Hvis du ofte skriver ut dine data/arbeid i Excel, jeg er sikker på at du har møtt problemet der det skrives ut flere sider i stedet for én enkelt side.
noen Ganger, det er så frustrerende at en ny side er skrevet ut kun for å imøtekomme et par ekstra linjer med data (som også fører til sløsing av papir).
Det er noen enkle teknikker som du kan bruke til å sørge for at du Excel-data i skrives ut på én side (eller i mindre antall sider i tilfelle du skal skrive ut et stort rapporten).,
I denne Excel tutorial, vil jeg dele noen metoder du kan bruke til å skrive ut Excel-ark på en side. Du kan bruke en kombinasjon av disse metodene for å få det beste resultatet.
Så la oss komme i gang!
Denne Opplæringen Dekker:
Sjekk Hvor Mange Sider som Vil bli Skrevet ut (Forhåndsvisning)
Før du setter ut for å optimalisere innstillingene for å skrive ut Excel-arbeid i ett ark, det er best å sjekke den gjeldende statusen ved å bruke Forhåndsvisning.
ikke bekymre deg! Du trenger ikke å skrive noe for dette., Du kan bare sjekke hvordan den trykte arbeid ville se ut og hvor mange ark du vil skrive ut.
Dette gir deg mulighet til å forstå de tingene du kan endre for å sørge for at du bruker minimalt antall av papir, mens du fremdeles holder din trykte rapporten vakre og leselig.,
Nedenfor er fremgangsmåten for å bruke Forhåndsvisning for å se hvordan den endelige utskriftsjobb ville se slik ut:
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på skriv Ut-Alternativet
Eller du kan bruke hurtigtasten Ctrl + P (Kommando + P hvis du bruker en Mac)
Dette vil åpne forhåndsvisning hvor du vil være i stand til å se hvor mange sider som vil bli skrevet ut og hva som vil bli skrevet ut på hver side.
Du kan bruke piltastene for å gå til neste/forrige side når du er i forhåndsvisning-modus.,
Måter for å Passe inn og Skrive ut Excel-Ark i En Side
Nå, la oss se på noen metoder du kan bruke for å passe alle data i et ark på en side og deretter skrive ut rapporten på en side (eller færre antall sider)
Justere kolonnebredde (eller radhøyde)
I mange tilfeller, trenger du ikke din kolonner for å være for bred.
Og siden dette er en direkte faktor for hvor mye data som er skrevet ut på én side, kan du spare mye papir ved ganske enkelt å redusere kolonnebredde.
Men så, hvordan vet du om du har gjort nok eller ikke?, Hvordan vet du hvor mye kolonnebredde bør du redusere for å få alt til å passe på én side?
for Å gjøre dette enkelt, og du kan bruke sidens Layout Visning i Excel – som viser deg i sanntid, hvor mye data som vil bli skrevet ut på hver side av rapporten.
Nedenfor er fremgangsmåten for å få til Siden Oppsett-modus, og deretter redusere kolonne bredde:
- Klikk kategorien Visning på båndet
- I Arbeidsboken Utsikt gruppe, klikk på «Page Layout» – alternativet., Dette vil endre måten data vises (og vil du se skalaer øverst og til venstre i regnearket)
- Redusere kolonnebredden for å passe data på én side. For å gjøre dette, plasserer du markøren på kanten av markøren på kolonne-overskriften som du vil for å redusere i størrelse. Klikk og dra.
Når du har alle data på én side, kan du gå videre og skrive det ut.
I noen tilfeller, du kan finne at data i en celle blir kuttet av og ikke vises helt., Dette skjer ofte når du vil endre kolonnebredden. Du kan korrigere dette ved å aktivere alternativet Bryt tekst i Excel.
for Å gå tilbake til normal visning (og komme seg ut av sideoppsettet view), klikk på fanen Vis og klikk deretter på «Normal».
Endre Skalering (Passer Alle Rader/Kolonner på Én Side)
Excel har en innebygd alternativet som lar deg skalere regnearket på en måte som passer flere rader/kolonner på den ene siden.
Når du gjør dette, er det ganske enkelt å skalere ned alt til å passe alle kolonner eller rader i en side.,
Tenk deg at du har et ark der kolonnene er å smitte over til neste side når de skrives ut.,
Nedenfor er fremgangsmåten for å skalere ned på arket ved utskrift:
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på skriv Ut (eller bruk hurtigtasten – Control + P)
- I skriv Ut-vinduet, klikk på Skalering alternativet (det er det siste alternativet på venstre)
- Klikk på ett av alternativene:
- Tilpass Ark på Én Side
- Fir Alle Kolonner på den Ene Side
- Passer Alle Rader på En Side
trinnene ovenfor ville skala arket for å passe side (basert på hvilke alternativer du har valgt)., Vil du også være i stand til å se hvordan data vil se ut på arket forhåndsvisning som er på høyre side.
Dette ikke påvirke de data i et regneark. Det bare vekter dataene for utskrift formål.
Skjule eller Slette Rader/Kolonner
en Annen smart måte å få alt på en side når utskriften er å skjule kolonner eller rader som du ikke trenger.,
Du har alltid muligheten til å gjøre disse synlige igjen i tilfelle du trenger dem senere, men gjemmer seg disse mens du skriver ut, vil sørge for at du er optimalisere plass og bruker færre sider som skal skrives ut.
Hvis du vil skjule en rad/kolonne, du ganske enkelt velge dem, høyreklikk og velg Skjul.
Igjen, er det best å først komme inn i sideoppsett-modus, og deretter gjøre dette. Dette gjør at du kan se hvor mange rader/kolonner du trenger å skjule for å passe alle data på én side i Excel.
Og her er fremgangsmåten for å unhide det rader/kolonner i Excel.,
Endre Sideretningen
Hvis du har flere kolonner og rader, er det fornuftig å endre retningen på siden mens du skriver ut.
Det er to Retninger i Excel;
- Stående (standard i Excel) – Flere rader er skrevet ut enn kolonner
- Landskapet – Flere kolonner er skrevet ut enn rader
I tilfelle du har flere kolonner enn rader (som vist under), kan du endre siden retning til Liggende for å sikre dine data passform og er trykt på én side.,
Nedenfor er fremgangsmåten for å endre papirretningen i Excel:
- Klikk kategorien sideoppsett
- I utskriftsformat-gruppen, klikk på i dialogboksen launcher. Dette vil åpne «Page Setup» – dialogboksen boksen.
- Klikk på fanen i dialogboksen (hvis den ikke er valgt allerede)
- I Retning alternativet, velg Liggende
- Klikk OK
Nå kan du gå til Forhåndsvisning for å se hvordan du trykte rapporten vil se ut.,
hurtigtasten for å åpne dialogboksen utskriftsformat ALT + S + S + S (trykk på disse tastene på rad)
Alternativt, du kan også endre retning i Forhåndsvisning-vinduet, ved å velge Liggende Retning fra drop-down i innstillingene.
Endre Margene
noen Ganger du bare har en eller to ekstra kolonner som blir skrevet ut på en ny side (eller noen ekstra rader som er søle til neste side).
En liten justering i margene kan hjelpe deg med å få plass til alt på en enkelt side.,
Hvis du lurer på hva margene er – når du skriver ut et Excel-regneark, hver utskrevne side ville ha noen plass på kantene. Dette er av design for å sørge for at dataene ser bra ut når de skrives ut.
Du har muligheten til å redusere dette hvite rommet (side margin) og plass til mer data på en enkelt side.,
Nedenfor er fremgangsmåten for å redusere side margin i Excel:
- Klikk kategorien sideoppsett
- I utskriftsformat-gruppen, klikk på ‘Marg’
- Klikk på Smale
trinnene ovenfor vil redusere side margin, og du kan se noen ekstra rader/kolonner blir presset sammen på samme side.
I tilfelle du ønsker å ytterligere redusere side margin, klikk på ‘Marg’ i båndet, og deretter klikker du på ‘Egendefinerte Marger’. Dette vil åpne Dialogboksen utskriftsformat hvor du kan videre justere margene.,
Reduser skriftstørrelse
en Annen enkel måte å raskt lage noen ekstra rader/kolonner (som er søle til flere ark når de skrives ut pr. nå) passer den samme siden kan være med å redusere skriftstørrelsen.
Dette kan tillate deg å endre størrelsen på et par kolonner, slik at det får plass på én side når de skrives ut.
Dette kan være nyttig når du har skrevet ut data som vanligvis går i tillegg – noe du må ha, men ingen leser eller bryr seg om det.,
skriv Ut Valgte Data bare (eller Angi utskriftsområde)
noen Ganger, du kan ha en stor dataset, men du kan ikke ønsker å skrive ut alle av det. Kanskje du bare ønsker å skrive ut valgte data.,
Hvis dette er en one-off ting der du raskt vil skrive ut det valgte data i regnearket, kan du gjøre det ved å bruke under trinn:
- Velg dataene du vil skrive ut
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på skriv Ut (eller bruk hurtigtasten – Control + P)
- I Skrive ut skjermbildet som dukker opp, klikker du på det første alternativet i Innstillinger
- Klikk på skriv Ut-Utvalg. Du vil legge merke til at forhåndsvisningen endres også for å vise deg bare den delen som ville bli skrevet ut.
- Klikk på skriv Ut.,
trinnene ovenfor ville bare skrive ut det valgte dataset.
Merk at i tilfelle du valgte et dataset som ikke kan passe inn i en enkelt plage når de skrives ut, vil det bli skrevet ut på flere ark. Du kan imidlertid endre skalering å ‘Passe Ark på En Side» for å skrive ut valg på en enkelt side.
Den ovennevnte metoden er god når du trenger å skrive ut det valgte data én gang på en stund.
Men du trenger å skrive ut det samme utvalget fra flere regneark, det er en bedre idé å angi utskriftsområde., Når det er satt, Excel ville vurdere dette Ut Området som den delen som er ment til å skrive ut og ville ignorere andre data på arket.
Nedenfor er fremgangsmåten for å angi utskriftsområde i Excel:
- Velg dataene du vil angi som utskriftsområde
- Klikk kategorien sideoppsett
- I utskriftsformat-gruppen, klikker du på skriv Ut-Området alternativ
- Klikk på Angi utskriftsområde
det er det!
når du Nå prøve og skrive ut et regneark, bare skriv ut-området ville bli skrevet ut (og bare denne skal vises i Forhåndsvisning).,
Legg til Side Bryter
I tilfelle du har en stor dataset. det er åpenbart at det kan ikke være passer inn på en side og skrive ut dette hele data ville ta opp flere sider.
Du kan legge til side pauser i Excel til å la Excel vet hvor du skal slutte å skrive ut på gjeldende side og søle resten til neste side.
Nedenfor er fremgangsmåten for å legge til side pauser i Excel:
- Velg den cellen der du vil sette inn sideskift., Fra denne cellen og utover, alt ville bli skrevet ut på neste side
- Klikk kategorien sideoppsett
- I utskriftsformat-gruppen, klikk på Bryter alternativ
- Klikk på Sett inn sideskift
trinnene ovenfor vil legge til en side pause og alt før sideskift ville bli skrevet ut på ett ark, og de resterende data i andre ark.
Merk at i tilfelle du har angi utskriftsområde, vil det ta presedens over sideskift.,
Slik at disse er ulike metoder du kan bruke for å passe inn data på en side og skrive ut et Excel-regneark på en side. I tilfeller der du har store mengder data, kan det ikke fornuftig å skrive det ut på én side, men du kan fortsatt bruke de ovennevnte metoder for å redusere papirbruk og passer til de samme data inn på færre sider.
jeg håper du fant denne tutorial nyttig.
Du kan også gjerne følgende Excel-tutorials: