Ah, projekt. De är spännande, men de kommer med många risker som du måste hantera.
och det viktigaste är definitivt projektets omfattning.
om du inte är en professionell projektledare kan det bli förvirrande.
projekt kan spiral i kaos snabbare än du kan säga ”delegera uppgifter.”
det är därför vi visar dig allt du behöver veta om att organisera dina projekt genom projektomfattningshantering.
låt oss dyka in!
Vad är omfattning i Projektledning?,
ett projekt scope uttalande är Ess upp ärmen när det gäller projektledning.
det är det enklaste sättet att definiera gränserna och resultaten i projektet.
det är också ett av de viktigaste ansvarsområdena i projektledarens roll.
enligt definitionen av projektets omfattning är det ”den del av projektplaneringen som innebär att man fastställer och dokumenterar en lista över specifika projektmål, resultat, uppgifter, kostnader och tidsfrister.”
Du kanske också känner till det som en arbetsförklaring, eller en projekt charter.,
det är ett enkelt sätt att se till att du, ditt team och kunden är alla på samma sida om vad som behöver göras, vilka resurser du behöver för att avsluta projektet, och när projektet kommer att levereras.
och eftersom effektiv projektomfattningshantering är en av de viktigaste delarna av att hantera ett projekt, kan skapandet av ett enkelt scope-uttalande hjälpa dig att veta vad du faktiskt har att göra med.
Så hur skapar du en?
hur man skapar ett meddelande om projektets omfattning
det första du behöver göra är att få intressenterna och ditt team i ett rum.,
tillsammans bör du skapa projektets grundläggande kontur.
Du bör också samla in kundernas / intressenternas krav för projektet. Vad vill de ha gjort?
därifrån kan du skapa en arbetsfördelningsstruktur (WBS).
en WBS är särskilt viktig för intressenterna.
Du har förmodligen stött på intressenter som hade orealistiskt höga förväntningar (AKA de ville ha mycket mer bang för bara några dollar).
om du visar dem vilka uppgifter ditt team kommer att slutföra förstår de resurserna och den tid du behöver för att slutföra projektet.,
annars kanske de tror att du bara behöver några uppgifter för att slutföra sitt projekt.
att skapa en WBS är också ett bra sätt att förenkla uppgiftshanteringen senare, eftersom du har förberett en lista över uppgifter som måste utföras och du kan gå direkt till jobbet.
Bright Hub
därifrån kan du börja skapa projektets omfattning uttalande genom följande kriterier:
projekt motivering
Projekt motivering är ett kort uttalande förklarar bakgrunden av projektet och förväntningar.,
vilka affärsbehov kommer projektets adress?
Produktbeskrivning
produktbeskrivningen ska innehålla slutproduktens egenskaper och beskriva intressenternas förväntningar på produktens funktioner.
acceptanskriterier
vilka kriterier ska projektet uppfylla för att godtas?
om du till exempel utvecklar en app, hur många användare ska den stödja?
mål
vad kommer att uppnås med det färdiga projektet?,
uteslutningar av projekt
uteslutningar av projekt är de saker som projektet inte kommer att producera, och det är alltid en bra idé att lägga till dem i scope-uttalandet.
nödvändiga resurser
meddelandet om projektets omfattning bör också ange de resurser som krävs för att projektet ska kunna slutföras.
Ibland kan detta innebära att intressenterna förser dig med mer material.
det beskriver dock normalt antalet arbetstimmar och/eller antalet gruppmedlemmar som behöver arbeta med projektet.,
tidsplan och Budget
När man definierar projektets omfattning är det oerhört viktigt att inkludera alla relevanta tidsfrister och den överenskomna budgeten.
På så sätt kan du förhandla om tillägg eller hantera ändringar med större lätthet.
vanligtvis går timing och budget in i projektförslaget, men om du inte är en professionell projektledare är det mycket lättare att inkludera dessa faktorer i ditt projekt scope-uttalande för tydlighet.
Projektbegränsningar
På samma sätt som projektundantag bör du lägga till eventuella begränsningar i projektets omfattning.,
de beskriver vad som kan uppnås, och vad som kan uppnås med ytterligare omförhandling, mer tid, en större budget och så vidare.
Mått och mätning
beroende på vilken typ av projekt du arbetar med kan du förväntas leverera vissa resultat genom milstolpar.
om du hanterar den typen av projekt bör du också definiera hur projektets framgång kommer att spåras från milstolpe till milstolpe.
i de flesta fall kan du komma överens om milstolpar för produkt eller uppgift med intressenterna.,
till exempel bör du och ditt team avsluta onboarding-plattformen i April, instrumentpanelen i maj och så vidare.