mam znajomego, który ocenia Antyki — przypisując wartość dolara do starej chińskiej wazie, której twoja babcia używała do przechowywania ołówków, mówiąc, ile tych srebrnych bibeloty od cioci Fern są warte. Mówi, że najtrudniejszą częścią jego pracy, częścią, której najbardziej się boi, jest mówienie ludziom, że ich skarb jest bezwartościowy.
potrafię współczuć., Czuję, że też to robię, za każdym razem mówię potencjalnemu autorowi HBR, że ich pomysły, badania lub pisanie nie są wystarczająco dobre, aby wykonać cięcie.
listy odrzucające nie są łatwe dla żadnego z nas. Niezależnie od tego, czy mówisz kandydatowi do pracy, że nie zrobił następnej rundy, przedsiębiorcy, że nie zamierzasz sfinansować jej projektu, czy dostawcy, że nie potrzebujesz już jego usług, to są e-maile, które większość z nas boi się rzemiosła. Ponieważ jest to nieprzyjemne, zbyt wielu z nas odkłada to na później lub w ogóle tego nie robi, zasadniczo pozwalając na to, aby nasza cisza przemawiała. To stracona szansa (i niegrzeczna)., Choć bolesne, odrzucenie ma swoje zalety: badania Linusa Dahlandera z ESMT i Henninga Piezunki z INSEAD wykazały na przykład, że kiedy organizacje poświęcają czas na wyraźne odrzucenie (a nie tylko bierne ignorowanie) pomysłów pochodzących z crowdsourcingu, zarówno podnosi jakość pomysłów, które są oferowane, jak i zwiększa zaangażowanie tłumu.
Jeśli jest jedna rzecz, której nauczyłem się w ciągu dekady na Harvard Business Review — podczas której odrzuciłem dosłownie tysiące pomysłów, boisk i projektów — to jest to, że szybkie nie jest lepsze niż długie może.,
pisanie podstawowego listu odrzucającego
pisanie dobrych odrzuceń zajmuje trochę czasu — szczególnie na początku. Ale jedną z zalet nauki pisania dobrego, jasnego listu odrzucenia jest to, że zmusza cię do jasnego myślenia o tym, czego chcesz od innych ludzi i czego naprawdę potrzebuje Twoja organizacja., Na przykład, mogę sklasyfikować większość moich odrzuceń dla HBR do jednej z pięciu kategorii: zbyt szeroka( a tym samym niezbyt przydatna dla czytelników); zbyt powtarzalna z rzeczami, które już opublikowaliśmy; zbyt żargonowa; zbyt autopromocyjna; nie poparta wystarczającymi dowodami lub wiedzą specjalistyczną. Wiedząc o tym, udało nam się opracować zestaw wytycznych dla przyszłych autorów, które zachęcały ich do unikania tych typowych pułapek.
To powiedziawszy, listy odrzucenia nie muszą być długie, a powód, dla którego podajesz odrzucenie, nie musi być bardzo szczegółowy., Jeśli nie masz zbyt wielu relacji z osobą — nigdy ich nie spotkałeś, może po prostu wymieniłeś kilka e-maili — cały list może być tylko kilka linijek. Spojrzałem wstecz na niektóre listy odrzucenia, które wysłałem, i zdałem sobie sprawę, że zwykle podążam za dość prostym formatem:
- Podziękuj.
- podaj główny powód.
- oferta nadzieja.
na przykład:
,
Dziękuję Za cierpliwość, gdy przejrzałem tę propozycję., Obawiam się, że muszę zdać. Ostatnio opublikowaliśmy wiele na temat cyberbezpieczeństwa i niestety proponowany artykuł pokrywa się nieco za bardzo z innymi publikowanymi przez nas artykułami. Mam nadzieję, że znajdziesz dla niego dobry dom w innej publikacji.
Wszystkiego najlepszego,
gdybym dawał złe wieści komuś, z kim rozmawiałem o pracy, mógłbym trochę to poprawić, ale podstawowy format pozostałby taki sam:
,
dzięki za poświęcenie czasu na rozmowę ze mną w zeszłym tygodniu., Chociaż podobała mi się nasza rozmowa, myślę, że potrzebujemy kogoś z większym doświadczeniem w zarządzaniu projektami do tej roli. Mam nadzieję, że znajdziesz odpowiednią pracę dla siebie w najbliższej przyszłości.
Jeśli nie możesz wymyślić żadnej nadziei na zaoferowanie na końcu, to nie., „Nie mów nic, co sprawi odbiorcy wrażenie, że drzwi są nadal otwarte”, radzi Joceyln Glei w swoim nowym przewodniku pisania e-maili, wypisując się z subskrypcji „taka jasność i ostateczność może czuć się okrutna, ale dodanie dodatkowego języka do „złagodzenia ciosu” służy tylko stworzeniu fałszywej nadziei. Powiedz, co masz do powiedzenia i podpisz.”Fałszywa nadzieja jest okrutniejsza niż żadna nadzieja. Fałszywa nadzieja tylko zachęca drugą osobę do marnowania więcej swojego czasu, i Twojego.
Jeśli pomysł zakończenia się niezaspokojonym odrzuceniem sprawia, że jesteś nieznośnie wrażliwy, możesz zakończyć dodatkowym podziękowaniem., Rozważ ten przykład listu odrzucenia do sprzedawcy:
,
dzięki za szczegółową propozycję. Patrząc na materiały, wydaje się, że kluczowe atuty Twojej firmy nie pokrywają się z tym, czego potrzebujemy do tego projektu. Jeszcze raz dziękujemy za poświęcenie czasu na złożenie tego wniosku.
najlepsze życzenia,
pisząc szczegółowy list odrzucenia
ale co, jeśli pitch (lub osoba) była naprawdę blisko bycia dobrym dopasowaniem, i może chcesz pracować z nimi w przyszłości?, Czy masz z nimi więcej relacji? W takich przypadkach powyższe wiadomości są prawdopodobnie zbyt zimne i zbyt niejasne. Odrzucając ludzi, których chcę zachęcić, zachowuję ten sam format, ale generalnie jestem znacznie bardziej szczegółowy w moim uzasadnieniu odrzucenia i bardziej wyraźny w zachęcaniu osoby do ponownego spróbowania. (W badaniu, o którym wspomniałem powyżej, Dahlander i Piezunka stwierdzili, że dostarczenie wyjaśnienia, dlaczego pomysł został odrzucony, wzmocniło korzystne skutki odrzucenia — np. motywację i jakość pomysłu.,)
ja też często kończę pytaniem, żeby zasygnalizować, że jestem naprawdę zainteresowany — nie tylko pustą, zmiękczającą obietnicą. Na przykład:
,
Dziękuję Za cierpliwość, gdy przejrzałem tę propozycję. Obawiam się, że muszę zdać. Ostatnio opublikowaliśmy wiele na temat cyberbezpieczeństwa i niestety proponowany artykuł pokrywa się nieco za bardzo z innymi publikowanymi przez nas artykułami. Na przykład, spójrz na artykuł, który opublikowaliśmy 6 sierpnia przez profesora Joe Schmo, i Artykuł 16 sierpnia przez CEO Acme Corp., Chociaż nie będziemy w stanie opublikować tego konkretnego artykułu, naprawdę podobał mi się twój styl pisania i sposób, w jaki poparłeś swój argument obszernymi badaniami; czy byłbyś zainteresowany opublikowaniem nam innych artykułów w przyszłości?
Wszystkiego najlepszego,
dla rozmówcy może to wyglądać tak:
,
dzięki za poświęcenie czasu na rozmowę ze mną w zeszłym tygodniu. Przykro mi to mówić, ale twoja kandydatura nie dotarła do następnej rundy; mieliśmy bardzo konkurencyjną pulę dla tej pozycji., W tym momencie nasza organizacja naprawdę potrzebuje kogoś z większym doświadczeniem w zarządzaniu projektami. Jednak naprawdę podobała mi się nasza rozmowa i myślę, że możesz dobrze pasować tutaj w odpowiedniej roli. Proszę o kontakt — i czy mogę dać Ci znać o rolach, które otwierają się, które mogą być lepiej dopasowane?
Wszystkiego najlepszego,
teraz dla sprzedawcy:
,
mieliśmy szczęście uzyskać kilka silnych propozycji w tej sprawie i głęboko doceniamy wszystkie informacje z twojej strony — i za cierpliwość., Po wielu przemyśleniach zdecydowaliśmy się na współpracę z inną firmą. Chociaż z pewnością nie mamy wątpliwości co do najwyższej jakości Twojego zespołu lub tego, że możesz to umiejętnie wykonać, zdecydowaliśmy się wykorzystać ten projekt, aby rozszerzyć naszą ławkę partnerów rozwojowych, a ponieważ jest to dla nas część eksperymentu, była to dobra okazja, aby to zrobić.
chcielibyśmy nadal rozmawiać z wami o przyszłych projektach, które przygotowujemy w tym roku. Z niecierpliwością czekam na współpracę w przyszłości.,
jeszcze raz dziękuję za pomoc i poświęcony czas,
im bardziej konkretnie mówisz o sposobie odrzucenia czegoś (lub kogoś), tym więcej informacji mu podajesz. Inteligentny odrzucony wykorzysta te informacje, aby wrócić z mocniejszym rzutem następnym razem. Kilka osób podziękowało mi za listy odrzucające, które do nich napisałem, ponieważ dało im to konkretną, konkretną informację zwrotną, której potrzebowali,aby w przyszłości uzyskać lepszy rzut. To dobre przypomnienie, że ludzie cenią sobie otrzymywanie krytyki, mimo że większość z nas boi się jej dawać.,
pisanie listu odrzucenia gdy nie zgadzasz się z decyzją
szczególnie trudno jest przekazać decyzję odrzucenia, z którą się nie zgadzasz. Może ciężko walczyłeś o kandydata do pracy, którego wszyscy inni nie byli zachwyceni, lub broniłeś sprawy sprzedawcy, który Komitet Wykonawczy uważał za zbyt drogi. Wiem, że spierałem się o artykuły, które inni redaktorzy uważali za nie gotowe na prime time. To nie jest dobre uczucie.,
Kiedy tak się dzieje, kuszące jest ukrywanie się za biernym głosem lub innymi ludźmi — np. „zdecydowano, że nie będziemy tego dążyć” lub „bigwigi zdecydowały się pójść w innym kierunku.”Oprzyj się tej pokusie. Nie jest łatwiej zostać odrzuconym w ten sposób, a pisanie w ten sposób podważa twój autorytet jako decydenta.
Jeśli to Ty wystawiasz odrzucenie, jesteś właścicielem odrzucenia., Można powiedzieć coś w stylu:” po wielu dyskusjach i tam i z powrotem, zdecydowaliśmy X „lub” to była naprawdę trudna decyzja, ale ostatecznie zdecydowaliśmy Y. „ale powiedz” my, ” nie ” oni.”
list odrzucenia, w którym chowasz się za cudzą spódnicą, hamuje Twoją zdolność do przekazywania przydatnych informacji zwrotnych. To również sprawia, że Twoja organizacja wygląda na fraktalną lub kontrowersyjną, co podważa pragnienie innych ludzi do pracy z Tobą w przyszłości.,
pisanie listu odrzucenia po tonie iz powrotem
inny rodzaj odrzucenia, który jest naprawdę trudny do dostarczenia, to ten, w którym oboje poświęciliście dużo czasu i wysiłku, aby to zadziałało — ale nadal nie działa. Teraz, pomimo zatopionych kosztów, nadszedł czas, aby zmniejszyć straty i przejść dalej. W niektórych przypadkach rozmowa telefoniczna jest najlepszym sposobem dostarczenia tego rodzaju wiadomości-Użyj swojej oceny. Ale jeśli zdecydujesz się napisać wiadomość e-mail, możesz zachować ją krótko., Zazwyczaj w tym momencie ty i twój odpowiednik spędzicie tak dużo czasu na rozmowach o problemach z projektem lub utworem, że twój odpowiednik będzie już znał przyczynę odrzucenia; wystarczy krótko to podsumować. Oto przykład:
Hi ,
Thanks for taking another stab at this. Naprawdę doceniam twój czas i wysiłek. Niestety, pomimo naszych wysiłków, myślę, że nadal nie trafiamy w cel. W tym momencie, odstawmy to na bok i ruszajmy do przodu.,
inną rzeczą, którą staram się zrobić, gdy dostarczam tego rodzaju trudne wiadomości, jest postawienie siebie po tej samej stronie, co osoba, którą odrzucam: podjęliśmy wysiłek w dobrej wierze; i pomimo tego wysiłku, nie udało nam się. To nie jest tylko opatrunek okienny; jeśli odrzucasz coś po dużym zaangażowaniu, to część porażki jest również Twoja. (I może znak, że powinieneś wysłać szybsze odrzucenie wcześniej w procesie, gdy byłoby to mniej bolesne dla was obu.,)
dostarczanie złych wiadomości jest trudne, a w różnych firmach lub kulturach przykłady te mogą brzmieć zbyt surowo lub zbyt ładnie. Musisz znaleźć swój własny język w zależności od kontekstu i kultury. To powiedziawszy, pamiętaj: nie złagodzić cios tylko ze względu na zmiękczanie cios. Fałszywa dobroć daje ludziom fałszywą nadzieję. I nie ma w tym nic miłego.