Ich habe einen Freund, der Antiquitäten bewertet — indem er der alten chinesischen Vase, die deine Großmutter zum Aufbewahren von Bleistiften verwendet hat, einen Dollarwert zuweist und dir sagt, wie viel diese silbernen Schnickschnack von Tante Fern wert sind. Er sagt, der schwierigste Teil seines Jobs, der Teil, den er am meisten fürchtet, ist den Menschen zu sagen, dass ihr Schatz wertlos ist.

Ich kann mich einfühlen., Ich habe das Gefühl, dass ich das auch tue, jedes Mal, wenn ich einem potenziellen HBR-Autor erzähle, dass ihre Ideen, Recherchen oder ihr Schreiben einfach nicht gut genug sind, um den Schnitt zu machen.

Ablehnungsschreiben sind für uns nicht einfach. Egal, ob Sie einem Bewerber sagen, dass er die nächste Runde nicht geschafft hat, einem Unternehmer, dass Sie ihr Projekt nicht finanzieren werden, oder einem Verkäufer, dass Sie seine Dienste nicht mehr benötigen, dies sind E-Mails, die die meisten von uns fürchten. Weil es unangenehm ist, verschieben zu viele von uns es oder tun es überhaupt nicht, im Wesentlichen lässt unser Schweigen das Reden machen. Das ist eine verpasste Gelegenheit (und unhöflich)., Obwohl schmerzhaft, hat Ablehnung Vorteile: Untersuchungen von Linus Dahlander von der ESMT und Henning Piezunka von INSEAD haben beispielsweise ergeben, dass Organisationen, die sich die Zeit nehmen, Crowdsourcing-Ideen explizit abzulehnen (anstatt sie nur passiv zu ignorieren), sowohl die Qualität der angebotenen Ideen erhöhen als auch das Engagement der Menge erhöhen.

Wenn es eine Sache gibt, die ich in einem Jahrzehnt bei Harvard Business Review gelernt habe — während der ich buchstäblich Tausende von Ideen, Pitches und Entwürfen abgelehnt habe — dann ist ein schnelles Nein besser als ein langes vielleicht.,

Schreiben eines grundlegenden Ablehnungsschreibens

Das Schreiben guter Ablehnungen braucht etwas Zeit-besonders zuerst. Einer der Vorteile des Schreibens eines guten, klaren Ablehnungsschreibens besteht jedoch darin, dass Sie klar darüber nachdenken müssen, was Sie von anderen Personen wünschen und was Ihre Organisation wirklich benötigt., Zum Beispiel kann ich die meisten meiner Ablehnungen für HBR in eine von fünf Kategorien einordnen: zu breit (und daher für Leser nicht sehr nützlich); zu repetitiv mit Dingen, die wir bereits veröffentlicht haben; zu jargonisch; zu eigenwerbend; nicht durch genügend Beweise oder Fachwissen unterstützt. In diesem Wissen konnten wir eine Reihe von Richtlinien für potenzielle Autoren destillieren, die sie ermutigten, diese häufigen Fallstricke zu vermeiden.

Das heißt, Ablehnungsschreiben müssen nicht lang sein, und der Grund, den Sie für die Ablehnung angeben, muss nicht sehr detailliert sein., Wenn Sie nicht viel von einer Beziehung mit der Person haben — Sie traf sie nie, vielleicht nur ein paar E-Mails gehandelt — der gesamte Brief könnte nur ein paar Zeilen sein. Ich schaute auf einige Ablehnungsschreiben zurück, die ich gesendet hatte, und stellte fest, dass ich normalerweise einem ziemlich einfachen Format folge:

Sag danke. Liefern Sie die Nachrichten. Geben Sie den Hauptgrund an. Bieten Hoffnung.

Beispiel:

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vielen Dank für Ihre Geduld, während ich diesen Vorschlag geprüft., Ich fürchte, ich muss gehen. Wir haben in letzter Zeit viel über Cybersicherheit veröffentlicht, und leider überschneidet sich das vorgeschlagene Stück etwas zu sehr mit anderen Artikeln, die wir veröffentlicht haben. Ich hoffe, Sie finden in einer anderen Publikation ein gutes Zuhause dafür.

Alles Gute,

Wenn ich jemandem schlechte Nachrichten geben würde, den ich für einen Job interviewt hätte, könnte ich es ein wenig optimieren, aber das grundlegende Format würde gleich bleiben:

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Vielen Dank, dass Sie sich letzte Woche die Zeit genommen haben, mit mir zu sprechen., Während ich unser Gespräch genossen habe, Ich denke, wir brauchen jemanden mit mehr praktischer Projektmanagementerfahrung für diese Rolle. Ich hoffe, Sie finden in naher Zukunft den richtigen Job für Sie.

Wenn Sie sich am Ende keine Hoffnung machen können, dann nicht., „Sagen Sie nichts, was dem Empfänger den Eindruck erweckt, dass die Tür noch offen ist“, rät Joceyln Glei in ihrem neuen E-Mail-Schreibhandbuch „Abmelden“, “ Eine solche Klarheit und Endgültigkeit kann sich grausam anfühlen, aber das Hinzufügen zusätzlicher Sprache, um den Schlag zu mildern, dient nur dazu, falsche Hoffnung zu schaffen. Sagen Sie Ihr Stück und melden Sie sich ab.“Falsche Hoffnung ist grausamer als keine Hoffnung. Falsche Hoffnung ermutigt nur die andere Person, mehr von ihrer Zeit zu verschwenden, und deine.

Wenn die Idee, mit einer ungesüßten Ablehnung zu enden, Sie unerträglich zimperlich macht, können Sie mit einem zusätzlichen Dankeschön schließen., Betrachten Sie dieses Beispiel eines Ablehnungsschreibens an einen Anbieter:

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Vielen Dank für Ihren detaillierten Vorschlag. Wenn Sie sich die Materialien ansehen, scheinen sich die wichtigsten Stärken Ihres Unternehmens nicht ganz mit dem zu überschneiden, was wir für dieses Projekt benötigen. Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Vorschlag für uns zusammenzustellen.

Beste Wünsche,

Schreiben eines detaillierten Ablehnungsschreibens

Aber was wäre, wenn der Pitch (oder die Person) wirklich nahe dran wäre, gut zu passen, und Sie möchten vielleicht in Zukunft mit ihnen arbeiten?, Oder Sie haben eher eine Beziehung zu ihnen? In diesen Fällen sind die obigen Nachrichten wahrscheinlich zu kalt und zu vage. Wenn ich Leute ablehne, die ich ermutigen möchte, behalte ich das Format weitgehend gleich, bin aber im Allgemeinen viel detaillierter in meinem Grund für die Ablehnung und expliziter darin, die Person zu ermutigen, es erneut zu versuchen. (In der Studie, die ich oben erwähnt habe, fanden Dahlander und Piezunka heraus, dass eine Erklärung dafür, warum eine Idee abgelehnt wurde, die positiven Auswirkungen der Ablehnung verstärkte — z. B. Motivation und Ideenqualität.,)

Ich beende auch oft mit einer Frage, um zu signalisieren, dass ich wirklich interessiert bin-nicht nur ein leeres, erweichendes Versprechen zu machen. Zum Beispiel:

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vielen Dank für Ihre Geduld, während ich diesen Vorschlag geprüft. Ich fürchte, ich muss gehen. Wir haben in letzter Zeit viel über Cybersicherheit veröffentlicht, und leider überschneidet sich das vorgeschlagene Stück etwas zu sehr mit anderen Artikeln, die wir veröffentlicht haben. Schauen Sie sich beispielsweise den Artikel an, den Professor Joe Schmo am 6. August veröffentlicht hat, und den Artikel vom 16., Obwohl wir dieses spezielle Stück nicht veröffentlichen können, hat mir Ihr Schreibstil und die Art und Weise, wie Sie Ihr Argument mit umfangreichen Recherchen unterstützt haben, sehr gut gefallen. Wären Sie daran interessiert, uns in Zukunft einige andere Artikel vorzustellen?

Alles Gute,

Für den Vorstellungsgespräch könnte es so aussehen:

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Vielen Dank, dass Sie sich letzte Woche die Zeit genommen haben, mit mir zu sprechen. Es tut mir leid zu sagen, dass Ihre Kandidatur es nicht in die nächste Runde geschafft hat; Wir hatten einen sehr wettbewerbsfähigen Pool für diese Position., An diesem Punkt braucht unsere Organisation wirklich jemanden mit mehr Erfahrung im Projektmanagement. Ich habe unser Gespräch jedoch sehr genossen und denke, Sie könnten hier gut in die richtige Rolle passen. Bitte halten Sie in Kontakt-und ist es in Ordnung mit Ihnen, wenn ich Sie über Rollen informieren, die sich öffnen, die besser passen könnten?

Alles Gute,

Jetzt für den Anbieter:

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Wir hatten das Glück, einige starke Vorschläge dazu zu bekommen und wir schätzen alle Informationen von Ihrer Seite — und für Ihre Geduld., Nach vielen sorgfältigen Überlegungen haben wir uns für dieses Projekt für eine andere Firma entschieden. Während wir sicherlich keinen Zweifel an der überlegenen Qualität Ihres Teams haben oder dass Sie dies gekonnt umsetzen können, haben wir uns entschlossen, dieses Projekt zu nutzen, um unsere Bank von Entwicklungspartnern zu erweitern, und da dies für uns ein Experiment ist, war dies eine gute Gelegenheit, dies zu tun.
Wir möchten wirklich, um weiter zu reden mit Ihnen über zukünftige Projekte, die wir haben kommen bis dieses Jahr. Ich freue mich auf jeden Fall auf die Zusammenarbeit in der Zukunft.,
Nochmals vielen Dank für Ihre Hilfe und Ihre Zeit,

Je spezifischer Sie sind, wie Sie etwas (oder jemanden) ablehnen, desto mehr Informationen geben Sie ihnen. Ein intelligenter Ablehnender wird diese Informationen verwenden, um das nächste Mal mit einer stärkeren Tonhöhe zurückzukehren. Ich hatte tatsächlich ein paar Leute, die mir für Ablehnungsschreiben danken, die ich ihnen geschrieben habe, weil es ihnen die Art von konkretem, spezifischem Feedback gab, das sie brauchten, um in Zukunft einen besseren Pitch zu machen. Es ist eine gute Erinnerung daran, dass die Leute Wert darauf legen, Kritik zu erhalten, obwohl die meisten von uns Angst haben, sie zu geben.,

Schreiben eines Ablehnungsschreibens Wenn Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden sind

Es ist besonders schwierig, eine Ablehnungsentscheidung weiterzugeben, der Sie nicht zustimmen. Vielleicht haben Sie hart für einen Job gekämpft, von dem alle anderen unbeeindruckt waren, oder sich für die Sache eines Verkäufers eingesetzt, den das Exekutivkomitee für zu teuer hielt. Ich weiß, ich habe für Artikel argumentiert, die andere Redakteure für die Hauptsendezeit nicht bereit hielten. Es ist kein gutes Gefühl.,

Wenn dies geschieht, ist es verlockend, sich hinter passiver Stimme oder anderen Menschen zu verstecken-z. B. „Es wurde beschlossen, dass wir dies nicht verfolgen werden“ oder „Die Bigwigs haben beschlossen, in eine andere Richtung zu gehen.“Widerstehen Sie dieser Versuchung. Es ist nicht einfacher, auf diese Weise abgelehnt zu werden, und auf diese Weise zu schreiben, untergräbt Ihre Autorität als Entscheidungsträger.

Wenn Sie derjenige sind, der eine Ablehnung ausgibt, besitzen Sie die Ablehnung., Es ist fair, so etwas wie „Nach viel Diskussion und hin und her haben wir uns für X entschieden“ oder „Es war eine wirklich harte Entscheidung, aber wir haben uns letztendlich für Y entschieden“ zu sagen, Aber sagen Sie „wir“, nicht „sie.“

Ein Ablehnungsschreiben, in dem Sie sich hinter dem Rock eines anderen verstecken, hemmt Ihre Fähigkeit, nützliches Feedback zu geben. Es lässt Ihre Organisation auch fraktioniert oder strittig aussehen, was den Wunsch anderer Menschen untergräbt, in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten.,

Schreiben eines Ablehnungsschreibens nach einer Tonne Hin und her

Die andere Art von Ablehnung, die wirklich schwer zu liefern ist, ist diejenige, bei der Sie beide viel Zeit und Mühe investiert haben, um die Sache zum Laufen zu bringen — aber es funktioniert immer noch nicht. Jetzt, trotz der gesunkenen Kosten, ist es Zeit, Ihre Verluste zu reduzieren und weiterzumachen. In einigen Fällen ist ein Anruf der beste Weg, um diese Art von Nachrichten zu liefern — verwenden Sie Ihr Urteil. Aber wenn Sie sich entscheiden, eine E-Mail zu schreiben, ist es ok, es kurz zu halten., Normalerweise haben Sie und Ihr Gegenstück zu diesem Zeitpunkt so viel Zeit damit verbracht, über die Probleme mit dem Projekt oder dem Stück zu sprechen, dass Ihr Gegenstück den Grund für die Ablehnung bereits kennt. Hier ist ein Beispiel:

Hallo ,

Vielen Dank, dass Sie einen weiteren Stich gemacht haben. Ich schätze wirklich die ganze Zeit und Mühe, die Sie investiert haben. Leider, trotz unserer beiden besten Bemühungen, denke ich, und wir sind immer noch nicht ins Ziel. An diesem Punkt würde ich sagen, lass uns das beiseite legen und weitermachen.,

Das andere, was ich bei der Bereitstellung dieser schwierigen Nachricht zu tun versuche, ist, mich auf der gleichen Seite wie die Person zu positionieren, die ich ablehne: Wir haben uns in gutem Glauben bemüht; und trotz dieser Bemühungen sind wir zu kurz gekommen. Dies ist nicht nur Fenster-Dressing; wenn Sie etwas nach viel Engagement ablehnen, dann ist ein Teil des Scheiterns Ihnen auch. (Und vielleicht ein Zeichen dafür, dass Sie früher eine schnellere Ablehnung hätten senden sollen, wenn es für Sie beide weniger schmerzhaft gewesen wäre.,)

Schlechte Nachrichten zu liefern ist schwierig, und in verschiedenen Unternehmen oder Kulturen klingen diese Beispiele entweder zu hart oder zu nett. Sie müssen Ihre eigene Sprache je nach Kontext und Kultur finden. Denken Sie jedoch daran: Erweichen Sie den Schlag nicht nur wegen der Blasenthärtung. Falsche Freundlichkeit gibt den Menschen nur falsche Hoffnung. Und es gibt nichts Freundliches daran.