Ik heb een vriend die Antiek taxeert — het toewijzen van een dollar waarde aan de oude Chinese vaas die uw grootmoeder gebruikte voor het opslaan van potloden, vertelt u hoeveel die zilveren prullenbakjes van Tante varen zijn het waard. Hij zegt dat het moeilijkste deel van zijn werk, het deel waar hij het meest bang voor is, is om mensen te vertellen dat hun schat waardeloos is.
Ik kan me inleven., Ik heb het gevoel dat ik dat ook doen, elke keer als ik vertel een potentiële HBR auteur dat hun ideeën, onderzoek, of schrijven is gewoon niet goed genoeg om de snede te maken.
afwijzingsbrieven zijn voor niemand van ons gemakkelijk. Of je nu een kandidaat vertelt dat hij de volgende ronde niet heeft gehaald, een ondernemer dat je haar project niet gaat financieren, of een verkoper dat je zijn diensten niet langer nodig hebt, dit zijn e-mails die de meesten van ons vrezen voor crafting. Omdat het onplezierig is, stellen te veel van ons het uit of doen het helemaal niet, in feite laten we onze stilte het woord doen. Dat is een gemiste kans (en onbeleefd)., Hoewel pijnlijk, heeft afwijzing voordelen: onderzoek van Linus Dahlander bij ESMT en Henning Piezunka bij INSEAD heeft bijvoorbeeld aangetoond dat wanneer organisaties de tijd nemen om expliciet crowdsourced ideeën te verwerpen (in plaats van alleen passief te negeren), het zowel de kwaliteit van de ideeën die ze worden aangeboden verhoogt als de betrokkenheid van de menigte verhoogt.
als er één ding is dat ik heb geleerd in een decennium bij Harvard Business Review — tijdens welke ik letterlijk duizenden ideeën, pitches en concepten heb afgewezen — is het dat een snelle Nee beter is dan een lange misschien.,
het schrijven van een basis afwijzingsbrief
Het schrijven van goede afwijzingen kost wat tijd — vooral in het begin. Maar een van de voordelen van het leren schrijven van een goede, duidelijke afwijzingsbrief is dat het je dwingt helder na te denken over wat je van andere mensen wilt, en wat je organisatie echt nodig heeft., Bijvoorbeeld, Ik kan categoriseren de meeste van mijn afwijzingen voor HBR in een van de vijf categorieën: te breed (en dus niet erg nuttig voor de lezers); te repetitief met dingen die we al hebben gepubliceerd; te jargon; te zelf-promotionele; niet ondersteund door genoeg bewijs of expertise. Dit wetende, waren we in staat om een reeks richtlijnen voor potentiële auteurs die hen aangemoedigd om deze gemeenschappelijke valkuilen te vermijden destilleren.
Dat gezegd hebbende, weigeringsbrieven hoeven niet lang te zijn, en de reden die u geeft voor de afwijzing hoeft niet super-gedetailleerd te zijn., Als je niet veel van een relatie met de persoon — je hebt ze nooit ontmoet, misschien net verhandeld sommige e — mails-de hele brief zou kunnen zijn slechts een paar regels. Ik keek terug naar een aantal afwijzingsbrieven die ik verstuurde, en realiseerde me dat ik meestal een vrij eenvoudig formaat volg:
- say thanks.
- lever het nieuws.
- Geef de belangrijkste reden.
- bieden hoop.
bijvoorbeeld:
,
Bedankt voor uw geduld tijdens het bekijken van dit voorstel., Ik ben bang dat ik moet slagen. We hebben veel gepubliceerd over cybersecurity de laatste tijd, en helaas overlapt het voorgestelde stuk een beetje te veel met andere artikelen die we hebben gepubliceerd. Ik hoop dat je er een goed thuis voor Vindt in een andere publicatie.
All the best,
als ik slecht nieuws zou geven aan iemand die ik had geïnterviewd voor een baan, zou ik het misschien een beetje aanpassen, maar het basisformaat zou hetzelfde blijven:
,
Bedankt dat u de tijd hebt genomen om vorige week met me te praten., Terwijl ik genoten van ons gesprek, Ik denk dat we iemand met meer hands-on project management ervaring nodig voor deze rol. Ik hoop dat je in de nabije toekomst de juiste baan voor je vindt.
Als u aan het einde geen hoop kunt bedenken, Doe het dan niet., “Zeg niets dat de ontvanger de indruk geeft dat de deur nog open is”, adviseert Joceyln Glei in haar nieuwe e-mailhandleiding, Unsubscribe, ” zo ’n helderheid en finaliteit kan wreed aanvoelen, maar het toevoegen van extra taal om’ de klap te verzachten ‘ dient alleen maar om valse hoop te creëren. Zeg je zegje en teken. Valse hoop is wreder dan geen hoop. Valse hoop moedigt de andere persoon aan om meer van hun tijd te verspillen, en die van jou.
als het idee om te eindigen met een ongezonde afwijzing je ondraaglijk preuts maakt, kun je afsluiten met een extra bedankje., Beschouw dit voorbeeld van een afwijzingsbrief aan een leverancier:
,
Bedankt voor uw gedetailleerde voorstel. Kijkend naar de materialen, lijkt het erop dat de belangrijkste sterke punten van uw bedrijf niet helemaal overlappen met wat we nodig hebben voor dit project. Nogmaals bedankt dat u de tijd heeft genomen om dit voorstel voor ons samen te stellen.
Beste wensen,
het schrijven van een gedetailleerde afwijzingsbrief
maar wat als de toonhoogte (of persoon) echt dicht bij een goede pasvorm was, en je zou in de toekomst met hen willen werken?, Of heb je meer een relatie met hen? In die gevallen zijn de bovenstaande berichten waarschijnlijk te koud en te vaag. Bij het afwijzen van mensen die ik wil aanmoedigen, houd ik het formaat veel hetzelfde, maar ben over het algemeen veel gedetailleerder in mijn reden voor het afwijzen en explicieter in het aanmoedigen van de persoon om het opnieuw te proberen. (In de studie die ik hierboven vermeld, dahlander en Piezunka vonden dat het verstrekken van een verklaring over waarom een idee werd afgewezen versterkt de gunstige effecten van afwijzing — bijvoorbeeld, motivatie en idee Kwaliteit.,)
ik eindig ook vaak met een vraag, om te proberen aan te geven dat ik echt geïnteresseerd ben — niet alleen een lege, verzachtende-de-klap belofte maken. Bijvoorbeeld:
,
Bedankt voor uw geduld tijdens het bekijken van dit voorstel. Ik ben bang dat ik moet slagen. We hebben veel gepubliceerd over cybersecurity de laatste tijd, en helaas overlapt het voorgestelde stuk een beetje te veel met andere artikelen die we hebben gepubliceerd. Kijk bijvoorbeeld eens naar het artikel dat we op 6 augustus hebben gepubliceerd door Professor Joe Schmo, en het artikel van 16 augustus door de CEO van Acme Corp., Hoewel we niet in staat zijn om dit specifieke stuk te publiceren, ik heb echt genoten van uw schrijfstijl en de manier waarop u uw argument ondersteund met uitgebreid onderzoek; zou u geïnteresseerd zijn in pitching ons een aantal andere artikelen in de toekomst?
All the best,
voor de geïnterviewde baan zou het er zo uit kunnen zien:
,
Bedankt voor het maken van de tijd om met mij te praten vorige week. Het spijt me te moeten zeggen dat uw kandidatuur niet de volgende ronde heeft gehaald; we hadden een zeer competitieve pool voor deze positie., Op dit moment heeft onze organisatie echt iemand nodig met meer ervaring in projectmanagement. Echter, Ik heb echt genoten van ons gesprek en denk dat je een goede pasvorm hier in de juiste rol zou kunnen zijn. Houdt u alstublieft contact — en is het goed als ik u laat weten over rollen die openen die misschien een betere pasvorm zijn?
All the best,
nu voor de leverancier:
,
We hadden het geluk om een aantal sterke voorstellen in deze en we zeer waarderen alle informatie van uw kant — en voor uw geduld., Na lang nadenken hebben we besloten om met een ander bedrijf te gaan voor dit project. Hoewel we zeker geen twijfel hebben over de superieure kwaliteit van uw team of dat u dit vakkundig zou kunnen leveren, hebben we besloten om dit project te gebruiken om onze bank van ontwikkelingspartners uit te breiden en, aangezien dit deel van experiment voor ons is, was dit een goede kans om dat te doen.
We willen graag met u verder praten over toekomstige projecten die we dit jaar hebben. Ik kijk er zeker naar uit om in de toekomst samen te werken.,
Nogmaals bedankt voor uw hulp en uw tijd,
hoe specifieker u bent over de manier waarop u iets (of iemand) afwijst, hoe meer informatie u hen geeft. Een slimme afwijzer zal deze informatie gebruiken om de volgende keer terug te komen met een sterkere toonhoogte. Ik heb een paar mensen me laten bedanken voor de afwijzingsbrieven die ik hen schreef, omdat het hen het soort concrete, specifieke feedback gaf die ze nodig hadden om een betere pitch te maken in de toekomst. Het is een goede herinnering dat mensen waardering hebben voor het ontvangen van kritiek, ook al vrezen de meesten van ons het te geven.,
het schrijven van een afwijzingsbrief wanneer u het niet eens bent met de beslissing
is het bijzonder moeilijk om een afwijzingsbeschikking door te geven waarmee u het niet eens bent. Misschien heb je hard gevochten voor een sollicitant waar iedereen niet onder de indruk van was, of de zaak verdedigd van een verkoper die het Uitvoerend Comité te duur vond. Ik weet dat ik heb gepleit voor artikelen waarvan andere redacteuren dachten dat ze niet klaar waren voor prime time. Het is geen goed gevoel.,
wanneer dit gebeurt, is het verleidelijk om je te verschuilen achter passive voice of andere mensen — bijvoorbeeld: “Er is besloten dat we dit niet zullen nastreven” of “de hoge pieten hebben besloten om een andere kant op te gaan.”Weersta die verleiding. Het is niet makkelijker om afgewezen te worden op die manier, en schrijven op die manier ondermijnt uw autoriteit als een beslisser.
Als u degene bent die een afwijzing geeft, bezit dan de afwijzing., Het is eerlijk om iets te zeggen als,” na veel discussie en heen-en-weer, hebben we x besloten “of” het was een heel moeilijke beslissing, maar uiteindelijk hebben we Y. besloten “maar zeggen” wij, “niet” zij.”
een afwijzingsbrief waarin je je verstopt achter de rok van iemand anders remt je vermogen om nuttige feedback te geven. Het maakt ook uw organisatie kijken fractious of omstreden, die het verlangen van andere mensen om met u te werken in de toekomst ondermijnt.,
het schrijven van een afwijzingsbrief na een Ton heen en weer
het andere soort afwijzing dat echt moeilijk te leveren is, is die waarbij je zowel veel tijd en moeite hebt gestoken om het ding te laten werken — maar het werkt nog steeds niet. Nu, ondanks de gezonken kosten, is het tijd om je verliezen te verminderen en verder te gaan. In sommige gevallen, een telefoontje is de beste manier om dit soort nieuws te leveren — gebruik je oordeel. Maar als je besluit om een e-mail te schrijven, is het OK om het kort te houden., Meestal, op dit punt, u en uw tegenhanger zal hebben besteed zo veel tijd praten over de problemen met het project of het stuk dat uw tegenhanger zal al weten de reden achter de afwijzing; je hoeft alleen maar om het kort samen te vatten. Hier is een voorbeeld:
Hi,
Bedankt voor het opnieuw proberen. Ik waardeer alle tijd en moeite die je hebt gestoken. Helaas, ondanks onze beide inspanningen, denk ik en we zijn nog steeds niet het doel te raken. Op dit punt, zou ik zeggen Laten we deze opzij zetten en doorgaan.,
het andere wat ik probeer te doen bij het leveren van dit soort moeilijk nieuws is mezelf te positioneren aan dezelfde kant als de persoon die ik afwijs: we hebben te goeder trouw moeite gedaan; en ondanks die inspanning, hebben we tekort geschoten. Dit is niet alleen window-dressing; als je iets afwijst na veel betrokkenheid, dan is een deel van de mislukking ook van jou. (En misschien een teken dat je een snellere afwijzing eerder had moeten sturen in het proces, terwijl het minder pijnlijk zou zijn geweest voor jullie beiden.,)
slecht nieuws brengen is moeilijk, en in verschillende bedrijven of culturen kunnen deze voorbeelden overdreven hard of te mooi klinken. Je moet je eigen taal vinden, afhankelijk van de context en de cultuur. Dat gezegd hebbende, denk eraan: verzacht de klap niet alleen omwille van de blow-verzachting. Valse vriendelijkheid geeft mensen valse hoop. En daar is niets aardigs aan.