu perfil en G2 y deja que tus antiguos clientes hablen por ti.,

Aquí hay un resumen rápido:

el proceso de RFQ

Su empresa enviará y recibirá un montón de Rfq durante su vida útil, y el resultado final del documento casi nunca será el mismo. Sin embargo, el proceso de negocio típicamente seguirá los mismos seis pasos.

vamos a explicarlo desde la perspectiva del comprador, ya que pasan por cada fase del proceso. En cuanto a los vendedores, todavía hay mucho que aprender de este lado de las cosas.,

preparación del documento

durante la fase de conocimiento del buyer journey, el cliente comenzará a identificar y definir el punto de dolor que su negocio está experimentando y tratando de resolver. Esa etapa de exploración interna en realidad puede ser extremadamente útil a medida que comienza a construir una RFQ, ya que puede resaltar fácilmente las necesidades que desea satisfacer.

al preparar una RFQ, comience con una introducción rápida a su negocio y al problema que espera que el proveedor pueda resolver., Esto hará que el vendedor comience a pensar en lo que su negocio necesita.,

además de su información de antecedentes, aquí hay una lista de cosas que debe incluir en su RFQ:

• producto o servicio que le interesa
• Métodos de entrega
• cantidad de la solución
• Condiciones de pago
• Método de evaluación
• cronograma para la revisión y toma de decisiones
• Términos y condiciones del contrato
• requisitos para enviar la cotización de precio

podría verse un poco como esta plantilla:

¿quieres descargar esta plantilla? Haga clic aquí.,

definir la lista de proveedores

a continuación, el comprador elaborará una lista de posibles proveedores de servicios. El mercado está en constante evolución, y nuevos negocios están entrando con innovaciones nunca antes vistas. Su solicitud de cotización debe estar abierta a más de un postor. Es posible que alguien esté ofreciendo una solución especialmente configurada de la que no eres consciente.

si bien su RFQ muestra interés en el negocio de alguien, no es un contrato vinculante., Esa es la belleza de la misma: puede obtener una descripción en profundidad de más de una solución potencial y considerar todas sus opciones antes de realizar una compra.

enviar el RFQ

enviar un RFQ a cada proveedor potencial en su lista. Antes de hacer eso, sin embargo, asegúrese de que ha incluido todos los detalles necesarios con respecto a su negocio. Para encontrar la mejor solución para su empresa, el vendedor debe entender los entresijos, el proceso, las estrategias y, tal vez lo más importante, los objetivos.

también tenga en cuenta los plazos y las fechas que mencionó para el envío., Antes de enviarle una cotización de precio real, el proveedor puede ponerse en contacto con usted con algunas preguntas aclaratorias, así que tenga eso en cuenta.

Analizar las respuestas

Entonces es el momento de analizar las respuestas que recibió. Tenga en cuenta su fecha de parto en esta etapa. Si establece una fecha límite para las pujas, espere hasta que haya llegado a esa fecha y luego eche un vistazo a todas ellas después.

preste atención a las características importantes del producto, el precio, la duración y cualquier otro detalle que pueda ayudar o dificultar su relación con el proveedor o la resolución del punto de dolor.,

tome una decisión

la forma más obvia de tomar su decisión es seleccionando el proveedor que ofrece la solución más valiosa al precio más bajo. Si bien esa es una estrategia sólida para elegir comprar a alguien, también hay otras cosas a considerar.

¿Cómo fueron sus conversaciones con el representante de ventas antes de enviar la RFQ? ¿Realmente tenían tu mejor interés en mente? ¿Son confiables? ¿Es alguien que busca estar en una relación comercial mutuamente beneficiosa y respetuosa? Las respuestas a estas preguntas también deben tener en cuenta en su toma de decisiones.,

después de haber elegido un proveedor, hágales saber las buenas noticias.

Alert the others

otros vendedores estarán esperando una respuesta a su cotización de precio, y es grosero dejarlos colgando. No olvide notificar a las otras empresas que recibieron su RFQ que ha decidido seguir adelante con otra empresa. Es cortesía común, y no quieres quemar ningún puente.

Respetar el proceso

El proceso de compra se denomina proceso por una razón. Sus acciones, lenguaje y solicitudes como comprador emiten señales importantes que informan a los vendedores de su disposición para comprar.,

enviar un RFQ y obtener una cotización de precio podría ser una de las últimas cosas que haces antes de hacer una venta o decidir una compra. Sé claro, conciso y no tengas miedo de decirles exactamente lo que quieres.

una vez que haya tomado su decisión de compra o venta, asegúrese de mantener el Acuerdo actualizado en el software de gestión de contratos de su negocio.