In generale, la tua azienda dovrebbe pagare i dipendenti per il tempo che trascorrono viaggiando per attività legate al lavoro. Non devi pagare i dipendenti per i viaggi che sono incidentali ai doveri del dipendente e al tempo trascorso in pendolarismo (viaggiando tra casa e lavoro). Il tempo di viaggio può includere sia viaggi locali che viaggi lontano da casa.
Viaggio vs Tempo di pendolarismo
Il pendolarismo sta andando avanti e indietro per lavorare. Tutti (almeno tutti quelli che non lavorano a casa) si spostano in un lavoro., Il tempo di pendolarismo è tempo personale, non tempo di lavoro. L’IRS non consente alle imprese di dedurre il tempo di pendolarismo come una spesa aziendale, e dipendenti non dovrebbero essere pagati per il tempo di pendolarismo.
Il Dipartimento del Lavoro (DOL) discute i dipendenti che guidano veicoli forniti dal datore di lavoro. Il DOL considera che il tempo trascorso nel viaggio casa-lavoro da un dipendente in un veicolo fornito dal datore di lavoro, o in attività svolte da un dipendente che sono incidentali all’uso del veicolo per il pendolarismo, generalmente non è “ore lavorate” e, quindi, non deve essere pagato.,
Ecco una possibile regola empirica: se la tua azienda autorizza un viaggio da parte di un dipendente, indipendentemente da come viaggia il dipendente (auto, treno, autobus, ecc.) si dovrebbe pagare per il tempo di viaggio del dipendente.
Il tempo di viaggio per i dipendenti orari e salariati può essere conteggiato in modo diverso. La retribuzione per i dipendenti per il tempo di viaggio locale è applicabile solo ai dipendenti non esenti (orari), non ai dipendenti esenti (professionali o manageriali). I dipendenti esenti sono pagati per la loro esperienza dal lavoro, non a ore.,
Diversi tipi di tempo di viaggio:
Home to Work Travel, come spiegato sopra, è il tempo di pendolarismo, non il tempo di lavoro, e non è pagato.
Viaggia su un incarico speciale di un giorno in un’altra città. Il DOL dice che” il tempo trascorso in viaggio e ritorno dall’altra città è tempo di lavoro”, ma notano che è possibile detrarre il tempo che il dipendente spenderebbe il pendolarismo.
Sara lavora in un ufficio della tua azienda, ma tu la mandi in un’altra città per un incarico speciale., Parte da casa sua, va in città e torna a casa lo stesso giorno. Trascorre 3 ore di viaggio (1 1/2 ore a tratta) da casa all’altra città. Normalmente trascorreva 30 minuti di guida totale dalla sua casa al lavoro e ritorno, quindi potresti detrarre i 30 minuti e pagarla per 2 1/2 ore di viaggio.
Viaggi che fanno parte del normale lavoro del dipendente. Il tempo che un dipendente trascorre viaggiando fa parte del lavoro. Devi contare questa volta come tempo di lavoro., Il tempo che il dipendente trascorre andando al primo sito di lavoro, e la casa dall’ultimo sito di lavoro, è il tempo di pendolarismo e non viene pagato.
Un LPN (licensed professional nurse) lavora per una struttura infermieristica e viaggia tra le due sedi di questa struttura, fornendo assistenza ai pazienti in entrambe le sedi. Il suo tempo di viaggio giornaliero tra queste località deve essere incluso nella sua paga perché non è pendolarismo. Ma lei non può contare il tempo di guida da casa alla prima posizione o il tempo di ritorno a casa dall’ultima posizione.
Viaggiare lontano da casa., Se il viaggio include un pernottamento è tempo di viaggio. Il DOL non include il viaggio lontano da casa al di fuori degli orari regolari come passeggero su un aereo, treno, barca, autobus o auto come orario di lavoro. Ma è necessario contare le ore lavorate nei giorni lavorativi regolari e le ore di lavoro nei giorni non lavorativi (fine settimana e festivi).
Se un dipendente viaggia da Cleveland a Pittsburgh per un seminario di due giorni sotto la direzione della tua azienda, devi pagare per le ore che il dipendente avrebbe lavorato in una normale giornata lavorativa per ciascuno di quei giorni, anche se erano di sabato o domenica.,
Viaggio incidentale vs lavoro: pagato o non pagato?
- Un dipendente guida al lavoro da casa sua ogni giorno. Gli chiedi di fermarsi per la sua strada e raccogliere bagel per la riunione del personale. Questo tempo di guida non è pagato. Tempo pendolarismo al lavoro non è mai pagato tempo; il tempo di fermarsi per i bagel è “incidentale” per il pendolarismo e non fa parte del lavoro del dipendente.
- Chiedi a un dipendente di guidare in un negozio in orario di lavoro per ottenere bagel per la riunione d’ufficio. Se il dipendente fa questo viaggio durante il normale orario di lavoro, lui o lei dovrebbe essere pagato.,
Inoltre, si potrebbe desiderare di contattare un avvocato di lavoro per discutere di questi problemi.
Pagamento delle spese di viaggio
Oltre a pagare i dipendenti per il tempo di viaggio, dovresti pagare le loro spese per il viaggio. Il Dipartimento del Lavoro non richiede il rimborso per le spese di viaggio, ma ha senso pagare i dipendenti se si richiede loro di viaggiare. La tua azienda può detrarre le spese di viaggio dei dipendenti come spese aziendali., Se i dipendenti mescolano affari e viaggi personali, è necessario risolvere la parte che è legata al business e pagare solo queste spese.
Regolamenti statali sul pagamento dei viaggi dei dipendenti
Verifica con il tuo dipartimento del lavoro statale per vedere se ci sono regole che potrebbero ignorare le regole federali. Contatta l’ufficio locale più vicino del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti per informazioni su casi specifici di tempo di viaggio che influiscono sulla tua attività.,