toimistosi ulkopuolisessa sähköpostiviestissä lukee: ”Olen poissa pöydältäni juuri nyt, mutta palaan asiaan mahdollisimman pian.”Oletko luonut surkean bisneksen faux pas? Tarkoitit varmasti hyvää. Miten voisi olla epäkohteliasta sanoa, että teet jotain heti, kun se sopii sinulle?
kielellä on valtaa. Sanat ja lauseet ovat tulkinnanvaraisia. Ne voivat välittää tietyn sävyn riippuen kontekstista, jossa niitä käytetään.,
Mark Twain sanoi, ”ero melkein oikea sana ja oikea sana on todella suuri asia—’tis ero lightning bug ja salama.”Temppu selkeä viestintä on valita sanoja ja lauseita, jotka ovat vähemmän todennäköisesti väärin—salama vikoja, pikemminkin kuin salama.
onko ”Earlin convenience”ongelma?
koska epäkohteliaat lauseet menevät, on varmasti pahempiakin rikkomuksia. Se, hierooko tämä meitä väärällä tavalla, riippuu kontekstista, jossa sitä käytetään.
minun sopii
katsotaanpa meidän out-of-office viestin esimerkiksi ylhäältä.
– Meidän Tuomio: Älä käytä
Sanonta palaat joku sähköposti tai soita mahdollisimman pian kuulostaa epäkohteliasta., Kyllä, tarkoitat, että palaat henkilön, joka on ottanut sinuun yhteyttä niin pian kuin voit, mutta mitä vastaanottaja kuulee on jotain enemmän kuin, ” palaan sinuun, kun (Ja ehkä jos) se sopii minulle.”Vihjaus on, että teet sen, kun siltä tuntuu, tai kun olet hyvä ja valmis, tai ehkä ei koskaan. Snooty!
Osoitteessa sinun aikaisintaan mukavuutta
Mutta mitä jos käytät ”mahdollisimman pian” voit kertoa joku, että olet kunnossa kanssa saada ne ympäri oman pyyntö kun se on kätevä niille? Katsotaan sähköpostia kollegoiden, Johnin ja Maryn välillä.,
olen menossa tarvitsevat meidän tuloslaskelma Q1 jotta voidaan valmistella raportti. Lähettäisitkö sen minulle mahdollisimman pian?
Kiitos
– Meidän Tuomio Okei käyttää, mutta . . .
. . . on parempia tapoja ilmaista, että pyyntö ei ole kiireellinen. Vaikka se ei ole epäkohteliasta kertoa Marylle, että se on kunnossa hänen taipumus pyynnön, kun se on kätevä, ”mahdollisimman pian” on yhä jäljessä muutaman lasketaan.
- se ei ole tarpeeksi tarkka., Kerroit Marylle, että tarvitset jotain, mutta et kertonut, kun tarvitset sitä. Hän voisi olettaa, ettet tarvitse sitä lainkaan. Parempi vaihtoehto olisi”. . . mahdollisimman pian, tai viimeistään .”
- se kuulostaa jargoniselta. Yksi syy monet ihmiset eivät pidä ”mahdollisimman pian” on, että se kuulostaa business jargon—jotain, me kaikki rakastamme vihata. Käytä sen sijaan selkokieltä.
- se tulkitaan helposti väärin. Entä jos Mary pitää pyyntöäsi kiireellisenä, kun tarkoitit sanoa, ettei sinulla ole kiire?, Hän saattaa ottaa aikaa pois päivästään kiirehtiäkseen läpi tehtävän, joka voi osoittautua kaikkea muuta kuin kätevä hänelle.
Vaihtoehtoja ”mahdollisimman Pian”
Kuten lauseita mennä, pudottamalla ”mahdollisimman pian” teidän ohjelmisto on turvallisin veto. Mutta mitä sinun pitäisi käyttää sen sijaan?
kun hetki on sopiva.
Olemme jo todenneet, että sinun pitäisi pudota ”minun mahdollisimman pian” työpaikalla ja henkilökohtainen viestintä tout de suite. Se on epäkohteliasta, ellei suorastaan töykeää.,
Jos sinulla on aikaa kunnian pyynnöstä, sen sijaan että saat sen, kun se on kätevä, kerro henkilö, kun he voivat odottaa vastausta. (”Vastaan, kun palaan toimistolle .”)
yhteyttä mahdollisimman pian,
Vaikka ei ole mitään vikaa tämän lauseen, se saattaisi olla liian kohtelias, tai ainakin liian avoin. Vaikka voisit käyttää pehmeämpää, vähemmän jaron-kuormittunutta kieltä, kuten” aina kun sinulla on aikaa ”tai” heti kun pystyt”, jälleen kerran, suosimme spesifisyyttä.
palataan John and Mary-sähköpostiesimerkkiin ja tehdään siitä tarkempi.,
olen menossa tarvitsevat meidän tuloslaskelma Q1 laadittava raportti, jossa minä esittelen ensi maanantaina. Voisitteko lähettää minulle P&L viimeistään keskiviikkona tällä viikolla?
Kiitos
Tässä, sen sijaan, että kertoo Mary kiertää lähettämällä P&L lausunnon aina, kun se on kätevä hänelle, ja jättäen hänet ihmettelemään, kuinka pian hän niitä tarvitsee, John on käytetty call-to-action kysyä, onko hän voi lähettää heidät keskiviikkona.,
nyt Maria tietää, mitä Johannes tarvitsee ja milloin hän sitä tarvitsee. Plus, ottaa CTA muodossa kysymys voisi pyytää häntä vastaamaan, kerroit hänen tietää, onko hän voi majoittaa pyynnöstä.