om du har flyttat en möjlighet ner din försäljning tratt till den punkt där de vill börja prata pris, Det är ett gott tecken.

detta innebär att alla dina tidigare samtal om de fördelar som din lösning kan ge fascinerad dem tillräckligt för att överväga att köpa den. I dagens konkurrensutsatta marknad är produkter som konfigureras, prissatt och citeras för att producera den perfekta kombinationen av funktioner för varje enskild kund. Och med anpassade produkter kommer anpassade priser.,

din webbplats kan ge potentiella kunder en uppskattning av vad din lösning kan kosta, men om de menar allvar med att köpa, skickar de en RFQ för att få en mer exakt bild.

begäran om offertprocess är nödvändig för företag som köper och säljer högspecialiserade produkter. En storlek passar alla är inte längre en verklighet i B2B SaaS försäljning. Som affärsenhet kommer du att bära både köparens och säljarens hatt vid en eller annan tidpunkt-ditt företag behöver också köpa lösningar.

detta innebär att du kommer att uppleva att skicka och ta emot RFQs. Den viktigaste lärdomen för båda sidor av RFQ och övergripande upphandlingsprocess är att vara så specifik som möjligt.,

på inköpssidan, se till att säljaren vet exakt vad du vill är det bästa sättet att få en korrekt pris offert. När det gäller försäljning är det viktigt att vara specifik eftersom de prisnoteringar som en gång accepterats kan användas som rättsligt bindande dokumentation för transaktionen.

RFI vs. RFQ vs. RFP

RFQs står sällan ensamma i en kunds köpprocess. Tillsammans med en begäran om en offert kommer ofta en begäran om information (RFI) och en begäran om ett förslag (RFP). Alla tre av dessa objekt kan användas oberoende eller i samband med varandra.,

medan de är olika förfrågningsformulär, tjänar RFI, RFQs och RFP alla samma övergripande syfte: att se till att båda parter har all relevant information som behövs för att gå vidare med affären. För köpare är det kostnaden och kapaciteten hos lösningen. För säljare är det köparens förväntningar.

det bästa sättet att förklara RFQs är genom att ta en djupare titt på var och en av dessa förfrågningar för att få ett bättre grepp om varför företag använder dem, vad de vanligtvis inkluderar, och den ordning de följer.

begäran om information (RFI)

en RFI är en begäran om information., Det är den formella metoden för potentiella köpare att fråga leverantörer för mer information om deras lösning. Mellan RFI, RFQs och RFP skickas RFI tidigast, eftersom de fungerar som en källa till viktig preliminär information för kunderna.

RFI kommer att utgöra öppna frågor till leverantörer för att få en bra uppfattning om vilka fördelar, funktioner och möjligheter deras lösning kan erbjuda. Det fina med att skicka en RFI är att alla detaljer du letar efter kommer att vara ingrodd i säljarens hjärna, vilket innebär att du får dina svar snabbare än andra typer av förfrågningar.,

uppmaningen till en RFI lovar inte att ett köp kommer att göras, utan visar bara köparens intresse för vad de redan vet och en nyfikenhet att lära sig mer. Leverantörer kommer bara att posta så mycket på deras hemsida, så köpare som blir allt mer intresserade av lösningen kommer att använda en RFI som en del av deras beslutsprocess.

När du tar emot en RFI från en kund är ett gott tecken på att de åtminstone är lite intresserade av din produkt, är det troligt att de samlar in dem från flera leverantörer. Men du kan inte klandra dem., För att fatta ett välgrundat köpbeslut måste de undersöka alla sina alternativ.

som köpare bör din RFI i slutändan ge dig en bra uppfattning om leverantörens kompetensnivå. Ge dem lite bakgrundsinformation om ditt företag och låt dem veta vad du försöker uppnå med sin produkt.

som säljare, skapa ditt svar baserat på all information inom RFI, tillsammans med någon annan forskning du gjorde om utsikterna. Deras begäran bör ge dig en god uppfattning om deras smärtpunkt, så se till att tala med det i ditt svar.,

Begär offert (RFQ)

Efter att ha köpt en RFI och fått ett svar, kommer kunden att överväga informationen och avgöra om leverantören kan ge en värdefull lösning som deras verksamhet behöver. Om så är fallet är nästa orosområde priset. Kunderna får denna information genom att skicka en begäran om offert eller en RFQ.

en RFQ är en begäran om en offert om en mycket specifik lösning som en köpare skickar till en potentiell leverantör. Dessa förfrågningar kommer att innehålla en lista över krav som kunden letar efter i en produkt.,

i detta skede i köpprocessen vet kunden exakt vad de vill ha och var de kan få det. Syftet med en RFQ är att se till att lösningen kan köpas inom deras budget.

potentiella kunder kommer också att skicka flera RFQs till många leverantörer. Men om du får en, Det visar att köparens intresse nivå har ökat eftersom de fick ditt svar på deras RFI.

som köpare, se till att din RFQ innehåller en detaljerad lista över alla funktioner, funktioner och funktioner du söker., Ge leverantören en uppfattning om den förväntade varaktigheten av din användning av deras lösning, det datum du vill börja använda den, och eventuella betalningsvillkor som är relevanta för ditt företag. Alla dessa detaljer är oerhört viktiga för att få ett så detaljerat svar som möjligt.

som säljare, när du svarar med en prisuppgift, se till att alla prisuppgifter är precis som du vill att de ska vara. Om en kund tecknar priscitatet du svarar med kan det bli ett juridiskt bindande dokument i försäljningsprocessen. Så se till att vad du än svarar med, du är bekväm att hålla sig till.,

begäran om förslag (RFP)

en begäran om ett förslag är en metod som kunderna kommer att använda för att få specifik information från leverantörer, inklusive priset på en lösning. Framtidsutsikter söker en ny produkt kommer att skicka RFPs att erbjuda mer i detalj om problemet de står inför i hopp om att säljaren kommer att svara med några föreslagna resolutioner.,

ett viktigt syfte med att skicka en RFP är att få insikt om lösningar som är specifika för ditt problem som du kanske inte tänkte på under din forskning. Människor inom företaget har mer erfarenhet av sin produkt, och bör användas som en resurs för att konfigurera den bästa lösningen och handlingsplanen möjligt.

När du skickar en RFP måste du vara så specifik som möjligt. Ge leverantörsuppgifter om dina processer, behov och slutmål för investeringen. Vid denna tidpunkt bör du vara redo att göra ett köp., Detta är inte så mycket av en prospekteringsfas, men mer av en ”låt oss bygga en konkret handlingsplan för min verksamhet” fas.

RFPs kommer också att innehålla frågor om arbetsflödet i samarbetet, om ett köp görs. Till exempel kommer köparen att fråga om implementeringsprocesser, metoder för att hålla kostnaden under kontroll och eventuella förutsebara problem som leverantören kan ha angående tidslinjen.

kunder kan begära fallstudier, referenser eller kundrecensioner. Om så är fallet, gör anspråk på din profil på G2 och låt dina gamla kunder göra talar för dig.,

här är en snabb sammanfattning:

RFQ-processen

ditt företag kommer att skicka och ta emot massor av RFQs under sin livstid, och slutresultatet av dokumentet kommer nästan aldrig att vara detsamma. Affärsprocessen kommer dock vanligtvis att följa samma sex steg.

låt oss gå om att förklara det från köparens perspektiv, eftersom de genomgår varje fas i processen. När det gäller säljare finns det fortfarande mycket att lära av den här sidan av saker.,

förbereda dokumentet

under medvetandefasen av köparens resa börjar kunden identifiera och definiera den smärtpunkt som deras verksamhet upplever och försöker lösa. Det steget i inåt prospektering kan faktiskt vara till stor hjälp när du börjar bygga en RFQ, eftersom du enkelt kan markera de behov du vill ha uppfyllda.

När du förbereder en RFQ, börja med en snabb introduktion till ditt företag och det problem som du hoppas att leverantören kan lösa., Detta kommer att få bollen i rullning för säljaren, hjälpa dem att börja tänka på vad ditt företag behöver.,

förutom din bakgrundsinformation, här är en lista över saker du måste inkludera i din RFQ:

• produkt eller tjänst du är intresserad av
• leveransmetoder
• kvantitet av lösningen
• betalningsvillkor
• utvärderingsmetod
• tidslinje för granskning och beslutsfattande
• avtalsvillkor
• krav för att skicka in prisuppgiften

det kan se lite ut som den här mallen:

vill du ladda ner den här mallen? Klicka här.,

definiera leverantörslistan

därefter kommer köparen att komma med en lista över potentiella tjänsteleverantörer. Marknaden utvecklas alltid, och nya företag går in med aldrig tidigare sett innovationer. Din begäran om offert bör vara öppen för mer än en budgivare. Det är möjligt att någon erbjuder en speciellt konfigurerad lösning som du inte känner till.

medan din RFQ visar intresse för någons verksamhet är det inte ett bindande kontrakt., Det är skönheten i det – du kan få en djupgående beskrivning av mer än en potentiell lösning och överväga alla dina alternativ innan du köper.

skicka RFQ

skicka en RFQ till varje potentiell leverantör på din lista. Innan du gör det, dock, se till att du har inkluderat alla nödvändiga detaljer om ditt företag. För att hitta den bästa lösningen för ditt företag måste säljaren förstå ins och outs, process, strategier och kanske viktigast mål.

tänk också på tidslinjer och datum som du nämnde för inlämning., Innan du skickar en faktisk prisuppgift kan leverantören kontakta dig med några klargörande frågor, så kom ihåg det.

analysera svaren

då är det dags att analysera svaren du fick. Håll ditt förfallodatum i åtanke i detta skede. Om du anger en deadline för bud, vänta tills du har nått det datumet och ta en titt på dem alla efteråt.

Var uppmärksam på viktiga produktfunktioner, pris, varaktighet och andra detaljer som kan hjälpa eller hindra din relation med säljaren eller upplösning av smärtpunkten.,

fatta ett beslut

det mest uppenbara sättet att fatta ditt beslut är genom att välja den leverantör som erbjuder den mest värdefulla lösningen till lägsta pris. Även om det är en solid strategi för att välja att köpa från någon, det finns andra saker att tänka på också.

hur var dina samtal med säljare innan du skickade RFQ? Hade de verkligen ditt bästa intresse i åtanke? Är de pålitliga? Är de någon som vill vara i ett ömsesidigt fördelaktigt och respektfullt affärsförhållande? Svaren på dessa frågor bör också faktor i ditt beslutsfattande.,

När du har valt en leverantör, låt dem veta de goda nyheterna.

varna de andra

andra säljare kommer att förvänta sig ett svar på deras pris offert, och det är oförskämt att lämna dem hängande. Glöm inte att meddela de andra företagen som fick din RFQ att du har bestämt dig för att gå vidare med ett annat företag. Det är vanligt artighet, och du vill inte bränna några broar.

Följa processen

köpprocessen kallas en process av en anledning. Dina handlingar, språk och förfrågningar som köpare avger viktiga signaler som informerar säljare om din beredskap att köpa.,

att skicka en RFQ och få en prisuppgift kan vara en av de sista sakerna du gör innan du säljer eller bestämmer dig för ett köp. Var tydlig, koncis och var inte rädd för att berätta exakt vad du vill.

När du har gjort ditt köp-eller försäljningsbeslut, se till att hålla affären uppdaterad i ditt företags kontraktshanteringsprogram.