Jag har en vän som bedömer antikviteter — tilldela ett dollarvärde till den gamla kinesiska vasen som din mormor använde för att lagra pennor och berätta hur mycket de silverknickknacks från moster Fern är värda. Han säger att den svåraste delen av sitt jobb, den del Han fruktar mest, berättar för människor att deras skatt är värdelös.
Jag kan empati., Jag känner att jag gör det också, varje gång jag berättar för en prospektiv HBR-författare att deras idéer, forskning eller skrivning bara inte är tillräckligt bra för att göra snittet.
avslag bokstäver är inte lätt för någon av oss. Oavsett om du berättar för en jobbkandidat att han inte gjorde nästa omgång, en entreprenör som du inte kommer att finansiera hennes projekt, eller en leverantör som du inte längre behöver hans tjänster, det här är e-postmeddelanden som de flesta av oss fruktar crafting. Eftersom det är obehagligt, alltför många av oss skjuta upp det eller inte göra det alls, i huvudsak låta vår tystnad göra talar. Det är en missad möjlighet (och oförskämd)., Men smärtsamt, avslag har fördelar: forskning av Linus Dahlander på ESMT och Henning Piezunka vid INSEAD har funnit, till exempel, att när organisationer tar tid att uttryckligen avvisa (snarare än att bara passivt ignorera) crowdsourcad idéer, det både ökar kvaliteten på idéerna är de som erbjuds och ökar engagemanget från publiken.
om det finns en sak som jag har lärt mig i ett decennium på Harvard Business Review-under vilken jag har avvisat bokstavligen tusentals idéer, platser och utkast — är det att en snabb nej är bättre än en lång kanske.,
skriva en grundläggande avslag brev
skriva bra avslag tar lite tid — särskilt i början. Men en av fördelarna med att lära sig att skriva en bra, tydlig avslag brev är att det tvingar dig att tänka klart om vad det är som du vill från andra människor, och vad det är att din organisation verkligen behöver., Till exempel kan jag kategorisera de flesta av mina avslag för HBR i en av fem kategorier: för bred (och därmed inte särskilt användbar för läsare); för repetitiv med saker som vi redan har publicerat; för jargoni; för självreklam; inte stöds av tillräckligt med bevis eller expertis. Att veta detta kunde vi destillera en uppsättning riktlinjer för potentiella författare som uppmuntrade dem att undvika dessa gemensamma fallgropar.
som sagt, avslag bokstäver behöver inte vara lång, och anledningen till att du ger för avslaget behöver inte vara super-detaljerad., Om du inte har mycket av en relation med personen-du aldrig träffat dem, kanske bara handlas några e — postmeddelanden-hela brevet kan vara bara några rader. Jag tittade tillbaka på några avvisningsbrev jag skickade och insåg att jag vanligtvis följer ett ganska enkelt format:
- säg tack.
- leverera nyheterna.
- ange huvudorsaken.
- erbjuder hopp.
till exempel:
,
Tack för ditt tålamod medan jag granskade detta förslag., Jag måste tyvärr passera. Vi har publicerat mycket om cybersäkerhet nyligen, och tyvärr överlappar det föreslagna stycket lite för mycket med andra artiklar Vi har publicerat. Jag hoppas att du hittar ett bra hem för det i en annan publikation.
alla de bästa,
om jag gav dåliga nyheter till någon som jag hade intervjuat för ett jobb, kan jag justera det lite, men grundformatet skulle vara detsamma:
,
Tack för att du tog dig tid att prata med mig förra veckan., Medan jag njöt av vårt samtal, tror jag att vi behöver någon med mer praktisk projektledningserfarenhet för denna roll. Jag hoppas att du hittar rätt jobb för dig inom en snar framtid.
om du inte kan tänka dig något hopp att erbjuda i slutet, gör det inte., ”Säg inte något som ger mottagaren intrycket att dörren fortfarande är öppen,” joceyln Glei råder i sin nya e-postskrivningsguide, avregistrera, ”sådan klarhet och finalitet kan känna sig grym, men att lägga till ytterligare språk för att ”mildra slaget” tjänar bara till att skapa falskt hopp. Säg din del och skriv på.”Falskt hopp är grymmare än inget hopp. Falskt hopp uppmuntrar bara den andra personen att slösa mer av sin tid, och din.
om tanken på att sluta med ett oskyddat avslag gör dig outhärdligt squeamish, kan du stänga med ett extra tack., Tänk på detta exempel på ett avvisningsbrev till en leverantör:
,
Tack för ditt detaljerade förslag. Med en titt på materialet verkar det som om ditt företags nyckelstyrkor inte överlappar varandra med vad vi behöver för detta projekt. Tack än en gång för att ni tog er tid att sammanställa detta förslag för oss.
lyckönskningar,
skriva en detaljerad avvisande brev
men vad händer om planen (eller personen) var riktigt nära att vara en bra passform, och du kanske vill arbeta med dem i framtiden?, Eller har du mer av en relation med dem? I dessa fall är ovanstående meddelanden förmodligen för kalla och för vaga. När jag avvisar personer som jag vill uppmuntra håller jag formatet ungefär detsamma, men är i allmänhet mycket mer detaljerat i min anledning att avvisa och tydligare uppmuntra personen att försöka igen. (I den studie som jag nämnde ovan fann Dahlander och Piezunka att ge en förklaring till varför en idé avvisades stärkte de positiva effekterna av avslag — t.ex. motivation och idékvalitet.,)
jag slutar också ofta med en fråga, för att försöka signalera att jag verkligen är intresserad — inte bara gör ett tomt, mjukgörande-blåslöfte. Till exempel:
,
Tack för ditt tålamod medan jag granskade detta förslag. Jag måste tyvärr passera. Vi har publicerat mycket om cybersäkerhet nyligen, och tyvärr överlappar det föreslagna stycket lite för mycket med andra artiklar Vi har publicerat. Ta till exempel en titt på artikeln som vi publicerade den 6 augusti av Professor Joe Schmo och 16 augusti artikeln av VD för Acme Corp., Även om vi inte kommer att kunna publicera detta stycke, jag gillade verkligen din skrivstil och hur du stödde ditt argument med omfattande forskning; skulle du vara intresserad av att pitching oss några andra artiklar i framtiden?
allt det bästa,
för den intervjuade tjänsten kan det se ut så här:
,
Tack för att du tog dig tid att prata med mig förra veckan. Jag är ledsen att säga att din kandidatur inte gjorde det till nästa omgång; vi har haft en mycket konkurrenskraftig pool för denna position., Vid denna tidpunkt behöver vår organisation verkligen någon med mer projektledningserfarenhet. Men jag njöt verkligen av vårt samtal och tror att du kan vara en bra passform här i rätt roll. Vänligen hålla kontakten — och är det OK med dig om jag låter dig veta om roller som öppnar upp som kan vara en bättre passform?
alla de bästa,
nu för säljaren:
,
vi hade tur att få några starka förslag på detta och vi uppskattar djupt all information från din sida — och för ditt tålamod., Efter mycket noggrann tanke har vi bestämt oss för att gå med ett annat företag för detta projekt. Även om vi verkligen har ingen tvekan om den överlägsna kvaliteten på ditt team eller att du kan leverera på detta skickligt beslutade vi att använda detta projekt för att utöka vår bänk av utvecklingspartner och, eftersom detta är en del experiment för oss, detta var ett bra tillfälle att göra det.
vi skulle verkligen vilja fortsätta prata med dig om framtida projekt som vi har kommer upp i år. Jag ser definitivt fram emot att samarbeta i framtiden.,
tack igen för din hjälp och din tid,
ju mer specifik du handlar om hur du avvisar något (eller någon), desto mer information du ger dem. En smart rejectee kommer att använda denna information för att komma tillbaka med en starkare tonhöjd nästa gång. Jag har faktiskt haft några människor tacka mig för avslag brev jag skrev till dem, eftersom det gav dem den typ av konkreta, specifik feedback de behövde för att göra en bättre tonhöjd i framtiden. Det är en bra påminnelse om att människor värdesätter att få kritik, även om de flesta av oss fruktar att ge det.,
skriva ett avvisande brev när du inte håller med beslutet
det är särskilt svårt att passera längs ett avvisande beslut som du inte håller med. Kanske kämpade du hårt för en jobbkandidat alla andra var imponerade av, eller kämpade för orsaken till en leverantör som verkställande kommittén tyckte var för dyrt. Jag vet att jag har argumenterat för artiklar som andra redaktörer trodde inte var redo för prime time. Det är ingen bra känsla.,
När detta händer är det frestande att gömma sig bakom passiv röst eller andra människor — t.ex. ”det har bestämts att vi inte kommer att driva detta” eller ”bigwigs har bestämt sig för att gå i en annan riktning.”Stå emot frestelsen. Det är inte lättare att bli avvisad på det sättet, och att skriva på det sättet undergräver din auktoritet som beslutsfattare.
om du är den som utfärdar ett avslag, äger du avslaget., Det är rättvist att säga något i stil med ”efter mycket diskussion och fram och tillbaka har vi bestämt X” eller ”det var ett riktigt svårt beslut, men vi har slutligen bestämt Y. ”men säger ”vi”, inte ” de.”
ett avvisningsbrev där du gömmer dig bakom någon annans kjol hämmar din förmåga att ge användbar feedback. Det gör också din organisation ser bråkig eller omtvistad, vilket undergräver andras önskan att arbeta med dig i framtiden.,
skriva ett avvisningsbrev efter ett Ton fram och tillbaka
den andra typen av avslag som är riktigt svårt att leverera är den där du båda har lagt in mycket tid och ansträngning för att få saken att fungera — men det fungerar fortfarande inte. Nu, trots de sjunkna kostnaderna, är det dags att minska dina förluster och gå vidare. I vissa fall är ett telefonsamtal det bästa sättet att leverera denna typ av nyheter — Använd ditt omdöme. Men om du bestämmer dig för att skriva ett mail är det OK att hålla det kort., Vanligtvis, vid denna tidpunkt, du och din motsvarighet kommer att ha tillbringat så mycket tid att prata om problemen med projektet eller pjäsen som din motsvarighet redan vet orsaken bakom avslaget; du behöver bara sammanfatta det kortfattat. Här är ett exempel:
Hej ,
Tack för att du tog en annan hugg på detta. Jag uppskattar verkligen all tid och ansträngning du har lagt in. Tyvärr, trots båda våra ansträngningar, tror jag och vi fortfarande inte slår märket. Vid det här laget, skulle jag säga Låt oss lägga den här åt sidan och gå vidare.,
det andra jag försöker göra när jag levererar denna typ av tuffa nyheter är att placera mig själv på samma sida som den person jag avvisar: vi har gjort en god tro ansträngning; och trots den ansträngningen har vi blivit korta. Detta är inte bara fönster-dressing; om du avvisar något efter en hel del engagemang, då någon del av misslyckandet är din också. (Och kanske ett tecken på att du borde ha skickat ett snabbare avslag tidigare i processen, när det skulle ha varit mindre smärtsamt för er båda.,)
att leverera dåliga nyheter är tufft, och i olika företag eller kulturer kan dessa exempel låta antingen alltför hårda eller för trevliga. Du måste hitta ditt eget språk beroende på sammanhanget och kulturen. Som sagt, Kom ihåg: mjuka inte slaget bara för att blåsa-mjukning. Falsk vänlighet ger bara människor falskt hopp. Och det finns inget slags om det.