Es dauert nicht lange im Geschäftslebenszyklus, bis sich Kleinunternehmer mit ihren Debitorenalterungsberichten (AR) vertraut machen.

Debitorenberichte bieten Geschäftsinhabern eine einfache Möglichkeit, einen Überblick über erwartete Erträge, ausstehende Schulden und die Einhaltung der Inkasso-Richtlinien Ihres Unternehmens durch Kunden auf höchster Ebene zu erhalten., Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um zu verfolgen, ob Ihre Kunden pünktlich bezahlen, und ein entscheidender Bericht für die Verfolgung von Einkommensströmen zu sein. Es ist für jeden Kleinunternehmer von Vorteil, sich mit diesem Bericht und seinen Verwendungen als Leistungsindikator vertraut zu machen.

Verstehen des Debitorenalterungsberichts

Ein AR-Alterungsbericht kategorisiert, wie viel Geld von jedem Kunden in Aufzeichnungen, Gutschriften und wie lange jede Rechnung aktiv ist. (Das „Alter“ Ihrer ausstehenden Salden.,)

Es ist ein einfacher Finanzbericht, der Standard mit den meisten Buchhaltungssoftwarepaketen kommt. Alle im Bericht aufgeführten Kundenschulden gelten als Vermögenswerte; Sie haben das Geld noch nicht zur Hand, aber die Vermögenswerte können leicht in Bargeld umgewandelt werden.

Unternehmen, die die Abrechnung hauptsächlich über Rechnungen abwickeln, müssen den ARD-Bericht genau im Auge behalten; Sie werden viele ausstehende Schulden zu verfolgen haben. Andere Unternehmen, die mehr mit Drittanbietern (wie Kreditkartenverarbeitern) zu tun haben, haben möglicherweise nicht so viele Positionen zu verfolgen., Die meisten Unternehmen verlassen sich jedoch auf eine Kombination aus beidem, und wenn sie richtig eingerichtet sind, bietet der ARCA-Bericht einen großartigen Einblick in die Verbesserung der Inkassoraten, des Cashflows und der Vorhersagbarkeit über die Berichtsperioden hinweg.

Beispiel: Erstellen eines Debitorenberichts

Führen Sie zunächst einen AR-Bericht in Ihrer Buchhaltungssoftware aus.,eport bietet einige wichtige Informationen:

• Kundenname
• Rechnungsnummern/Rechnungsdaten
• Gesamtbetrag der Forderungen
• Ausstehende Tage

Die ersten drei sind selbstverständlich, aber die ausstehende Metrik wird normalerweise basierend auf Datumsbereichen in weitere Eimer aufgeteilt:

• Aktuell: Jetzt fällig
• 1-30 Tage: Innerhalb von 30 Tagen fällig
• 31-60 Tage: Ein Monat überfällig
• 61-90 Tage: Zwei Monate überfällig
• 91+ Tage: Mehr als zwei Monate überfällig

Berichte können für jeden Zeitraum generiert werden, den Ihr Unternehmen benötigt., Wenn Ihre Kundenverträge beispielsweise Zahlungen alle zwei Wochen statt jeden Monat vorsehen, können Sie Ihren AR-Alterungsbericht einfach so anpassen, dass 15-Tage-Zeiträume abgegrenzt werden.

Hier ist ein Beispiel für einen grundlegenden AR-Alterungsbericht mit 30-Tage-Intervallen:

Umfangreichere Berichte können andere Elemente enthalten, die spezifischer für Ihr Unternehmen sind, z. B. Notizen zu Kreditlinien.

Einblicke aus dem Debitorenbericht

Ihre Debitorenkennzahlen bieten großartige finanzielle Einblicke, die Sie für Big-Picture-Entscheidungen verwenden können.,

Inkassorichtlinien

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Kunden häufig Zahlungen verpassen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Inkassorichtlinien unzureichend sind. Viele Ihrer Kunden werden pünktlich bezahlen, aber andere können bis zur zweiten Rechnung warten oder bis Sie sie direkt anrufen; je länger sie erfolgreich stehen, desto wahrscheinlicher ist es wieder passieren. Verwenden Sie Ihren AR-Alterungsbericht als Tracking-Tool für pünktliche Zahlungen und verfolgen Sie die Kunden sofort, wenn sie dies vergessen.

Kreditzertifikate

Viele Unternehmen erweitern Kreditlinien an vertrauenswürdige Kunden, die nicht vollständig bezahlen können., Diese Anordnung kann für alle von Vorteil sein. Wenn ein Kunde dies jedoch ausnutzt, gerät das Unternehmen in eine unangenehme Position. Verwenden Sie Ihren Debitorenbericht, um zu verfolgen, wie häufig Kunden ihre Schulden pünktlich bezahlen und wie oft sie delinquent sind. Auf diese Weise können Sie Kreditlinien für jeden Kunden besser verwalten und Forderungsausfälle in Ihrer Bilanz ausgleichen.,

Etablieren Sie gute Buchhaltungspraktiken

Wenn Sie gerade erst anfangen oder mit der Buchhaltung von Unternehmen nicht vertraut sind, kann Ihr Forderungsbericht ein großartiger Ort sein, um gute Buchhaltungspraktiken festzulegen.

Wenn Kunden beispielsweise ständig Fristen verpassen, können Sie automatisierte E-Mail-Erinnerungen in Ihrer Buchhaltungsplattform einrichten, um sie vor Fälligkeit der Zahlungen zu benachrichtigen. Dieses einfache Tool kostet nichts zu implementieren, aber es kann leicht die Bargeldeinnahme verbessern, wenn es mit vergesslichen Kunden verwendet wird.

Dies ist auch der perfekte Zeitpunkt, um einen Rahmen für überfällige Sammlungen einzurichten., Wenn Kunden 30 + Tage überfällig sind, setzen Sie sie auf eine wöchentliche Anrufliste. Wenn sie über 90 Tage überfällig sind, können Sie ihre Konten auf Eis legen, bis Zahlungen eingegangen sind.

Sie bekommen die Idee.

Bei der Debitorenberichterstattung dreht sich alles um Verantwortung

Im Kern geht es bei der Debitorenberichterstattung um Verantwortung: die Verantwortung Ihrer Kunden gegenüber Ihnen und Ihre Verantwortung, Erwartungen klar zu machen. Schauen Sie sich Ihre Debitorenberichtsvorlage an und fragen Sie sich, ob sie diese Ziele erreicht., Ihre Debitorenperformance-Metriken sollten ein Eckpfeiler-Reporting-Tool in Ihrem Finanz-Toolkit sein. Stellen Sie sicher, dass Sie sie richtig verwenden.

Legen Sie weitere gute Buchhaltungspraktiken fest, indem Sie die Fehler in unserem kostenlosen Leitfaden vermeiden.