om du ofta skriver ut dina data/arbete i Excel är jag säker på att du har mött problemet där det skriver ut flera sidor istället för en enda sida.

Ibland är det så frustrerande att en ny sida skrivs ut bara för att rymma några extra datalinjer (vilket också leder till slöseri med papper).

det finns några enkla tekniker som du kan använda för att se till att du Excel-data skrivs ut på en sida (eller i mindre antal sidor om du skriver ut en stor rapport).,

i denna Excel-handledning delar jag några metoder du kan använda för att skriva ut Excel-arket på en sida. Du kan använda en kombination av dessa metoder för att få det bästa resultatet.

så låt oss komma igång!

kontrollera hur många sidor som ska skrivas ut (förhandsgranskning)

innan du anger för att optimera inställningarna för att skriva ut Excel-arbetet i ett ark är det bäst att kontrollera det aktuella tillståndet med Utskriftsförhandsgranskningen.

oroa dig inte! Du behöver inte skriva ut något för det här., Du kan helt enkelt kontrollera hur det tryckta arbetet skulle se ut och hur många ark som ska skrivas ut.

det här låter dig förstå de saker du kan ändra för att se till att du använder det minsta antalet papper samtidigt som du håller din tryckta rapport vacker och läsbar.,för att se hur det slutliga utskriftsjobbet skulle se ut:

1. Klicka på Filfliken
2. Klicka på utskriftsalternativet

eller så kan du använda kortkommandot Control + P (kommando + P om du använder en Mac)

detta skulle öppna förhandsgranskningssidan där du skulle kunna skriva ut se hur många sidor som skulle skrivas ut och vad som skulle skrivas ut på varje sida.

Du kan använda piltangenterna för att gå till nästa / föregående sida i förhandsgranskningsläget.,

sätt att passa och skriva ut Excel-ark på en sida

Nu, låt oss se några metoder som du kan använda för att passa alla data i ett ark på en sida och sedan skriva ut din rapport på en sida (eller färre antal sidor)

justera kolumnbredden (eller radhöjd)

i många fall behöver du inte att dina kolumner är för breda.

och eftersom detta är en direkt determinant av hur mycket data som skrivs ut på en sida, kan du spara mycket papper genom att helt enkelt minska kolumnbredden.

men hur vet du om du har gjort tillräckligt eller inte?, Hur vet du hur mycket kolumnbredd du ska minska för att få allt att passa på en sida?

För att göra det enkelt kan du använda sidlayoutvyn i Excel-vilket visar dig i realtid hur mycket data som ska skrivas ut på varje sida i rapporten.

nedan är stegen för att komma in i Sidlayoutläget och sedan minska kolumnbredden:

1. Klicka på fliken Visa i menyfliksområdet
2. i gruppen Arbetsboksvyer klickar du på alternativet ”Sidlayout”., Detta kommer att ändra hur data visas (och du kommer att se skalor högst upp och till vänster om kalkylbladet)
3. minska kolumnbredden för att passa data på en sida. För att göra detta, placera markören vid kanten av markören på kolumnrubriken som du vill minska i storlek. Klicka och dra.

När du har all data på en sida kan du gå vidare och skriva ut den.

i vissa fall kan det hända att data i en cell skärs av och inte visas helt., Detta händer ofta när du ändrar kolumnbredden. Du kan korrigera detta genom att aktivera alternativet Wrap text i Excel.

för att återgå till normal vy (och komma ut ur sidlayoutvyn), klicka på fliken Visa och klicka sedan på ”Normal”.

ändra skalningen (passa alla rader/kolumner på en sida)

Excel har ett inbyggt alternativ som låter dig ändra kalkylbladet på ett sätt som passar fler rader / kolumner på en sida.

När du gör detta skalar det helt enkelt ner allt för att passa alla kolumner eller rader på en sida.,

Antag att du har ett ark där kolumnerna spiller över till nästa ark när de skrivs ut.,

nedan följer stegen för att skala ner arket under utskrift:

1. Klicka på fliken Fil
2. Klicka på Skriv ut (eller använd tangentbordsgenvägen – Control + P)
3. i utskriftsfönstret klickar du på Skalningsalternativet (det är det sista alternativet till vänster)
4. Klicka på något av alternativen:
   • montera ark på en sida
   • Fir alla kolumner på en sida
   • li> montera alla rader på en sida

ovanstående steg skulle skala arket så att det passar sidan (baserat på vilka alternativ du har valt)., Du kommer också att kunna se hur data skulle se ut i förhandsgranskningen av arket som är till höger.

detta påverkar inte kalkylbladsdata. Det skalar bara data för utskriftsändamål.

Dölj eller ta bort rader/kolumner

ett annat smart sätt att få allt på en sida vid utskrift är att dölja kolumner eller rader som du inte behöver.,

Du har alltid möjlighet att göra dessa synliga igen om du behöver det senare, men att dölja dessa när du skriver ut kommer att se till att du optimerar utrymmet och använder färre sidor för att skriva ut.

för att dölja en rad / kolumn, välj dem, högerklicka och välj sedan Dölj.

igen är det bäst att först komma in i Sidlayoutläget och sedan göra det här. Detta gör att du kan se hur många rader / kolumner du behöver dölja för att passa alla data på en sida i Excel.

och här är steg för att visa raderna/kolumnerna i Excel.,

ändra sidorienteringen

om du har fler kolumner och rader är det vettigt att ändra sidans orientering under utskrift.

det finns två inriktningar i Excel;

• porträtt (standard i Excel) – fler rader skrivs ut än kolumner
• landskap – fler kolumner skrivs ut än rader

om du har fler kolumner än rader (som visas nedan) kan du ändra sidorienteringen till liggande för att säkerställa att dina data passar och skrivs ut på en sida.,

nedan är stegen för att ändra sidorienteringen i Excel:

1. Klicka på fliken Sidlayout
2. i gruppen Sidinställningar, klicka på dialogrutan startprogram. Detta öppnar dialogrutan ”Page Setup”.
3. Klicka på fliken Sida i dialogrutan (om inte redan markerat)
4. välj liggande
5. Klicka på OK

Nu kan du gå till förhandsgranskning och se hur din utskrivna rapport skulle se ut.,

snabbtangenten för att öppna dialogrutan Sidinställningar ALT + P + S + P (Tryck på dessa tangenter i följd)

Alternativt kan du också ändra orienteringen i fönstret Förhandsgranskning av utskrift genom att välja liggande orientering i rullgardinsmenyn i inställningarna.

ändra sidmarginalerna

Ibland har du bara en eller två extra kolumner som skrivs ut på en ny sida (eller några extra rader som spiller till nästa sida).

en liten justering i sidmarginalerna kan hjälpa dig att passa allt på en enda sida.,

om du undrar vilka sidmarginaler som är – när du skriver ut ett Excel-kalkylblad, skulle varje utskriven sida ha några blanktecken vid kanterna. Detta är genom design för att se till att data ser bra ut när de skrivs ut.

Du har möjlighet att minska detta vita utrymme (sidmarginalen) och anpassa mer data på en enda sida.,

nedan är stegen för att minska sidmarginalen i Excel:

1. Klicka på fliken Sidlayout
2. i gruppen Sidinställningar klickar du på”marginaler”
3. Klicka på smal

ovanstående steg skulle minska sidmarginalen och du kan se några extra rader/kolumner som pressas på samma sida.

om du vill minska sidmarginalen ytterligare, klicka på alternativet ”marginaler” i menyfliksområdet och klicka sedan på ”anpassade marginaler”. Detta öppnar dialogrutan Sidinställningar där du kan justera marginalerna ytterligare.,

minska teckenstorleken

ett annat enkelt sätt att snabbt göra några extra rader / kolumner (som spiller till ytterligare ark när de skrivs ut från och med nu) passar samma sida kan vara genom att minska teckenstorleken.

detta gör att du kan ändra storlek på några kolumner så att den passar en sida när den skrivs ut.

detta kan vara användbart när du har tryckt data som vanligtvis går i bilagan – något du behöver ha men ingen läser eller bryr sig om det.,

Skriv endast ut valda Data (eller ställ in utskriftsområdet)

Ibland kan du ha en stor datauppsättning, men du kanske inte vill skriva ut allt. Kanske vill du bara skriva ut valda data.,

om det här är en enstaka sak där du snabbt vill skriva ut de valda uppgifterna i kalkylbladet kan du göra det med hjälp av nedanstående steg:

1. Välj de data som du vill skriva ut
2. Klicka på fliken Arkiv
3. Klicka på Skriv ut (eller använd tangentbordsgenvägen-Control + P)
4. på utskriftsskärmen som visas klickar du på det första alternativet i Inställningar
5. Klicka på alternativet utskriftsval. Du skulle märka att förhandsgranskningen också ändras för att visa dig bara den del som skulle skrivas ut.
6. Klicka på Skriv ut.,

ovanstående steg skulle bara skriva ut den valda datauppsättningen.

Observera att om du valde en datauppsättning som inte kan passa in i en enda plage när den skrivs ut, kommer den att skrivas ut på flera ark. Du kan dock ändra skalningen till ’Anpassa ark på en sida’ för att skriva ut markeringen på en enda sida.

ovanstående metod är bra när du måste skriva ut valda data en gång i taget.

men du måste skriva ut samma val från flera kalkylblad, det är en bättre idé att ställa in utskriftsområdet., En gång satt Excel skulle överväga detta utskriftsområde som den del som är tänkt att skriva ut och skulle ignorera de andra data på arket.

nedan följer stegen för att ställa in utskriftsområdet i Excel:

1. Välj de data som du vill ange som utskriftsområdet
2. Klicka på fliken Sidlayout
3. i gruppen Sidinställningar klickar du på alternativet utskriftsområde
4. Klicka på Ange utskriftsområde

det är det!

nu när du försöker skriva ut ett kalkylblad skrivs bara utskriftsområdet ut (och endast detta visas i förhandsgranskningen).,

Lägg till sidbrytningar

om du har en stor datauppsättning. det är uppenbart att det inte kan passa in på en sida och skriva ut hela data skulle ta upp flera sidor.

Du kan lägga till sidbrytningar i Excel för att låta Excel veta var du ska sluta skriva ut på den aktuella sidan och spilla resten till nästa sida.

nedan följer stegen för att lägga till sidbrytningar i Excel:

1. välj cellen där du vill infoga sidbrytningen., Från den här cellen och framåt skulle allt skrivas ut på Nästa sida
2. Klicka på fliken Sidlayout
3. i gruppen Sidinställningar klickar du på alternativet pauser
4. Klicka på Infoga sidbrytningar

ovanstående steg skulle lägga till en sidbrytning och allt innan sidbrytningen skulle skrivas ut i ett ark och resterande data i andra ark.

Observera att om du har ställt in utskriftsområdet kommer det att ha företräde framför sidbrytningar.,

så det här är olika metoder du kan använda för att passa in data på en sida och skriva ut ett Excel-kalkylblad på en sida. I de fall där du har mycket data kanske det inte är meningsfullt att skriva ut det på en sida, men du kan fortfarande använda ovanstående metoder för att minimera pappersanvändningen och passa in samma data i färre sidor.

Jag hoppas att du hittade den här guiden användbar.

Du kanske också gillar följande Excel tutorials: