jeg har en venn som appraises antikviteter — tilordne en dollar verdi til gammel Kinesisk vase din bestemor som brukes for lagring av blyanter, fortelle deg hvor mye de sølv knickknacks fra Tante Fern er verdt. Han sier den vanskeligste delen av jobben hans, den delen han dreadlocks mest, er å fortelle folk at deres skatt er verdiløs.
jeg kan føle., Jeg føler at jeg gjør det også, hver gang jeg fortelle en potensiell HBR forfatteren at deres ideer, forskning, eller å skrive rett og slett ikke godt nok til å gjøre kutt.
Avvisning bokstaver er ikke lett for noen av oss. Om du forteller en jobb kandidat at han ikke gjøre neste runde, en entreprenør som du ikke kommer til å finansiere hennes prosjekt, eller en leverandør som du ikke lenger trenger hans tjenester, disse er e-poster som de fleste av oss gruer laging. Fordi det er ubehagelig, for mange av oss sette det ut eller ikke gjør det i det hele tatt, i hovedsak ved å la våre stillhet som snakker. Det er en tapt mulighet (og uhøflig)., Selv om smertefulle, avvisning har fordeler: forskning av Linus Dahlander på ESMT og Henning Piezunka på INSEAD har funnet, for eksempel, at når organisasjoner ta deg tid til å eksplisitt avviser (snarere enn bare passivt ignorere) crowdsourced ideer, er det både øker kvaliteten av ideer de blir tilbudt og øker engasjementet fra publikum.
Hvis det er en ting som jeg har lært i et tiår i Harvard Business Review — under som jeg har avvist bokstavelig talt tusenvis av ideer, plasser, og utkast — det er som en rask ingen er bedre enn en lang, kanskje.,
Skrive en Grunnleggende avslagsbrev
å Skrive god avslag tar litt tid — spesielt i første. Men en av fordelene med å lære å skrive en god, klar avvisning brevet er at det tvinger deg til å tenke klart om hva det er som du ønsker fra andre mennesker, og hva det er som organisasjonen trenger., For eksempel, kan jeg kategorisere de fleste av mine avslag for HBR inn i en av fem kategorier: for bred (og dermed ikke veldig nyttig for leserne); for gjentatte med ting vi har allerede publisert, for jargony; for selv-reklame, ikke støttes av nok bevis eller kompetanse. Å vite dette, vi var i stand til å destillere et sett av retningslinjer for potensielle forfattere som oppmuntret dem til å unngå de vanligste fallgruvene.
når Det er sagt, avvisning bokstaver trenger ikke være lang, og du gir grunn for avslaget trenger ikke være super-detaljert., Hvis du ikke har for mye av et forhold med en person du aldri har møtt dem kanskje bare handlet noen e-post — hele brevet kan være bare et par linjer. Jeg så tilbake på noen avvisning brev jeg sendte, og innså at jeg vanligvis følger en ganske enkel-format:
- Si takk.
- Levere nyheter.
- Gi den viktigste grunnen.
- gir håp.
For eksempel slik:
,
Takk for din tålmodighet mens jeg vurdert dette forslaget., Jeg er redd jeg er nødt til å passere. Vi har publisert mye på cybersecurity i det siste, og dessverre har foreslått stykke overlapper litt for mye med andre artikler vi har publisert. Jeg håper du finner et godt hjem for det i en annen publikasjon.
Alle de beste,
Hvis jeg var å gi dårlige nyheter for noen vil jeg intervjuet for en jobb, kan jeg justere det litt, men det grunnleggende formatet vil forbli den samme:
,
Takk for å gjøre deg tid til å snakke med meg i forrige uke., Mens jeg nøt vår samtale, jeg tror vi trenger noen med mer hands-on erfaring i prosjektledelse for denne rollen. Jeg håper du finner den rette jobben for deg i nær fremtid.
Hvis du ikke kan tenke på noe håp å tilby på slutten, så ikke gjør det., «Ikke si noe som vil gi mottakeren inntrykk av at døren er fortsatt åpen,» Joceyln Glei råder i sin nye e-skriftlig guide, avslutte Abonnementet, «Slik klarhet og finalitet kan føle grusom, men å legge til flere språk til «myke blåse’ tjener bare til å opprette falske håp. Si din del og logger deg av.»Falskt håp er crueler enn ingen håp. Falske håp, oppmuntrer den andre personen til å kaste bort mer av deres tid, og deres nærmeste.
Hvis tanken på å avslutte med en unsoftened avvisning gjør du ulidelig pysete, kan du avslutte med en ekstra takk., Vurdere dette eksempel på et avslagsbrev til en leverandør:
,
Takk for din detaljerte forslag. Ta en titt på materialet, det virker som firmaet ditt er nøkkelen styrker ikke helt overlapper med hva vi trenger for dette prosjektet. Takk igjen for at du tok deg tid til å sette dette forslaget sammen for oss.
Beste ønsker,
Skrive en Detaljert avslagsbrev
Men hva hvis banen (eller person) som var veldig nær å være en god passform, og du kanskje ønsker å arbeide med dem i fremtiden?, Eller har du mer av et forhold med dem? I disse tilfeller, de ovennevnte meldinger er sannsynligvis for kaldt og for vage. Når avvise folk jeg ønsker å oppmuntre, jeg holder format mye det samme, men er generelt mye mer detaljert i min begrunnelse for å avvise og mer eksplisitt i å oppmuntre personen til å prøve igjen. (I undersøkelsen jeg nevnte ovenfor, Dahlander og Piezunka funnet det å gi en forklaring på hvorfor en idé var å bli avvist styrket de gunstige effektene av avvisning — f.eks, motivasjon og ideen kvalitet.,)
jeg også ofte ender med et spørsmål, for å prøve å signalisere at jeg er genuint interessert — ikke bare å lage en tomme, mykgjørende-i-slag lover. For eksempel:
,
Takk for din tålmodighet mens jeg vurdert dette forslaget. Jeg er redd jeg er nødt til å passere. Vi har publisert mye på cybersecurity i det siste, og dessverre har foreslått stykke overlapper litt for mye med andre artikler vi har publisert. Ta For eksempel en titt på artikkelen vi publisert på August 6 av Professor Ole Olsen, og den 16. August artikkel av administrerende DIREKTØR i Acme Corp., Selv om vi ikke vil være i stand til å publisere dette bestemt stykke, jeg likte å skrive stil og måten du støttet dine argumentet med omfattende forskning, ville du være interessert i pitching oss noen andre artikler i fremtiden?
Alle de beste,
For jobben som ble intervjuet, det kan se ut som dette:
,
Takk for å gjøre deg tid til å snakke med meg i forrige uke. Jeg er lei for å si at en kandidat ikke gjøre det til neste runde; vi har hatt en svært konkurransedyktig basseng for denne posisjonen., På dette punktet, vår organisasjon virkelig trenger noen med mer erfaring i prosjektledelse. Men, jeg likte vår samtale, og du tror du kan passe godt her i riktig rolle. Vennligst hold kontakten — og er det OK med deg hvis jeg lar deg vite om roller som åpner for at det kan være en bedre plass?
Alle de beste,
Nå for leverandøren:
,
– Vi var heldig å få noen sterk forslag på dette, og vi setter stor pris på all info fra din side — og for tålmodigheten din., Etter mye av det nøye, vi har besluttet å gå med en annen fast for dette prosjektet. Selv om vi sikkert ikke ha noen tvil om den overlegne kvaliteten på laget ditt eller at du kan levere på dette skillfully vi bestemte oss for å bruke dette prosjektet til å utvide vår benk av utviklingspartnere og, siden dette er en del eksperiment for oss, dette var en god mulighet til å gjøre det.
Vi virkelig ønsker å fortsette å snakke med deg om fremtidige prosjekter vi har kommer opp dette året. Jeg definitivt ser frem til å samarbeide i fremtiden.,
Takk for din hjelp og din tid,
Jo mer spesifikk du er på den måten du avviser noe (eller noen), jo mer informasjon du gir dem. En smart rejectee vil bruke denne informasjonen til å komme tilbake med en sterkere banen neste gang. Jeg har faktisk hatt et par folk takke meg for avvisning brev jeg skrev til dem, fordi det ga dem form av konkrete, spesifikke tilbakemeldinger de trengte for å gjøre en bedre banen i fremtiden. Det er en god påminnelse om at mennesker gjør verdi motta kritikk, selv om de fleste av oss frykter å gi det.,
Skrive en e-post med Avslag Når Du er Uenig med Avgjørelsen
Det er spesielt vanskelig å passere langs en avvisning beslutning om at du er uenig med. Kanskje du kjempet hardt for en jobb kandidat alle andre var imponert av, eller i spissen årsaken til en leverandør som executive committee trodde var for dyre. Jeg vet jeg har argumentert for artikler som andre redaktører trodde ikke var klar for prime time. Det er ikke en god følelse.,
Når dette skjer, er det fristende å gjemme seg bak en passiv stemme eller andre mennesker — for eksempel, «Det har blitt bestemt at vi ikke vil være å forfølge dette», eller «toppsjefene har bestemt seg for å gå i en annen retning.»Motstå denne fristelsen. Det er ikke noe lettere å få avvist i at mote og skrive på den måten reduserer din autoritet som en decisionmaker.
Hvis du er den som utsteder en avvisning, egen avvisning., Det er rimelig å si noe sånt som, «Etter mye diskusjon og rygg-og-tilbake, har vi besluttet X» eller «Det var en veldig vanskelig avgjørelse, men vi har til slutt bestemte seg for Y.», Men si «vi», og ikke «de.»
En avvisning brev der du gjemmer seg bak andres skjørt hemmer deres evne til å gi nyttig tilbakemelding. Det gjør også at organisasjonen ser kranglete eller omstridt, noe som undergraver andre folks ønske om å samarbeide med dere i fremtiden.,
Skrive en e-post med Avslag Etter Massevis av Frem og Tilbake
Den andre typen av avvisning som er virkelig vanskelig å levere er en hvor du har begge satt i en masse tid og krefter på å gjøre ting fungerer, men det er fortsatt ikke fungerer. Nå, til tross for de irreversible kostnader, er det på tide å kutte dine tap og gå videre. I noen tilfeller, en samtale, er den beste måten å levere denne typen nyheter — bruk din dømmekraft. Men hvis du bestemmer deg for å skrive en e-post, det er OK å holde det kort., Vanligvis, på dette punktet, du og din motpart vil ha brukt så mye tid på å snakke om problemene med et prosjekt eller en brikke som din motpart vil allerede vet årsaken bak avvisningen; du trenger bare å gå gjennom det kort. Her er et eksempel:
Hei ,
Takk for at du tok en annen stikke på dette. Jeg setter virkelig pris på all tid og krefter du har satt i. Dessverre, til tross for at begge av våre beste, jeg tror og vi er fortsatt ikke treffer mark. På dette punktet, vil jeg si at la oss sette dette til side, og gå videre.,
Den andre tingen jeg prøve å gjøre når du leverer denne typen tøffe nyheter plassere meg på samme side som den personen jeg er avvise: Vi har gjort en god tro innsats, og til tross for at innsats, vi har falt kort. Dette er ikke bare window-dressing, hvis du er å avvise noe etter mye engasjement, deretter en del av svikt er ditt, også. (Og kanskje et tegn på at du burde ha sendt en raskere avvisning før i prosessen, når det ville ha vært mindre smertefullt for begge.,)
å Levere dårlige nyheter er tøff, og i forskjellige selskaper, eller kulturer disse eksemplene kan høres enten altfor harde eller for fin. Du må finne ditt eget språk avhengig av kontekst og kultur. Som sagt, husk: ikke myke blås bare for moro skyld av blåse-mykgjørende. Falsk vennlighet bare gir folk falske håp. Og det er noe slag om at.