din Out-of-office e-postmeddelande säger, ”jag är borta från mitt skrivbord just nu, men jag kommer tillbaka till dig på min tidigaste bekvämlighet.”Har du skapat en grievous business faux pas? Du menade väl. Hur kan det vara oartigt att säga att du gör något så fort det är bekvämt för dig?

språk har ström. Ord och fraser är öppna för tolkning. De kan förmedla en viss ton, beroende på det sammanhang där de används.,

Mark Twain sa: ”skillnaden mellan det nästan rätta ordet och det rätta ordet är verkligen en stor sak—’det är skillnaden mellan lightning bug och blixten.”Tricket att rensa kommunikation ligger i att välja ord och fraser som är mindre benägna att misstolkas—blixten buggar snarare än blixten.

finns det ett problem med ”tidigaste bekvämlighet”?

som oartiga fraser går, finns det säkert värre brott. Om den här gnuggar oss på fel sätt beror på det sammanhang där den används.

vid min tidigaste bekvämlighet

låt oss titta på vårt Out-of-office meddelande exempel från ovan.

Vår dom: använd inte

säger att du kommer att returnera någons e-post eller ringa på din tidigaste bekvämlighet låter oartigt., Ja, du menar att du kommer tillbaka till den person som kontaktat dig så fort du kan ,men vad mottagaren hör är något mer som, ” jag kommer tillbaka till dig när (och kanske om) det är bekvämt för mig.”Implikationen är att du gör det när du känner för det, eller när du är bra och redo, eller kanske aldrig. Snooty!

så snart som möjligt

men vad händer om du använder ”så snart som möjligt” för att berätta för någon att du är okej med dem att komma runt till din förfrågan när det är bekvämt för dem? Låt oss titta på ett mail mellan kollegor, John och Mary.,

Vår dom okej att använda, men . . .

. . . det finns bättre sätt att uttrycka att en begäran inte är brådskande. Även om det inte är oförskämt att berätta för Mary att det är okej för henne att tendera till din förfrågan när det är bekvämt, ”vid din tidigaste bekvämlighet” faller fortfarande kort på några punkter.

• Det är inte tillräckligt specifikt., Du har sagt till Mary att du behöver något, men du berättade inte för henne när du absolut behöver det. Hon kan anta att du inte behöver det alls. Ett bättre alternativ skulle vara”. . . vid din tidigaste bekvämlighet ,eller senast.”
• Det låter jargong. En av anledningarna till att många människor ogillar ”vid din tidigaste bekvämlighet” är att det låter som affär jargong—något vi alla älskar att hata. Använd vanligt språk istället.
• Det är lätt misstolkas. Vad händer om Mary ser din begäran som brådskande när du menade att säga att du inte hade bråttom?, Hon kan ta tid av sin dag att rusa genom din uppgift, som kan visa sig vara allt annat än bekvämt för henne.

alternativ till ”tidigaste bekvämlighet”

som fraser går, är det säkraste spelet att släppa ”tidigaste bekvämlighet” från din repertoar. Men vad ska du använda istället?

vid min tidigaste bekvämlighet

Vi har redan sagt att du bör släppa ”vid min tidigaste bekvämlighet” från arbetsplatsen och personlig kommunikation tout de suite. Det kommer över som hänsynslös, om inte direkt oförskämd.,

om du har tid att hedra en begäran, istället för att säga att du kommer runt det när det är bekvämt, berätta för personen när de kan förvänta dig ditt svar. (”Jag svarar när jag återvänder till kontoret på .”)

så snart som möjligt

Även om det inte är något fel med denna fras, kan det faktiskt vara för artigt, eller åtminstone för öppet. Även om du kan använda mjukare, mindre jaron-laddat språk som” när du har tid ”eller” så snart du kan”, föredrar vi återigen specificitet.

låt oss se över John och Mary e-post exemplet och göra det mer specifikt.,

här, istället för att berätta för Mary att komma runt för att skicka p&l uttalande när det är bekvämt för henne, och lämnar henne att undra hur snart han behöver dem, John har använt en uppmaning till handling för att fråga om hon skulle kunna skicka dem över på onsdag.,

Nu vet Mary vad John behöver och när han behöver det. Plus, med CTA i form av en fråga kan uppmana henne att svara, så att han vet om hon kommer att kunna tillgodose begäran.