Twoja wiadomość e-mail poza biurem mówi: „jestem teraz z dala od biurka, ale oddzwonię jak najszybciej.”Czy stworzyłeś poważny biznes faux pas? Z pewnością chciałeś dobrze. Jak to może być niegrzeczne mówić, że zrobisz coś tak szybko, jak będzie to dla Ciebie wygodne?

język ma moc. Słowa i zwroty są otwarte na interpretację. Mogą one przekazać określony ton, w zależności od kontekstu, w którym są używane.,

Mark Twain powiedział:”Sztuczka, aby wyczyścić komunikację polega na wyborze słów i zwrotów, które są mniej prawdopodobne, aby być źle zinterpretowane—bugi piorun zamiast piorun.

czy jest problem z „najwcześniejszą wygodą”?

jak nieuprzejme Zwroty to na pewno są gorsze wykroczenia. To, czy ten nas ocierze w niewłaściwy sposób, zależy od kontekstu, w jakim jest używany.

w najbliższym czasie

przyjrzyjmy się przykładowi wiadomości spoza biura z góry.

Nasz werdykt: nie używaj

mówienie, że odeślesz czyjś e-mail lub zadzwonisz najwcześniej, brzmi niegrzecznie., Tak, masz na myśli, że wrócisz do osoby, która skontaktowała się z Tobą tak szybko, jak to możliwe, ale to, co słyszy odbiorca, to coś bardziej w stylu: „wrócę do ciebie, kiedy (i może jeśli) będzie to dla mnie wygodne.”Implikacja jest taka, że zrobisz to, kiedy masz na to ochotę, lub kiedy jesteś dobry i gotowy, a może nigdy. Snooty!

w najbliższym czasie

ale co zrobić, jeśli używasz „w najbliższym czasie”, aby powiedzieć komuś, że nie masz nic przeciwko, aby dostał się do Twojej prośby, gdy jest to dla niego wygodne? Spójrzmy na e-mail między kolegami, John i Mary.,

Nasz werdykt ok, ale . . .

. . . są lepsze sposoby na wyrażenie, że prośba nie jest pilna. Chociaż nie jest niegrzeczne mówić Mary, że to w porządku, aby zaspokoić twoją prośbę, kiedy jest to wygodne, „w Twojej najwcześniejszej wygody” nadal brakuje kilku liczeń.

• to nie jest wystarczająco szczegółowe., Powiedziałeś Mary, że czegoś potrzebujesz, ale nie powiedziałeś jej, kiedy absolutnie tego potrzebujesz. Mogłaby założyć, że w ogóle go nie potrzebujesz. Lepszym rozwiązaniem byłoby”. . . jak najszybciej, lub nie później niż .”
• brzmi żargon. Jednym z powodów, dla których wiele osób nie lubi „jak najszybciej”, jest to, że brzmi to jak żargon biznesowy—coś, czego wszyscy uwielbiamy nienawidzić. Użyj prostego języka.
• łatwo to źle zinterpretować. Co jeśli Mary uzna Twoją prośbę za pilną, kiedy chciałeś powiedzieć, że się nie spieszysz?, Może poświęcić trochę czasu, aby spieszyć się z Twoim zadaniem, co może okazać się dla niej wygodne.

alternatywy dla „najwcześniejszej wygody”

jak się mówi, opuszczenie „najwcześniejszej wygody” z repertuaru jest najbezpieczniejszym zakładem. Ale czego powinieneś użyć zamiast tego?

W najbliższym czasie

stwierdziliśmy już, że należy zrezygnować „w najbliższym czasie” z pracy i komunikacji osobistej. To wychodzi na bezmyślne, jeśli nie wprost niegrzeczne.,

Jeśli masz czas, aby spełnić prośbę, zamiast mówić, że dotrzesz do niej, kiedy będzie to wygodne, powiedz osobie, kiedy może spodziewać się twojej odpowiedzi. („Odpowiem, gdy wrócę do Biura na .”)

W najbliższym czasie

chociaż nie ma nic złego w tym wyrażeniu, może być ono w rzeczywistości zbyt grzeczne, a przynajmniej zbyt otwarte. Choć można by Użyć bardziej miękkiego, mniej żarłocznego języka, jak „kiedy masz czas” lub „jak najszybciej”, po raz kolejny preferujemy specyfikę.

wróćmy do przykładu e-maili Johna i Mary i doprecyzujmy go.,

tutaj, zamiast powiedzieć Mary, aby dostać się do wysyłania P&l oświadczenie, gdy jest to wygodne dla niej, i pozostawiając ją, aby się zastanawiać, jak szybko potrzebuje ich, John użył wezwanie do działania, aby zapytać, czy będzie w stanie wysłać je do środy.,

teraz Mary wie, czego potrzebuje John i kiedy tego potrzebuje. Dodatkowo, posiadanie CTA w formie pytania może skłonić ją do odpowiedzi, dając mu znać, czy będzie w stanie przyjąć wniosek.