Il tuo messaggio e-mail fuori ufficio dice: “Sono lontano dalla mia scrivania in questo momento, ma ti risponderò al più presto.”Hai creato un grave business faux pas? Sicuramente, avevi buone intenzioni. Come potrebbe essere scortese dire che farai qualcosa appena ti conviene?

La lingua ha potere. Parole e frasi sono aperte all’interpretazione. Possono trasmettere un certo tono, a seconda del contesto in cui vengono utilizzati.,

Mark Twain ha detto: “La differenza tra la parola quasi giusta e la parola giusta è davvero una grande questione—è la differenza tra il fulmine e il fulmine.” Il trucco per cancellare la comunicazione sta nella scelta di parole e frasi che hanno meno probabilità di essere male interpretate—gli insetti fulmini piuttosto che il fulmine.

C’è un problema con “la prima convenienza”?

Come vanno le frasi scortesi, ci sono certamente reati peggiori. Se questo ci strofina nel modo sbagliato dipende dal contesto in cui viene utilizzato.

Al più presto

Diamo un’occhiata al nostro esempio di messaggio fuori ufficio dall’alto.

Il nostro verdetto: non usare

Dire che restituirai l’e-mail o la chiamata di qualcuno al più presto sembra scortese., Sì, intendi che tornerai alla persona che ti ha contattato il prima possibile, ma ciò che il destinatario sente è qualcosa di più simile a: “Ti risponderò quando (e forse se) è conveniente per me.”L’implicazione è che lo farai quando ne hai voglia, o quando sei bravo e pronto, o forse mai. Altezzosa!

Al più presto

Ma cosa succede se stai usando “al più presto” per dire a qualcuno che stai bene con loro che vanno in giro per la tua richiesta quando è conveniente per loro? Diamo un’occhiata a una e-mail tra i colleghi, John e Mary.,

Il nostro verdetto Va bene da usare, ma . . .

. . . ci sono modi migliori per esprimere che una richiesta non è urgente. Anche se non è scortese dire a Mary che va bene per lei tendere alla tua richiesta quando è conveniente, “al più presto” è ancora a corto di alcuni punti.

• Non è abbastanza specifico., Hai detto a Mary che ti serve qualcosa, ma non le hai detto quando ne hai assolutamente bisogno. Potrebbe supporre che tu non ne abbia proprio bisogno. Un’opzione migliore sarebbe”. . . al più presto, o entro e non oltre .”
• Suona gergo. Uno dei motivi per cui molte persone non amano “al più presto” è che suona come gergo aziendale-qualcosa che tutti noi amiamo odiare. Usa invece un linguaggio semplice.
• È facilmente frainteso. E se Mary considerasse urgente la tua richiesta quando volevi dire che non avevi fretta?, Lei può prendere tempo fuori della sua giornata di correre attraverso il vostro compito, che potrebbe rivelarsi tutt’altro che conveniente per lei.

Alternative a “Prima convenienza”

Come frasi andare, cadere “prima convenienza” dal vostro repertorio è la scommessa più sicura. Ma cosa dovresti usare invece?

Al più presto

Abbiamo già dichiarato che dovresti eliminare “al più presto” dal posto di lavoro e dalla comunicazione personale tout de suite. Si presenta come sconsiderato, se non addirittura maleducato.,

Se hai tempo per onorare una richiesta, invece di dire che ti muoverai quando è conveniente, dì alla persona quando può aspettarsi la tua risposta. (“Risponderò quando torno in ufficio su .”)

Al più presto

Anche se non c’è niente di sbagliato in questa frase, potrebbe in realtà essere troppo educato, o almeno troppo aperto. Anche se potresti usare un linguaggio più morbido e meno carico di jaron come ” ogni volta che hai tempo” o “non appena puoi”, ancora una volta, preferiamo la specificità.

Rivisitiamo l’esempio di e-mail di John e Mary e lo rendiamo più specifico.,

Qui, invece di dire a Mary di andare in giro per inviare la dichiarazione P & L ogni volta che è conveniente per lei, e lasciandola a chiedersi quanto presto ne ha bisogno, John ha usato un invito all’azione per chiedere se sarebbe in grado di inviarli entro mercoledì.,

Ora, Mary sa di cosa ha bisogno John e quando ne ha bisogno. Inoltre, avere il CTA sotto forma di una domanda potrebbe spingerla a rispondere, facendogli sapere se sarà in grado di accogliere la richiesta.