uw out-of-office e-mailbericht zegt: “Ik ben nu weg van mijn bureau, maar ik kom zo snel mogelijk bij u terug.”Heb je een pijnlijke zakelijke faux pas gecreëerd? Je bedoelde het vast goed. Hoe kan het onbeleefd zijn om te zeggen dat je iets gaat doen zodra het je uitkomt?
taal heeft macht. Woorden en zinnen staan open voor interpretatie. Ze kunnen een bepaalde toon overbrengen, afhankelijk van de context waarin ze worden gebruikt.,
Mark Twain zei: “het verschil tussen het bijna juiste woord en het juiste woord is echt een grote zaak—het is het verschil tussen de bliksem bug en de bliksem.”De truc om duidelijk communicatie ligt in het kiezen van woorden en zinnen die minder waarschijnlijk verkeerd worden geïnterpreteerd—de bliksem bugs in plaats van de bliksem.
Is er een probleem met “Early convenience”?
zoals onbeleefd uitdrukkingen gaan, zijn er zeker ergere overtredingen. Of deze ons de verkeerde kant op wrijft hangt af van de context waarin het wordt gebruikt.
op mijn vroegste gemak
laten we eens kijken naar onze out-of-office bericht voorbeeld van boven.
ons oordeel: gebruik
niet om te zeggen dat u iemands e-mail terugstuurt of dat u zo snel mogelijk belt, klinkt onbeleefd., Ja, je bedoelt dat je terug naar de persoon die contact met je op zo snel als je kunt, maar wat de ontvanger hoort is iets meer als, ” ik kom terug naar u wanneer (en misschien als) het is handig voor mij.”De implicatie is dat je het doet wanneer je er zin in hebt, of wanneer je er klaar voor bent, of misschien nooit. Verwaand!
op uw vroegste gemak
maar wat als u “op uw vroegste gemak” gebruikt om iemand te vertellen dat u het goed vindt dat ze uw verzoek krijgen wanneer het hen uitkomt? Laten we eens kijken naar een e-mail tussen collega ‘ s, John en Mary.,Hi Mary,
Ik heb onze winst-en verliesrekening van Q1 nodig om een rapport op te stellen. Wilt u het mij zo snel mogelijk sturen?
bedankt,John
onze uitspraak is goed om te gebruiken, maar . . .
. . . er zijn betere manieren om uit te drukken dat een verzoek niet dringend is. Hoewel het niet onbeleefd is om Mary te vertellen dat het goed is voor haar om de neiging om uw verzoek wanneer het handig is, “op uw vroegste gemak” nog steeds tekort op een paar tellen.
- Het is niet specifiek genoeg., Je hebt Mary verteld dat je iets nodig hebt, maar je hebt het haar niet verteld wanneer je het nodig hebt. Ze kan aannemen dat je het helemaal niet nodig hebt. Een betere optie zou zijn”. . . zo snel mogelijk, of niet later .”
- Het klinkt jargon. Een van de redenen waarom veel mensen een hekel “op uw vroegste gemak” is dat het klinkt als business jargon—iets wat we allemaal graag haten. Gebruik in plaats daarvan Gewone Taal.
- het is gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd. Wat als Mary je verzoek als urgent ziet terwijl je wilde zeggen dat je geen haast had?, Ze kan de tijd van haar dag te haasten door middel van uw taak, die kan blijken te zijn allesbehalve handig voor haar.
alternatieven voor”Earliest Convenience “
als zinnen gaan, is het het veiligst om” earliest convenience ” van je repertoire te laten vallen. Maar wat moet je in plaats daarvan gebruiken?
Op mijn vroegste gemak
we hebben al gezegd dat u “op mijn vroegste gemak” van werkplek en persoonlijke communicatie naar de suite moet laten vallen. Het komt over als onachtzaam, zo niet ronduit onbeleefd.,
als je tijd hebt om aan een verzoek te voldoen, in plaats van te zeggen dat je er aan komt wanneer het je uitkomt, vertel de persoon dan wanneer hij je antwoord kan verwachten. (“Ik zal antwoorden wanneer ik terug naar het kantoor op .”)
op uw vroegste gemak
hoewel er niets mis is met deze zin, kan het eigenlijk te beleefd zijn, of op zijn minst te open-ended. Hoewel je zachtere, minder jaron-beladen taal zou kunnen gebruiken, zoals “wanneer je tijd hebt” of “zodra je in staat bent”, geven we opnieuw de voorkeur aan specificiteit.
laten we het John and Mary e-mail voorbeeld opnieuw bekijken en het specifieker maken.,Hi Mary,
Ik heb onze winst-en verliesrekening van Q1 nodig om een rapport op te stellen dat ik volgende week maandag zal presenteren. Zou u mij uiterlijk woensdag van deze week de P&L kunnen sturen?
bedankt, John
hier, in plaats van Mary te vertellen om de p&L statement te sturen wanneer het haar uitkomt, en haar af te vragen hoe snel hij ze nodig heeft, heeft John een call-to-action gebruikt om te vragen of ze ze voor woensdag zou kunnen verzenden.,nu Weet Mary wat John nodig heeft en wanneer hij het nodig heeft. Plus, het hebben van de CTA in de vorm van een vraag kan haar vragen om te antwoorden, hem te laten weten of ze in staat zal zijn om het verzoek tegemoet te komen.