no toma mucho tiempo en el ciclo de vida del negocio para que los propietarios de pequeñas empresas se familiaricen con sus informes de envejecimiento de cuentas por cobrar (AR).
Los informes de antigüedad de Cuentas por cobrar ofrecen una forma sencilla para que los propietarios de negocios obtengan una vista de alto nivel de los ingresos esperados, las deudas pendientes y el cumplimiento general del cliente con las políticas de cobro de su empresa., Es una de las formas más sencillas de rastrear si sus clientes pagan a tiempo, además de ser un informe crucial para rastrear los flujos de ingresos. Es para el beneficio de todos los propietarios de pequeñas empresas familiarizarse con este informe y sus usos como indicador de rendimiento.
comprender el informe de antigüedad de Cuentas por cobrar
Un informe de antigüedad de AR categoriza cuánto dinero se debe de cada cliente registrado, notas de crédito y cuánto tiempo ha estado activa cada factura. (La «antigüedad» de sus saldos pendientes.,)
es un informe financiero simple que viene estándar con la mayoría de los paquetes de software de contabilidad. Las deudas de los clientes enumeradas en el informe se consideran activos; todavía no tiene el efectivo en la mano, pero los activos son fácilmente convertibles en efectivo.
Las empresas que manejan la facturación principalmente a través de facturas deberán vigilar de cerca el informe de envejecimiento de AR; tendrán muchas deudas pendientes que rastrear. Otras compañías que tratan más con proveedores de terceros (como procesadores de tarjetas de crédito) pueden no tener tantos elementos de línea para rastrear., Pero la mayoría de las empresas dependen de una combinación de ambos, y cuando se configuran correctamente, el informe de envejecimiento de AR ofrece una gran visión sobre cómo mejorar las tasas de cobro, el flujo de efectivo y la previsibilidad en los períodos de informes.
ejemplo: armar un informe de antigüedad de Cuentas por cobrar
comience ejecutando un informe AR en su software de contabilidad.,eport ofrece varias piezas importantes de información:
- Nombre del cliente
- números de factura/fechas de factura
- cantidad total de cuentas por cobrar
- días pendientes
Los tres primeros son evidentes, pero la métrica de días pendientes generalmente se divide en otros cubos según los rangos de fechas:
- actual: vencimiento ahora
- 1-30 días: vencimiento dentro de
- 31-60 días: un mes de retraso
- 61-90 días: dos meses de retraso
- 91+ días: más de dos meses de retraso
se pueden generar informes para cualquier rango de fechas que su empresa necesite., Por ejemplo, si los contratos de sus clientes estipulan pagos cada dos semanas en lugar de cada mes, puede ajustar fácilmente su informe de envejecimiento de AR para delinear períodos de tiempo de 15 días.
Aquí hay una muestra de un informe básico de envejecimiento de AR con intervalos de 30 días:
Los informes más extensos pueden incluir otros elementos más específicos de su negocio, como notas sobre líneas de crédito.
información del informe de Cuentas por cobrar
Los indicadores clave de rendimiento de sus cuentas por cobrar ofrecen una excelente información financiera que puede utilizar para tomar decisiones globales.,
políticas de cobro
Si encuentra que sus clientes comúnmente no pagan, podría ser una señal de que sus políticas de cobro son inadecuadas. Muchos de sus clientes pagarán a tiempo, pero otros pueden esperar hasta la segunda factura o hasta que los llame directamente; cuanto más tiempo se detengan con éxito, más probable es que vuelva a ocurrir. Utilice su informe de envejecimiento de AR como una herramienta de seguimiento para los pagos a tiempo y haga un seguimiento con los clientes inmediatamente si se olvidan.
asignaciones de crédito
muchas compañías extienden líneas de crédito a clientes de confianza que no pueden pagar en su totalidad., Este arreglo puede ser beneficioso para todos. Pero cuando un cliente se aprovecha de esto, pone a la empresa en una posición incómoda. Usa tu informe de cuentas por cobrar para rastrear con qué frecuencia los clientes pagan sus deudas a tiempo y con qué frecuencia están morosos. Hacerlo le ayudará a administrar mejor las líneas de crédito para cada cliente, así como a conciliar las deudas incobrables en su balance.,
establecer buenas prácticas contables
Si recién está comenzando o no está familiarizado con la contabilidad para empresas, su informe de cuentas por cobrar puede ser un gran lugar para comenzar a establecer buenas prácticas contables.
por ejemplo, si los clientes incumplen continuamente los plazos, puede configurar recordatorios automatizados por correo electrónico en su plataforma de contabilidad para notificarles antes de que venzan los pagos. Esta simple herramienta no cuesta nada implementar, pero puede mejorar fácilmente la recolección de efectivo cuando se usa con clientes olvidadizos.
Este es también el momento perfecto para configurar un marco para las colecciones atrasadas., Si los clientes tienen más de 30 días de retraso, póngalos en una lista de llamadas semanales. Si tienen más de 90 días de retraso, es posible que desee poner sus cuentas en espera hasta que se reciban los pagos.
usted consigue la idea.
las cuentas por cobrar tienen que ver con la responsabilidad
En esencia, los informes de cuentas por cobrar tienen que ver con la responsabilidad: la responsabilidad de sus clientes hacia usted y su responsabilidad de dejar claras las expectativas. Mira tu plantilla de informe de antigüedad de cuentas por cobrar y pregúntate si está cumpliendo con estos objetivos., Las métricas de rendimiento de sus cuentas por cobrar deben ser una herramienta de informes fundamental en su kit de herramientas financieras. Asegúrate de usarlos bien.
establezca más buenas prácticas contables evitando los errores en nuestra guía gratuita.
