ho un amico che valuta antiquariato — assegnazione di un valore in dollari al vecchio vaso Cinese a tua nonna utilizzati per la memorizzazione di matite, raccontando quanto quelli d’argento soprammobili da Zia Felce vale la pena. Dice che la parte più difficile del suo lavoro, la parte che teme di più, è dire alla gente che il loro tesoro è inutile.

Posso entrare in empatia., Mi sento come se lo facessi anche io, ogni volta che dico a un potenziale autore di HBR che le loro idee, la loro ricerca o la loro scrittura non sono abbastanza buone da fare il taglio.

Le lettere di rifiuto non sono facili per nessuno di noi. Sia che tu stia dicendo a un candidato di lavoro che non ha fatto il prossimo round, a un imprenditore che non finanzierai il suo progetto o a un fornitore che non hai più bisogno dei suoi servizi, queste sono e-mail che la maggior parte di noi teme. Perché è spiacevole, troppi di noi lo rimandano o non lo fanno affatto, essenzialmente lasciando che il nostro silenzio parli. Questa è un’occasione mancata (e maleducata)., Sebbene doloroso, il rifiuto ha dei vantaggi: la ricerca di Linus Dahlander di ESMT e Henning Piezunka di INSEAD ha scoperto, ad esempio, che quando le organizzazioni prendono il tempo di rifiutare esplicitamente (piuttosto che ignorare passivamente) le idee crowdsourcing, aumenta la qualità delle idee che vengono offerte e aumenta l’impegno della folla.

Se c’è una cosa che ho imparato in un decennio alla Harvard Business Review — durante la quale ho rifiutato letteralmente migliaia di idee, piazzole e bozze — è che un rapido no è meglio di un lungo forse.,

Scrivere una lettera di rifiuto di base

Scrivere buoni rifiuti richiede un po ‘ di tempo, specialmente all’inizio. Ma uno dei vantaggi di imparare a scrivere una buona, chiara lettera di rifiuto è che ti costringe a pensare chiaramente a ciò che è che si desidera da altre persone, e che cosa è che la vostra organizzazione ha davvero bisogno., Ad esempio, posso classificare la maggior parte dei miei rifiuti per HBR in una delle cinque categorie: troppo ampia (e quindi non molto utile per i lettori); troppo ripetitiva con cose che abbiamo già pubblicato; troppo gergo; troppo auto-promozionale; non supportato da prove o competenze sufficienti. Sapendo questo, siamo stati in grado di distillare una serie di linee guida per i potenziali autori che li ha incoraggiati a evitare queste insidie comuni.

Detto questo, le lettere di rifiuto non devono essere lunghe e il motivo per cui si dà il rifiuto non deve essere super-dettagliato., Se non hai molto di un rapporto con la persona-non li hai mai incontrati, forse solo scambiato alcune e — mail-l’intera lettera potrebbe essere solo poche righe. Ho guardato indietro alcune lettere di rifiuto che ho inviato e mi sono reso conto che di solito seguo un formato piuttosto semplice:

1. Dire grazie.
2. Consegnare la notizia.
3. Fornire il motivo principale.
4. Offrire speranza.

Per esempio:

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Grazie per la vostra pazienza mentre ho esaminato questa proposta., Temo di dover passare. Abbiamo pubblicato molto sulla sicurezza informatica ultimamente, e purtroppo il pezzo proposto si sovrappone un po ‘ troppo con altri articoli che abbiamo pubblicato. Spero che tu trovi una buona casa per questo in un’altra pubblicazione.

con i migliori saluti,

Se dovessi dare una cattiva notizia per qualcuno ho intervistato per un lavoro, potrei ritoccare un po’, ma il formato di base rimarrebbe la stessa:

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Grazie per aver il tempo per parlare con me la scorsa settimana., Mentre mi è piaciuta la nostra conversazione, penso che abbiamo bisogno di qualcuno con più esperienza di gestione del progetto per questo ruolo. Spero che tu trovi il lavoro giusto per te nel prossimo futuro.

Se non riesci a pensare a nessuna speranza da offrire alla fine, allora non farlo., ” Non dire nulla che dia al destinatario l’impressione che la porta sia ancora aperta”, consiglia Joceyln Glei nella sua nuova guida alla scrittura di e-mail, Unsubscribe, “Tale chiarezza e finalità possono sembrare crudeli, ma l’aggiunta di un linguaggio aggiuntivo per” ammorbidire il colpo ” serve solo a creare false speranze. Di ‘ il tuo pezzo e firma.”La falsa speranza è più crudele di nessuna speranza. False speranze incoraggia solo l ” altra persona a sprecare più del loro tempo, e il vostro.

Se l’idea di finire con un rifiuto non smorzato ti rende insopportabilmente schizzinoso, puoi chiudere con un ringraziamento extra., Considera questo esempio di una lettera di rifiuto a un fornitore:

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Grazie per la tua proposta dettagliata. Dando un’occhiata ai materiali, sembra che i punti di forza chiave della tua azienda non si sovrappongano abbastanza a ciò di cui abbiamo bisogno per questo progetto. Grazie ancora per averci dedicato del tempo per presentare questa proposta.

Auguri,

Scrivere una lettera di rifiuto dettagliata

Ma cosa succede se il passo (o la persona) era davvero vicino ad essere una buona misura, e si potrebbe desiderare di lavorare con loro in futuro?, O hai più di un rapporto con loro? In questi casi, i messaggi di cui sopra sono probabilmente troppo freddi e troppo vaghi. Quando rifiuto le persone che voglio incoraggiare, mantengo il formato più o meno lo stesso, ma sono generalmente molto più dettagliato nella mia ragione per rifiutare e più esplicito nell’incoraggiare la persona a riprovare. (Nello studio che ho menzionato sopra, Dahlander e Piezunka hanno scoperto che fornire una spiegazione sul perché un’idea veniva respinta rafforzava gli effetti benefici del rifiuto, ad esempio la motivazione e la qualità dell’idea.,)

Spesso finisco anche con una domanda, per cercare di segnalare che sono sinceramente interessato — non solo facendo una promessa vuota e ammorbidente. Ad esempio:

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Grazie per la vostra pazienza mentre ho esaminato questa proposta. Temo di dover passare. Abbiamo pubblicato molto sulla sicurezza informatica ultimamente, e purtroppo il pezzo proposto si sovrappone un po ‘ troppo con altri articoli che abbiamo pubblicato. Ad esempio, date un’occhiata all’articolo che abbiamo pubblicato il 6 agosto dal professor Joe Schmo e all’articolo del 16 agosto del CEO di Acme Corp., Anche se non saremo in grado di pubblicare questo particolare pezzo, mi è piaciuto molto il tuo stile di scrittura e il modo in cui hai sostenuto la tua argomentazione con ricerche approfondite; saresti interessato a presentarci altri articoli in futuro?

Tutto il meglio,

Per il lavoro intervistato, potrebbe essere simile a questo:

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Grazie per aver trovato il tempo di parlare con me la scorsa settimana. Mi dispiace dire che la tua candidatura non è arrivata al turno successivo; abbiamo avuto un pool molto competitivo per questa posizione., A questo punto, la nostra organizzazione ha davvero bisogno di qualcuno con più esperienza di gestione del progetto. Però, mi è piaciuto molto la nostra conversazione e penso che si potrebbe essere una buona misura qui nel ruolo giusto. Si prega di tenersi in contatto – ed è OK con voi se vi faccio sapere su ruoli che si aprono che potrebbe essere una misura migliore?

Tutto il meglio,

Ora per il venditore:

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Siamo stati fortunati ad avere alcune proposte forti in questo e apprezziamo profondamente tutte le informazioni da parte vostra — e per la vostra pazienza., Dopo un sacco di attenta riflessione, abbiamo deciso di andare con un’altra azienda per questo progetto. Mentre certamente non abbiamo dubbi sulla qualità superiore del vostro team o che si potrebbe fornire su questo abilmente abbiamo deciso di utilizzare questo progetto per espandere il nostro banco di partner di sviluppo e, dal momento che questo è parte esperimento per noi, questa è stata una buona opportunità per farlo.
Ci piacerebbe davvero continuare a parlare con voi sui progetti futuri che abbiamo in arrivo quest’anno. Non vedo l’ora di collaborare in futuro.,
Grazie ancora per il tuo aiuto e il tuo tempo,

Più sei specifico sul modo in cui rifiuti qualcosa (o qualcuno), più informazioni dai loro. Un rejectee intelligente utilizzerà queste informazioni per tornare con un passo più forte la prossima volta. In realtà ho avuto alcune persone che mi ringraziavano per le lettere di rifiuto che ho scritto loro, perché ha dato loro il tipo di feedback concreto e specifico di cui avevano bisogno per fare un passo migliore in futuro. È un buon promemoria che le persone apprezzano ricevere critiche, anche se la maggior parte di noi teme di darlo.,

Scrivere una lettera di rifiuto Quando non sei d’accordo con la decisione

È particolarmente difficile passare una decisione di rifiuto con cui non sei d’accordo. Forse hai combattuto duramente per un candidato di lavoro tutti gli altri erano impressionati da, o sostenuto la causa di un fornitore che il comitato esecutivo pensava fosse troppo costoso. So di aver sostenuto articoli che altri editori pensavano non fossero pronti per il prime time. Non e ‘ una bella sensazione.,

Quando ciò accade, si è tentati di nascondersi dietro la voce passiva o altre persone — ad esempio, “È stato deciso che non perseguiremo questo” o “I pezzi grossi hanno deciso di andare in una direzione diversa.”Resisti a questa tentazione. Non è più facile essere respinti in quel modo, e scrivere in quel modo indebolisce la tua autorità come decisore.

Se sei quello che emette un rifiuto, possedere il rifiuto., È giusto dire qualcosa come “Dopo molte discussioni e avanti e indietro, abbiamo deciso X” o ” È stata una decisione davvero difficile, ma alla fine abbiamo deciso Y.” Ma diciamo “noi”, non “loro.”

Una lettera di rifiuto in cui ti stai nascondendo dietro la gonna di qualcun altro inibisce la tua capacità di dare un feedback utile. Rende anche la vostra organizzazione aspetto conflittuale o contenzioso, che mina il desiderio di altre persone di lavorare con voi in futuro.,

Scrivere una lettera di rifiuto dopo una tonnellata di Avanti e indietro

L’altro tipo di rifiuto che è davvero difficile da consegnare è quello in cui entrambi hai messo un sacco di tempo e sforzi per far funzionare la cosa — ma non funziona ancora. Ora, nonostante i costi affondati, è il momento di tagliare le perdite e andare avanti. In alcuni casi, una telefonata è il modo migliore per fornire questo tipo di notizie — usa il tuo giudizio. Ma se si decide di scrivere una e-mail, è ok per tenerlo breve., Di solito, a questo punto, tu e la tua controparte avrete speso così tanto tempo a parlare dei problemi con il progetto o il pezzo che la tua controparte già conoscere il motivo dietro il rifiuto; hai solo bisogno di ricapitolare brevemente. Ecco un esempio:

Ciao,

Grazie per aver preso un’altra pugnalata a questo. Apprezzo davvero tutto il tempo e lo sforzo che hai messo in. Sfortunatamente, nonostante entrambi i nostri migliori sforzi, penso e non stiamo ancora colpendo nel segno. A questo punto, direi di mettere questo da parte e andare avanti.,

L’altra cosa che cerco di fare quando fornisco questo tipo di notizie difficili è posizionarmi dalla stessa parte della persona che sto rifiutando: abbiamo fatto uno sforzo in buona fede; e nonostante questo sforzo, siamo stati all’altezza. Questo non è solo vetrinistica; se stai rifiutando qualcosa dopo un sacco di coinvolgimento, allora una parte del fallimento è anche tua. (E forse un segno che avresti dovuto inviare un rifiuto più veloce prima nel processo, quando sarebbe stato meno doloroso per entrambi.,)

Fornire cattive notizie è difficile, e in diverse aziende o culture questi esempi possono sembrare eccessivamente duri o troppo belli. Dovrai trovare la tua lingua a seconda del contesto e della cultura. Detto questo, ricorda: non ammorbidire il colpo solo per il gusto di ammorbidire il colpo. La falsa gentilezza dà solo false speranze alle persone. E non c’è niente di gentile in questo.