mesajul dvs. de e-mail în afara biroului spune: „Sunt departe de biroul meu chiar acum, dar vă voi contacta cât mai curând posibil.”Ați creat o afacere gravă faux pas? Cu siguranță, ai avut intenții bune. Cum ar putea fi nepoliticos să spui că vei face ceva imediat ce îți va fi convenabil?
Limba are putere. Cuvintele și expresiile sunt deschise interpretării. Ele pot transmite un anumit ton, în funcție de contextul în care sunt utilizate.,Mark Twain a spus: „diferența dintre cuvântul aproape corect și cuvântul potrivit este într—adevăr o problemă mare -” tis diferența dintre bug-ul fulger și fulger.”Trucul pentru a șterge comunicarea constă în alegerea cuvintelor și expresiilor care sunt mai puțin susceptibile de a fi interpretate greșit—bug-urile fulgerului, mai degrabă decât fulgerul.
există o problemă cu „comoditate mai devreme”?
pe măsură ce frazele nepoliticoase merg, există cu siguranță infracțiuni mai grave. Dacă acesta ne freacă în mod greșit depinde de contextul în care este folosit.
la prima mea comoditate
să ne uităm la exemplul nostru de mesaj out-of-office de mai sus.
verdictul nostru: nu folosiți
spunând că veți returna e-mailul cuiva sau că veți apela cât mai curând posibil sună nepoliticos., Da, vrei să spui că te vei întoarce la persoana care te-a contactat cât de curând poți, dar ceea ce aude destinatarul este ceva mai mult ca: „mă voi întoarce la tine când (și poate dacă) este convenabil pentru mine.”Implicația este că o vei face atunci când simți asta, sau când ești bun și gata, sau poate niciodată. Îngâmfatule!
la confortul dvs. mai devreme
dar ce se întâmplă dacă utilizați „la confortul dvs. mai devreme” pentru a spune cuiva că sunteți în regulă cu ei obtinerea în jurul la cererea dvs. atunci când este convenabil pentru ei? Să ne uităm la un e-mail între colegi, John și Mary.,bună Mary, voi avea nevoie de Declarația noastră de profit și pierdere din T1 pentru a pregăti un raport. Vrei să mi-o trimiți cât mai curând posibil?
mulțumesc,John
verdictul nostru este bine de utilizat, dar . . .
. . . există modalități mai bune de a exprima faptul că o cerere nu este urgentă. Deși nu este nepoliticos să-i spui lui Mary că este în regulă pentru ea să tindă la cererea dvs. atunci când este convenabil, „la confortul dvs. cât mai curând” încă se încadrează scurt pe câteva capete de acuzare.
- nu este suficient de specific., I-ai spus lui Mary că ai nevoie de ceva, dar nu i-ai spus când ai absolut nevoie. Ar putea presupune că nu ai nevoie de ea deloc. O opțiune mai bună ar fi „. . . la confortul dumneavoastră mai devreme, sau nu mai târziu de .”
- sună jargon. Unul dintre motivele pentru care mulți oameni nu le place „cât mai curând posibil” este că sună ca un jargon de afaceri—ceva ce cu toții ne place să urâm. Utilizați în schimb un limbaj simplu.
- este ușor de interpretat greșit. Ce se întâmplă dacă Mary vede cererea dvs. ca fiind urgentă atunci când ai vrut să spui că ai fost în nici o grabă?, Ea poate lua timp din ziua ei să se grăbească prin sarcina dumneavoastră, care ar putea dovedi a fi nimic, dar convenabil pentru ea.
alternative la”cea mai veche comoditate „
pe măsură ce frazele merg, renunțarea la” cea mai veche comoditate ” din repertoriul dvs. este cel mai sigur pariu. Dar ce ar trebui să utilizați în schimb?am afirmat deja că ar trebui să renunțe la „la confortul meu mai devreme” de la locul de muncă și de comunicare personală tout de suite. Se pare că este nechibzuit, dacă nu chiar nepoliticos.,dacă aveți timp să onorați o cerere, în loc să spuneți că veți ajunge la ea atunci când este convenabil, spuneți persoanei când se poate aștepta răspunsul dvs. („Voi răspunde când mă întorc la birou pe .deși nu este nimic în neregulă cu această frază, ar putea fi de fapt prea politicos sau cel puțin prea deschis. Deși ați putea folosi un limbaj mai moale, mai puțin încărcat de jaron, cum ar fi „ori de câte ori aveți timp” sau „de îndată ce puteți”, încă o dată, preferăm specificitatea.
să revizuim exemplul de e-mail John și Mary și să-l facem mai specific.,bună Mary, voi avea nevoie de Declarația noastră de profit și pierdere din Q1 pentru a pregăti un raport pe care îl voi prezenta luni viitoare. Ați putea să-mi trimiteți P& l nu mai târziu de miercuri din această săptămână?
Multumesc,John
Aici, în loc de a spune Maria pentru a obține în jurul valorii de a trimite P&L declarație ori de câte ori este convenabil pentru ei, și lăsând-o să se întrebe cât de curând va avea nevoie de ei, John a folosit un call-to-action pentru a întreba dacă ea ar fi în măsură să le trimiți de miercuri.,Acum, Maria știe ce are nevoie Ioan și când are nevoie. În plus, având CTA sub forma unei întrebări ar putea determina-o să răspundă, permițându-i să știe dacă ea va fi capabil de a se potrivi cererea.