Tengo un amigo que valora antigüedades — asignando un valor en dólares al viejo jarrón chino que su abuela usaba para almacenar lápices, diciéndole cuánto esas chucherías de plata de la tía Fern valen la pena. Dice que la parte más difícil de su trabajo, la parte que más teme, es decirle a la gente que su tesoro no vale nada.
Puedo empatizar., Siento que hago eso también, cada vez que le digo a un posible autor de HBR que sus ideas, investigación o escritura no son lo suficientemente buenas para hacer el corte.
Las cartas de rechazo no son fáciles para ninguno de nosotros. Ya sea que le estés diciendo a un candidato de trabajo que no llegó a la siguiente ronda, a un empresario que no vas a financiar su proyecto, o a un proveedor que ya no necesitas sus servicios, estos son correos electrónicos que la mayoría de Nosotros tememos elaborar. Debido a que es desagradable, muchos de nosotros lo posponemos o no lo hacemos en absoluto, esencialmente dejando que nuestro silencio hable. Esa es una oportunidad perdida (y grosera)., Aunque doloroso, el rechazo tiene beneficios: la investigación de Linus Dahlander en ESMT y Henning Piezunka en INSEAD ha encontrado, por ejemplo, que cuando las organizaciones se toman el tiempo para rechazar explícitamente (en lugar de simplemente ignorar pasivamente) las ideas de crowdsourcing, aumenta la calidad de las ideas que se les ofrecen y aumenta el compromiso de la multitud.
si hay una cosa que he aprendido en una década en Harvard Business Review — durante la cual he rechazado literalmente miles de ideas, lanzamientos y borradores — es que un no rápido es mejor que un largo tal vez.,
escribir una carta de rechazo básica
escribir buenos rechazos toma un poco de tiempo, especialmente al principio. Pero uno de los beneficios de aprender a escribir una carta de rechazo buena y clara es que te obliga a pensar claramente qué es lo que quieres de otras personas y qué es lo que tu organización realmente necesita., Por ejemplo, puedo categorizar la mayoría de mis rechazos para HBR en una de cinco categorías: demasiado amplio (y por lo tanto no es muy útil para los lectores); demasiado repetitivo con cosas que ya hemos publicado; demasiada jerga; demasiado autopromocional; no respaldado por suficiente evidencia o experiencia. Sabiendo esto, pudimos destilar un conjunto de pautas para posibles autores que los alentaron a evitar estos escollos comunes.
dicho esto, las cartas de rechazo no necesitan ser largas, y la razón que usted da para el rechazo no necesita ser súper detallada., Si no tienes mucha relación con la persona — nunca la conociste, tal vez solo intercambiaste algunos correos electrónicos — toda la carta podría ser solo unas pocas líneas. Miré hacia atrás en algunas cartas de rechazo que envié, y me di cuenta de que por lo general sigo un formato bastante simple:
- decir gracias.
- entregar las noticias.
- indique la razón principal.
- ofrezca esperanza.
Por ejemplo:
,
Gracias por su paciencia mientras revisaba esta propuesta., Me temo que voy a tener que pasar. Hemos publicado mucho sobre ciberseguridad últimamente, y desafortunadamente la pieza propuesta se superpone un poco demasiado con otros artículos que hemos publicado. Espero que encuentre un buen lugar para ello en otra publicación.
saludos,
Si estuviera dando una mala noticia a alguien que me había entrevistado para un trabajo, yo podría ajustar un poco, pero el formato básico que se quedaría el mismo:
,Gracias por hacer que el tiempo para hablar conmigo la semana pasada., Aunque disfruté de nuestra conversación, creo que necesitamos a alguien con más experiencia práctica en gestión de proyectos para este puesto. Espero que encuentre el trabajo adecuado para usted en un futuro cercano.
Si usted no puede pensar en ningún tipo de esperanza para ofrecer al final, entonces no., «No digas nada que le dé al destinatario la impresión de que la puerta todavía está abierta», aconseja Joceyln Glei en su nueva guía de escritura de correo electrónico, Unsubscribe, » tal claridad y finalidad puede parecer cruel, pero agregar lenguaje adicional para ‘suavizar el golpe’ solo sirve para crear falsas esperanzas. Di Tu parte y firma.»La falsa esperanza es más cruel que ninguna esperanza. La falsa esperanza solo alienta a la otra persona a perder más de su tiempo, y el tuyo.
si la idea de terminar con un rechazo no ablandado te hace insoportablemente aprensivo, puedes cerrar con un agradecimiento extra., Considere este ejemplo de una carta de rechazo a un proveedor:
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Gracias por su propuesta detallada. Echando un vistazo a los materiales, parece que las fortalezas clave de su empresa no se superponen con lo que necesitamos para este proyecto. Gracias de nuevo por tomarse el tiempo para elaborar esta propuesta para nosotros.
Los mejores deseos,
escribir una carta de rechazo detallada
pero lo que si el tono (o persona) estaba muy cerca de ser un buen ajuste, y es posible que desee trabajar con ellos en el futuro?, ¿O tienes más relación con ellos? En esos casos, los mensajes anteriores son probablemente demasiado fríos y demasiado vagos. Cuando rechazo a las personas que quiero alentar, mantengo el formato casi igual, pero generalmente soy mucho más detallado en mi razón para rechazar y más explícito en alentar a la persona a intentarlo de nuevo. (En el estudio que mencioné anteriormente, Dahlander y Piezunka encontraron que proporcionar una explicación sobre por qué una idea estaba siendo rechazada reforzó los efectos beneficiosos del rechazo, por ejemplo, la motivación y la calidad de la idea.,)
también a menudo termino con una pregunta, para tratar de señalar que estoy genuinamente interesado — no solo haciendo una promesa vacía, suavizando el golpe. Por ejemplo:
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Gracias por su paciencia mientras revisaba esta propuesta. Me temo que voy a tener que pasar. Hemos publicado mucho sobre ciberseguridad últimamente, y desafortunadamente la pieza propuesta se superpone un poco demasiado con otros artículos que hemos publicado. Por ejemplo, eche un vistazo al artículo que publicamos el 6 de agosto por el profesor Joe Schmo, y el artículo del 16 de agosto por el CEO de Acme Corp., Aunque no podremos publicar esta pieza en particular, realmente disfruté su estilo de escritura y la forma en que apoyó su argumento con una amplia investigación; ¿estaría interesado en presentarnos algunos otros artículos en el futuro?
saludos,
Para el trabajo de la entrevistada, podría tener este aspecto:
,Gracias por hacer que el tiempo para hablar conmigo la semana pasada. Lamento decir que su candidatura no llegó a la siguiente ronda; hemos tenido un grupo muy competitivo para esta posición., En este punto, nuestra organización realmente necesita a alguien con más experiencia en gestión de proyectos. Sin embargo, realmente disfruté nuestra conversación y creo que podría ser un buen ajuste aquí en el papel correcto. Por favor, manténgase en contacto-y está bien con usted si le hago saber acerca de los roles que se abren que podrían ser un mejor ajuste?
saludos,
Ahora para el proveedor:
,tuvimos la suerte de obtener algunas propuestas firmes en esto y estamos profundamente agradecidos por toda la información de su lado — y por su paciencia., Después de mucho pensar, hemos decidido ir con otra firma para este proyecto. Si bien ciertamente no tenemos ninguna duda sobre la calidad superior de su equipo o de que podría cumplir con esto hábilmente, decidimos usar este proyecto para ampliar nuestro banco de socios de desarrollo y, ya que esto es parte del experimento para nosotros, Esta fue una buena oportunidad para hacerlo.nos gustaría seguir hablando con ustedes sobre los futuros proyectos que tenemos este año. Definitivamente espero colaborar en el futuro.,
Gracias de nuevo por su ayuda y su tiempo,cuanto más específico sea sobre la forma en que rechaza algo (o a alguien), más información le dará. Un rechazado inteligente utilizará esta información para volver con un tono más fuerte la próxima vez. De hecho, algunas personas me agradecieron las cartas de rechazo que les escribí, porque les dieron el tipo de retroalimentación concreta y específica que necesitaban para hacer un mejor lanzamiento en el futuro. Es un buen recordatorio de que las personas valoran recibir críticas, aunque la mayoría de Nosotros tememos darlas.,
escribir una carta de rechazo cuando no estás de acuerdo con la decisión
es especialmente difícil transmitir una decisión de rechazo con la que no estás de acuerdo. Tal vez usted luchó duro por un candidato de trabajo que todos los demás no estaban impresionados por, o defendió la causa de un proveedor que el Comité Ejecutivo pensó que era demasiado caro. Sé que he argumentado por artículos que otros editores pensaban que no estaban listos para el prime time. No es una buena sensación.,
Cuando esto sucede, es tentador esconderse detrás de la voz pasiva u otras personas — por ejemplo, «se ha decidido que no vamos a seguir esto» o «los peces gordos han decidido ir en una dirección diferente.»Resiste esa tentación. No es más fácil ser rechazado de esa manera, y escribir de esa manera socava tu autoridad como tomador de decisiones.
Si usted es el que la emisión de un rechazo, propia del rechazo., Es justo decir algo como,» después de mucha discusión y de un lado a otro, hemos decidido X «o» fue una decisión muy difícil, pero finalmente hemos decidido Y. «pero decir» nosotros, «no» ellos.»
una carta de rechazo en la que te escondes detrás de la falda de otra persona inhibe tu capacidad de dar comentarios útiles. También hace que su organización parezca conflictiva o contenciosa, lo que socava el deseo de otras personas de trabajar con usted en el futuro.,
escribir una carta de rechazo después de un montón de ida y vuelta
el otro tipo de rechazo que es realmente difícil de entregar es el que ambos han puesto mucho tiempo y esfuerzo para hacer que la cosa funcione, pero aún no está funcionando. Ahora, a pesar de los costos hundidos, es hora de reducir sus pérdidas y seguir adelante. En algunos casos, una llamada telefónica es la mejor manera de entregar este tipo de noticias: use su juicio. Pero si decides escribir un correo electrónico, está bien que sea breve., Por lo general, en este punto, usted y su contraparte habrán pasado tanto tiempo hablando de los problemas con el proyecto o la pieza que su contraparte ya sabrá la razón detrás del rechazo; solo necesita recapitular brevemente. Aquí hay un ejemplo:
Hola,
Gracias por tomar otra puñalada en esto. Realmente aprecio todo el tiempo y esfuerzo que has puesto. Desafortunadamente, a pesar de nuestros dos mejores esfuerzos, creo y todavía no estamos dando en el blanco. En este punto, yo diría que dejemos esto a un lado y sigamos adelante.,
la otra cosa que intento hacer al entregar este tipo de noticias difíciles es posicionarme en el mismo lado que la persona que estoy rechazando: hemos hecho un esfuerzo de buena fe; y a pesar de ese esfuerzo, nos hemos quedado cortos. Esto no es solo escaparatismo; si estás rechazando algo después de mucho involucrarte, entonces alguna parte del fracaso también es tuya. (Y tal vez una señal de que deberías haber enviado un rechazo más rápido antes en el proceso, cuando habría sido menos doloroso para ambos.,)
dar malas noticias es difícil, y en diferentes empresas o culturas estos ejemplos pueden sonar demasiado duros o demasiado agradables. Tendrás que encontrar tu propio idioma dependiendo del contexto y la cultura. Dicho esto, recuerde: no suavice el golpe solo por el bien de suavizar el golpe. La falsa bondad solo da a la gente falsas esperanzas. Y no hay nada bueno en eso.