jeg har en ven, der har fremlagt antikviteter — at tildele en dollar værdi til den gamle Kinesiske vase din bedstemor, der anvendes til opbevaring af blyanter, som fortæller dig, hvor meget disse sølv nips fra Tante Bregne er værd. Han siger, at den sværeste del af sit job, den del, han frygter mest, fortæller folk, at deres skat er værdiløs.
Jeg kan empati., Jeg har lyst til at gøre det også, hver gang jeg fortæller en potentiel HBR-forfatter, at deres ideer, forskning eller skrivning bare ikke er god nok til at gøre klippet.
afvisning breve er ikke let for nogen af os. Uanset om du fortæller en jobkandidat, at han ikke foretog den næste runde, en iværksætter, at du ikke vil finansiere sit projekt, eller en leverandør, som du ikke længere har brug for hans tjenester, Dette er e-mails, som de fleste af os frygter håndværk. Fordi det er ubehageligt, udsætter for mange af os det eller gør det slet ikke, hvilket i det væsentlige lader vores stilhed tale. Det er en forspildt mulighed (og uhøflig)., Selvom smertefuld, afvisning har fordele: forskning med Linus Dahlander på ESMT og Henning Piezunka på INSEAD har fundet, for eksempel, at når organisationer tage sig tid til eksplicit at afvise (snarere end blot passivt at ignorere) oversættelse af idéer, da det både øger kvaliteten af de ideer, de bliver tilbudt, og det øger engagementet fra publikum.
Hvis der er én ting, jeg har lært i ti år på Harvard Business Review — løbet, som jeg har afvist bogstaveligt talt tusindvis af ideer, pladser og kladder — det er, at en hurtig intet er bedre end en lang, måske.,
skrivning af et grundlæggende afvisningsbrev
skrivning af gode afvisninger tager lidt tid — især i starten. Men en af fordelene ved at lære at skrive et godt, klart afvisningsbrev er, at det tvinger dig til at tænke klart over, hvad det er, du vil have fra andre mennesker, og hvad det er, som din organisation virkelig har brug for., For eksempel kan jeg kategorisere de fleste af mine afslag på HBR i en af fem kategorier: for bred (og dermed ikke særlig nyttig for læsere); for gentagne med ting, vi allerede har offentliggjort; for jargony; for selvpromoverende; understøttes ikke af nok bevis eller ekspertise. At vide dette, vi var i stand til at destillere et sæt retningslinjer for potentielle forfattere, der opfordrede dem til at undgå disse fælles faldgruber.
når det er sagt, behøver afvisningsbreve ikke være lange, og grunden til, at du giver til afvisningen, behøver ikke være super detaljeret., Hvis du ikke har meget af et forhold til personen — har du aldrig mødt dem, måske bare handlet nogle e — mails-hele brevet er muligvis kun et par linjer. Jeg kiggede tilbage på nogle afvisningsbreve, jeg sendte, og indså, at jeg normalt følger et ret simpelt format:
- Sig tak.
- lever nyhederne.
- Giv hovedårsagen.
- tilbyde håb.
For eksempel:
Tak for din tålmodighed, mens jeg gennemgik forslaget., Jeg er bange for, jeg bliver nødt til at bestå. Vi har udgivet en masse på cybersikkerhed sidst, og desværre den foreslåede stykke overlapper lidt for meget med andre artikler, vi har offentliggjort. Jeg håber du finder et godt hjem til det i en anden publikation.
hilsen
Hvis jeg skulle give en dårlig nyhed for nogen, ville jeg interviewet til et job, jeg kan justere det en smule, men det grundlæggende format vil være det samme:
Tak for at gøre tid til at tale med mig i sidste uge., Mens jeg nød vores samtale, tror jeg, vi har brug for nogen med mere praktisk projektledelseserfaring til denne rolle. Jeg håber du finder det rigtige job for dig i den nærmeste fremtid.
Hvis du ikke kan tænke på noget håb om at tilbyde i slutningen, skal du ikke., “Du skal ikke sige noget, der vil give modtageren indtryk af, at døren er stadig åben,” Joceyln Glei rådgiver i hendes nye e-mail-skriftlig vejledning, Afmeld, “Sådan klarhed og endelighed kan føle grusom, men at tilføje yderligere sprog til at “blødgøre slag”, der kun tjener til at skabe falske forhåbninger. Sig dit stykke og skriv dig af.”Falsk håb er grusomere end intet håb. Falsk håb opfordrer bare den anden person til at spilde mere af deres tid, og din.
Hvis ideen om at afslutte med en usoftened afvisning gør dig uudholdeligt s squeaueamish, kan du lukke med en ekstra tak., Overvej dette eksempel på et afvisningsbrev til en leverandør:
,
tak for dit detaljerede forslag. Når du kigger på materialerne, ser det ud til, at din virksomheds nøglestyrker ikke overlapper helt med det, vi har brug for til dette projekt. Endnu en gang tak, fordi du har taget dig tid til at udarbejde dette forslag til os.
bedste ønsker,
skrivning af et detaljeret afvisningsbrev
men hvad nu hvis tonehøjden (eller personen) virkelig var tæt på at være en god pasform, og du måske ønsker at arbejde med dem i fremtiden?, Eller du har mere af et forhold til dem? I disse tilfælde er ovenstående meddelelser sandsynligvis for kolde og for vage. Når jeg afviser folk, vil jeg opmuntre, jeg holder formatet stort set det samme, men er generelt meget mere detaljeret i min grund til afvisning og mere eksplicit i at tilskynde personen til at prøve igen. (I den undersøgelse, jeg nævnte ovenfor, Dahlander og Piezunka konstateret, at give en forklaring på, hvorfor en ide bliver afvist styrket de gavnlige virkninger af en afvisning — fx, motivation og ide kvalitet.,)
Jeg slutter også ofte med et spørgsmål for at forsøge at signalere, at jeg er virkelig interesseret — ikke bare at lave et tomt, blødgørende løfte. For eksempel:
,
tak for din tålmodighed, mens jeg gennemgik dette forslag. Jeg er bange for, jeg bliver nødt til at bestå. Vi har udgivet en masse på cybersikkerhed sidst, og desværre den foreslåede stykke overlapper lidt for meget med andre artikler, vi har offentliggjort. Se for eksempel på artiklen, vi offentliggjorde den 6. August af Professor Joe Schmo, og artiklen 16. August af administrerende direktør for Acme Corp., Selvom vi ikke vil være i stand til at udgive netop dette stykke, jeg nød virkelig din skrivestil og den måde, du støttede dit argument med omfattende forskning; ville du være interesseret i at pitching os nogle andre artikler i fremtiden?
hilsen
Til jobbet interviewede, at det kan se ud som dette:
Tak for at gøre tid til at tale med mig i sidste uge. Jeg er ked af at sige, at dit kandidatur ikke nåede til næste runde; vi har haft en meget konkurrencedygtig pulje til denne position., På dette tidspunkt har vores organisation virkelig brug for nogen med mere projektstyringserfaring. Imidlertid, Jeg nød virkelig vores samtale og synes, du kunne passe godt her i den rigtige rolle. Vær venlig at holde kontakten — og er det OK med dig, hvis jeg fortæller dig om roller, der åbner op, der måske passer bedre?
hilsen
Nu for sælger:
Vi var heldige at få nogle stærke forslag på dette, og vi er dybt taknemmelige for al den info fra din side — og for din tålmodighed., Efter en masse omhyggelig tanke har vi besluttet at gå med et andet firma til dette projekt. Mens vi bestemt ikke er i tvivl om den overordnede kvalitet af dit team, eller at du kan levere på denne dygtigt besluttede vi at bruge dette projekt til at udvide vores bænk af udviklingspartnere, og, da dette er en del eksperiment for os, det var en god lejlighed til at gøre det.
vi vil virkelig gerne fortsætte med at tale med dig om fremtidige projekter, vi har på vej op i år. Jeg ser bestemt frem til at samarbejde i fremtiden.,
Tak igen for din hjælp og din tid,
Jo mere specifik du er, om den måde, du afviser noget (eller nogen), jo mere information du giver dem. En smart rejectee vil bruge disse oplysninger til at komme tilbage med en stærkere tonehøjde næste gang. Jeg har faktisk haft et par mennesker takke mig for afvisning breve jeg skrev til dem, fordi det gav dem den slags konkrete, specifik feedback, de havde brug for at gøre en bedre pitch i fremtiden. Det er en god påmindelse om, at folk værdsætter at modtage kritik, selvom de fleste af os frygter at give det.,
skrivning af et afvisningsbrev når du er uenig i beslutningen
det er især svært at videregive en afvisningsbeslutning, som du er uenig i. Måske kæmpede du hårdt for en jobkandidat, som alle andre ikke var imponeret over, eller forkæmpede årsagen til en sælger, som eksekutivkomiteen troede var for dyr. Jeg ved, at jeg har argumenteret for artikler, som andre redaktører troede ikke var klar til prime time. Det er ikke en god følelse.,
Når dette sker, er det fristende at gemme sig bag passiv stemme eller andre mennesker — fx “Det er blevet besluttet at vi ikke vil være at forfølge dette” eller “koryfæer har besluttet at gå i en anden retning.”Modstå denne fristelse. Det er ikke lettere at blive afvist på den måde, og at skrive på den måde undergraver din autoritet som beslutningstager.
Hvis du er den, der udsteder en afvisning, ejer afvisningen., Det er rimeligt at sige noget i retning af, “efter en masse diskussion og frem og tilbage, Vi har besluttet X “eller” det var en virkelig hård beslutning, men vi har i sidste ende besluttet Y. “men siger” vi, “ikke” de.”
et afvisningsbrev, hvor du gemmer dig bag en andens nederdel, hæmmer din evne til at give nyttig feedback. Det får også din organisation til at se fraktisk eller omstridt ud, hvilket undergraver andres ønske om at arbejde sammen med dig i fremtiden.,
skrivning af et afvisningsbrev efter et Ton frem og tilbage
den anden form for afvisning, der er virkelig svært at levere, er den, hvor du begge har lagt meget tid og kræfter på at få tingene til at fungere — men det fungerer stadig ikke. På trods af de sænkede omkostninger er det på tide at reducere dine tab og gå videre. I nogle tilfælde er et telefonopkald den bedste måde at levere denne slags nyheder på — Brug din dømmekraft. Men hvis du beslutter dig for at skrive en e-mail, er det OK at holde det kort., Normalt vil du og din modpart på dette tidspunkt have brugt så meget tid på at tale om problemerne med projektet eller stykket, at din modpart allerede kender årsagen til afvisningen; du skal bare sammenfatte det kort. Her er et eksempel:
Hej ,
Tak for at tage en anden stab på dette. Jeg sætter stor pris på al den tid og indsats, du har lagt i. Desværre, på trods af begge vores bedste indsats, tror jeg, og vi rammer stadig ikke mærket. På dette tidspunkt vil jeg sige, Lad os sætte denne til side og gå videre.,
Den anden ting, jeg forsøger at gøre, når levere denne form for hård nyhed er, at placere mig selv på den samme side som den person, jeg afviser: Vi har gjort en god indsats tro; og på trods af denne indsats, har vi ikke levet op. Dette er ikke kun vinduesdressing; hvis du afviser noget efter meget engagement, så er en del af fejlen også din. (Og måske et tegn på, at du skulle have sendt en hurtigere afvisning hurtigere i processen, når det ville have været mindre smertefuldt for jer begge.,)
det er svært at levere dårlige nyheder, og i forskellige virksomheder eller kulturer kan disse eksempler lyde enten for hårde eller for hyggelige. Du skal finde dit eget sprog afhængigt af konteksten og kulturen. Når det er sagt, Husk: blødgør ikke blæset bare af hensyn til blødgøring. Falsk venlighed giver bare folk falsk håb. Og det er der ikke noget venligt ved.