din Out-of-office e-mail-meddelelse siger: “jeg er væk fra mit skrivebord lige nu, men jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt.”Har du oprettet en grov forretning Fau?pas? Sikkert, du mente godt. Hvordan kunne det muligvis være uhøfligt at sige, at du vil gøre noget lige så snart det passer dig?
sprog har magt. Ord og sætninger er åbne for fortolkning. De kan formidle en bestemt tone, afhængigt af den kontekst, de bruges i.,
Mark Twain sagde: “forskellen mellem det næsten rigtige ord og den rigtige ord er virkelig en stor sag—’tis forskel mellem lightning bug og lyn.”Tricket til at rydde kommunikation ligger i at vælge ord og sætninger, der er mindre tilbøjelige til at blive fortolket—lynet bugs snarere end lynet.
er der et problem med “tidligste bekvemmelighed”?
som uhøflige sætninger går, er der bestemt værre lovovertrædelser. Hvorvidt denne gnider os den forkerte måde afhænger af den sammenhæng, hvori den bruges.
så hurtigt som muligt
lad os se på vores out-of-office-meddelelseseksempel ovenfra.
vores dom: brug ikke
at sige, at du returnerer en persons e-mail eller opkald så hurtigt som muligt lyder uhøfligt., Ja, du mener, at du kommer tilbage til den person, der har kontaktet dig så snart du kan, men hvad modtageren hører er noget mere som: “jeg kommer tilbage til dig, når (og måske hvis) det er praktisk for mig.”Implikationen er, at du vil gøre det, når du har lyst til det, eller når du er god og klar, eller måske aldrig. Snooty!
På din tidligste bekvemmelighed
Men hvad nu, hvis du hjælp “på din tidligste bekvemmelighed” at fortælle nogen, at du er okay med dem at komme rundt til din anmodning, når det er belejligt for dem? Lad os se på en e-mail mellem kolleger, John og Mary.,Hej Mary,
Jeg har brug for vores resultatopgørelse fra Q1 for at udarbejde en rapport. Vil du sende det til mig så hurtigt som muligt?
tak,John
vores dom Okay at bruge, men . . .
. . . der er bedre måder at udtrykke, at en anmodning ikke er presserende. Selvom det ikke er uhøfligt at fortælle Mary, at det er okay for hende at have tendens til din anmodning, når det er praktisk, “så hurtigt som muligt” mangler stadig et par tæller.
- det er ikke specifikt nok., Du har fortalt Mary, at du har brug for noget, men du fortalte hende ikke, når du absolut har brug for det. Hun kunne antage, at du slet ikke har brug for det. En bedre mulighed ville være “. . . så hurtigt som muligt, eller senest .”
- det lyder jargony. En af grundene til, at mange mennesker ikke kan lide “så hurtigt som muligt”, er, at det lyder som forretningsjargon—noget vi alle elsker at hader. Brug almindeligt sprog i stedet.
- det er let fejlfortolket. Hvad hvis Mary ser din anmodning som presserende, når du mente at sige, at du ikke havde travlt?, Hun kan tage tid ud af sin dag for at skynde sig gennem din opgave, hvilket kan vise sig at være alt andet end praktisk for hende.
alternativer til “tidligste bekvemmelighed”
som sætninger gå, droppe “tidligste bekvemmelighed” fra dit repertoire er den sikreste satsning. Men hvad skal du bruge i stedet?
så hurtigt som muligt
Vi har allerede sagt, at du skal droppe “så hurtigt som muligt” fra arbejdspladsen og personlig kommunikation tout de suite. Det kommer på tværs som hensynsløs, hvis ikke ligefrem uhøfligt.,
Hvis du har tid til at respektere en anmodning, skal du i stedet for at sige, at du kommer til det, når det er praktisk, fortælle personen, hvornår de kan forvente dit svar. (“Jeg svarer, når jeg vender tilbage til kontoret den .”)
så hurtigt som muligt
selvom der ikke er noget galt med denne sætning, kan det faktisk være for høfligt eller i det mindste for åbent. Selvom du kunne bruge blødere, mindre jaron-lastet sprog som “når du har tid “eller” så snart du er i stand”, foretrækker vi endnu en gang specificitet.
lad os se på John and Mary E-mail-eksemplet og gøre det mere specifikt.,Hej Mary,
Jeg har brug for vores resultatopgørelse fra Q1 for at udarbejde en rapport, jeg præsenterer næste mandag. Vil du være i stand til at sende mig P&l senest onsdag i denne uge?
Tak,John
Her, i stedet for at fortælle Maria, at komme rundt at sende P&L erklæring, når det er belejligt for hende, og lade hende til at undre sig over, hvordan han snart brug for dem, så John har brugt en opfordring til handling for at spørge, om hun ville være i stand til at sende dem i løbet af onsdag.,nu ved Mary, hvad John har brug for, og hvornår han har brug for det. Plus, at have CTA i form af et spørgsmål kunne bede hende om at svare, lade ham vide, om hun vil være i stand til at imødekomme anmodningen.